三个方法让开会更有效率

来源:心灵咖啡  
2012/9/26 11:48:07
因为每个人负责的事情非常具体,所以工作的大部分时间都陷入了沟通。但是你也会发现,即便是一天的会议下来,你几乎没有感受到任何会议的成效,很多时候,你会觉得自己是会议中的局外人,只听到和看到个别几个人喋喋不休的争论而已。

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因为每个人负责的事情非常具体,所以工作的大部分时间都陷入了沟通。但是你也会发现,即便是一天的会议下来,你几乎没有感受到任何会议的成效,很多时候,你会觉得自己是会议中的局外人,只听到和看到个别几个人喋喋不休的争论而已。当然,会议还会给你带来一个你最不想要的结果,就是因为开会耽误了你每天必须完成的工作,你还必须加班完成。有的时候,我甚至戏谑我的一些经常开会的朋友,为"会长"。

其实开会也是涉及时间管理,让会议时间缩短,也是让会议更有成效。拖沓的会议,其实是对所有参会者时间的蔑视,同时,也会极大降低以后开会的热情和效率。

1、设定一个专门的、详细的日程安排

通常,会议会设定一个主题,希望交流都是有关这个主题的。这也导致了一场永远不会结束的开放性讨论。建议在会议开始前,准备一页日程,上面有要讨论项目的几个简单要点。最佳实践是为一个公司或者部门创建一个会议日程模版。这样一来,安排会议的任何人可以快速、用统一的模式创建一个会议日程。

在会议的开始,这个日程应该被快速讨论和认定。当团队的需要超过严格执行日程的需要时,人们要有一定的灵活性来调整这个日程。每一个讨论都要有一定的时间限制。你也会惊讶几乎每次讨论都在时间框架内完成,因为人们会组织他们的谈话,限制在被允许的时间范围内。

当你在预定的时间结束前1-2分钟,给一个提示。

2、只邀请你真正需要的人参加

你想象,如果一个会议要公司6个高层执行者参加,将花费公司每小时上百美元。如果会上只有最多两个人参与更多交流,那么大多数前等于扔到马桶里。相应地,没有参与到交流的人会有严重的受挫感,并且生气他们的时间被浪费。

建议在给会议做日程时,只是列上每个这个项目绝对需要参加的人。如果不是每个人需要参加所有日程讨论,安排讨论使他们可以和最有可能的人,允许他们名字不在其上的人离开。通过这样的方法,他们将被激励使自己的谈话尽量缩短,也可以让他们尽快返回工作。

3、创建一个结构化的结束

很多时候人们为了保证在规定时间内完成既定动作,总是会将原订的时间适当缩短一些,因为他们知道人们总喜欢拖堂。

建议安排一种结束流程,在接近结束的时候,用一些有标志性的问题来结束会议。比如,用一句话表述,你今天在这个会议的最大收获是什么?用一句话,什么是你认为下次会议要讨论的主题?用一个词或者短语,描述你对这个会议有怎样的感受?

通过设立这样的结束架构,你会对与会者心理设定一个会议结束的期望,包装是简单的。在一个团队设置里,无论谁负责这个会议都能指导同样的流程,并为将来的日程项目做笔记。要提早退席的人在离开之前,可以花两分钟进行分享。

建立一个高效的会议不难,但是需要花一些规划,愿意让你的同事都参与。进行讨论的最好时间是当你在下次马拉松会议上看到他们沮丧的表情。

责编:孙雨露
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