[原创]项目管理之项目沟通管理

  作者:chinachris
2009/5/4 9:59:09
畅享网:项目沟通管理这一知识领域包括保证及时与恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程。

项目沟通管理这一知识领域包括保证及时与恰当地生成、搜集、传播、存储、检索和最终处置项目信息所需的过程,它在人员和信息之间提供取得成功所必需的关键联系。

沟通的模型包括:

编码

信息

媒介

干扰

解码

一、沟通规划

沟通规划的过程是确定利害关系者的信息与沟通需求,包括谁需要何种信息,何时需要以及如何向他们传递。

 

1、沟通规划:依据

(1)事业环境因素

(2)经验教训和历史信息可基于先前的类似项目,提供相关沟通问题的决策和结果。

(3)项目范围说明书:为未来的项目决策提供了文档化的基础,并在项目利害关系者之间就项目范围达成共识。利害关系者分析是作为范围定义过程的一部分完成。

(4)项目管理计划

为项目提供背景信息,包括与沟通规划相关的日期与制约因素。

2、沟通规划:工具与技术

(1)沟通需求分析

通过沟通需求分析可得出项目各利害关系者信息需求的总和。

项目经理应考虑到,潜在沟通渠道和沟通路径的数量可反映项目沟通的复杂程度。

沟通渠道总量为n(n-1)/2,N为利害关系者人数。

确定项目沟通要求通常需要的信息包括:

组织机构图

项目组织和利害关系者职责关系。

项目中涉及的学科、部分和专业。

多少人参与项目、在何地参与项目等后勤物流因素。

内部信息需求。

外部信息需求。

利害关系者信息。

(2)沟通技术

项目利害关系者之间来回传递信息的技术和方法有可能大相径庭,可以影响项目的沟通技术包括:

对信息需求的紧迫性.

技术是否到位.

预期的项目人员配备.

项目时间的长短.

项目环境.

3、沟通规划:成果

沟通管理计划包括在项目管理计划的从属计划,可提供以下内容:

利害关系者沟通要求.

对要发布的信息的描述,包括格式、内容、详尽程度。

信息接受的各人或组织。

对接受信息的人员。

传达信息所需的技术或方法。

沟通频率,如每周沟通等。

对下层无法解决的问题,确定问题上报的时间要求和管理链。

随项目的绩效对沟通管理计划更新与细化的方法。

通用词语表。

沟通管理计划的属性包括:

沟通项目.

目的;

频率

起始/终止日期.

格式/媒介

责任.
 

二、信息发布

信息发布指把所需要的信息及时提供给项目利害关系者,包括实施沟通管理计划,以及对预料之外的信息索取的要求作出反应.

 1信息发布:依据(沟通管理计划)

2信息发布:工具与技术

(1)沟通技能

沟通技能作为一般管理技能的组成部分,用于交换信息.

(2)信息收集和检索系统

信息可通过多种方式收集和检索,包括手工归档系统、电子数据库、项目管理软件,以及可调用工程图纸、设计要求、试验计划等技术文件的系统。

(3)信息发布系统

信息发布指在项目整个生命周期内,即时收集信息并与项目利害关系者共享信息,将信息发布给利害关系者。项目信息发布方式:

包括项目会议

电子通信与会议工具

项目管理电子管理工具.

(4)经验教训总结过程

经验教训总结过程强调识别项目工程成功经验和失败的经验教训,包括就如何改进项目的未来绩效提供建议。在项目生命期中,项目团队和关键利害关系者识别项目技术、管理和过程方面的经验教训。经验教训总结过程的一些具体结构分析:

经验教训知识库的更新。

知识管理系统的依据。

企业政策、程序和过程的更新。

商业技能的改进。

产品和服务的总体改进。

风险管理计划的更新。

3信息发布:成果

(1)组织过程资产(更新)

经验教训记录。

项目记录。

项目报告。

项目演示介绍

利害关系者的反馈

利害关系者通知

(2)请求的变更

信息发布过程的变动会引发对项目管理计划和沟通管理计划进行相应的修改。通过整体控制变更过程对提出的项目管理计划及其从属计划变更进行审查和处理。

 三、绩效报告

绩效报告搜集所有基准数据,并向利害关系者提供绩效信息。绩效报告一般应包括范围、进度计划、费用和质量方面的信息。

1绩效报告:依据

(1)工作绩效信息

有关可交付成果完工情况的工作绩效信息,以及已完工工作的工作绩效信息是作为项目实施过程的一部分收集,并将之融入到绩效报告的过程的。

(2)绩效衡量

(3)完工预测

(4)质量控制量变结果

(5)项目管理计划

(6)批准的变更请求

(7)可交付成果

2绩效报告:工具与技术

(1)信息演示工具

可借用软件包程序形成达到演示效果的项目绩效信息,这些软件包括图表报告、工作表分析、演示与图形功能。

(2)绩效信息收集和汇总

通过各种媒介收集并汇总信息。

(3)状态审查会

状态审查会是为交流项目信息而定期召开的会议。

(4)工时汇报系统

(5)费用汇报系统

3绩效报告:成果

(1)绩效报告:绩效报告组织与归纳所搜集到的信息,并展示依据绩效衡量基准分析的所有分析结果。绩效报告的常用格式包括条形图、S曲线、直方图及表格。

(2)预测

(3)请求的变更

(4)推荐的纠正措施

(5)组织过程资产(更新)

 四、利害关系者管理

利害关系者管理指对沟通进行管理,以满足利害关系者的需求并与利害关系者一起解决问题。

1利害关系者管理:依据

(1) 沟通管理计划

通过利害关系者需求和期望可以了解利害关系者的目标、目的与沟通层次。

(2)组织过程资产

2 利害关系者管理:工具与技术

(1)沟通方法

(2)问题记录单

3利害关系者管理:成果

(1)解决的问题

(2)批准的变更请求

(3)批准的纠正措施

(4)组织过程资产(更新)

(5)项目管理计划(更新)

 

责编:穆琳琳
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