如何做好IT项目启动阶段的管理?

来源:互联网  
2013/9/12 18:18:12
项目启动,是指组织正式开始一个项目或继续到项目的下一个阶段。通过发布项目章程正式地启动确定这个项目。主要利益相关者要在项目章程上签字,以表示承认在项目需求和目的上达成一致。同时重要的是要确认项目经理并进行授权。项目启动阶段准备的充足与否往往决定着一个项目的成败,所以对项目启动管理形成统一的认知,对于甲方实施IT项目来说有着非常重要的意义。

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项目启动,是指组织正式开始一个项目或继续到项目的下一个阶段。通过发布项目章程正式地启动确定这个项目。主要利益相关者要在项目章程上签字,以表示承认在项目需求和目的上达成一致。同时重要的是要确认项目经理并进行授权。项目启动阶段准备的充足与否往往决定着一个项目的成败,所以对项目启动管理形成统一的认知,对于甲方实施IT项目来说有着非常重要的意义。

  对一个IT项目来讲最重要的部分就应该是项目的启动阶段,项目只有真正启动了才谈得上IT项目的管理方法和技巧,项目启动阶段准备的充足与否往往决定着一个项目的成败,所以对项目启动管理形成统一的认知,对于甲方实施IT项目来说有着非常重要的意义。一般来说,项目的启动管理可以划分为以下几个阶段:

  一、意向提出阶段

  在意向提出阶段,业务部门发现需要由信息化手段来实现的业务需求,并提出建设信息化系统的期望。由于信息化项目的意向伴随着业务发展的全过程,因此,对于意向的统筹管理与规划对企业的信息化部门始终是一个难题。

  对于有集中业务规划期间的企业,意向的产生经常集中在业务规划期间,比如:财年末,业务对自身的模式进行盘点期间,往往产生业务模式的改进或改革的需求,从而对信息化工具产生需求。在这一时间产生的想法或需求,往往不是很成熟,不确定性很大,后期变化的风险也很高。但这一时期,也是意向最集中,最易于统筹规划的时期。信息化部门通常在这一时期,对所有的意向进行收集,分类整理,初步形成项目建设清单。并考虑公司战略重点与资源投入的约束,对项目进行排序,以确定建设重点。

  对于不在集中规划时期提出的项目意向,正如案例中出现的一样,往往会影响到原有的整体规划与计划,各方面的论证更应谨慎,比如,项目的必要性、投入的合理性、资源到位的可能性,对已建和在建系统的影响等等。信息化管理部门可以通过建立一些制度与流程,对业务需求的意向进行引导,尽量使意向在集中规划时期提出。

  意向提出作为项目启动的一个阶段来管理,其意义就在于:对意向进行统筹规划,保证系统建设的整体合理性。

  二、需求分析阶段

  在受理了项目的意向以后,就进入对项目需求的分析阶段。这一阶段需要有信息化人员与业务人员组成的小组,对业务需求进行详细的调研与分析。采用的方法主要包括各业务层次人员访谈、会议。

  在这一阶段,往往出现案例中的情况,信息化人员可能认为业务的需求不清晰,而业务认为自己的需求已经十分清晰。解决这个矛盾的关键在于,要有详细的管理控制方法,引导业务人员进行需求的细化。如,制定需求分析报告的框架,针对关键点形成文档。一般来说,需求分析包括以下内容:

  当前业务流程分析、未来业务流程分析、当前业务与未来业务的差异分析、信息化功能点需求、对将来系统的非功能需求,如:性能需求,环境需求,安全需求等、需求的优先次序、需求分析报告形成以后,还需要组织对需求的评审,以达成项目关系人对需求的一致认可。

  三、可行性方案论证阶段

  可行性方案的论证是项目启动阶段的关键活动,它的质量直接影响项目的实施效果。论证小组一般由企业内部的业务与IT技术两方面的人员组成,视项目的重要程度、难度与规模,可能还需要企业外部的专业顾问资源。

  可行性方案论证的目的是通过确认管理体系和系统技术构架,从而确认未来的管理和技术方案是否有效。它立足于项目从管理上、技术上、实现上的难点进行阐述,逐步理清楚客户的需求。并在需求的基础上,规划总体解决方案,以作为项目投入产出评估的依据、产品选型的依据,以及后续实施方案的约束。

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责编:Rosaww
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