集约配置资源 实施标准管理

来源:国家电网报   
2013/1/15 16:39:59
北京丰台供电公司针对非核心业务外包管理中存在的问题,积极探索实践,创建了“表单式”项目管理新模式,不断向集约配置资源、实施标准管理迈进。一张张表单的背后,体现了丰台供电公司持续深入推进财务集约化管理的坚定步伐。

本文关键字: 项目管理 资源配置

丰台供电公司变电运维人员运用“表单”进行项目过程监督。王标 摄

丰台供电公司变电运维人员运用“表单”进行项目过程监督。

北京丰台供电公司针对非核心业务外包管理中存在的问题,积极探索实践,创建了“表单式”项目管理新模式,不断向集约配置资源、实施标准管理迈进。一张张表单的背后,体现了丰台供电公司持续深入推进财务集约化管理的坚定步伐。

面对难题 亟待突破

近些年,生产、营销等专业外包业务的资金管理问题,总会让丰台供电公司财务处处长曾玫很伤脑筋。项目庞杂、缺乏标准、理不清头绪,是她和同事们在工作中的切身感受。

一直以来,生产、营销检修运维项目涉及范围广而杂,单个项目资金量小,但每年项目总量多。每个项目都类似一个“小工程”,涉及前期储备、资金计划、组织施工、竣工验收、付款结算、后评价等环节,管理成本高、难度大,而生产、营销等部门通常缺少充足的技经人员,编制项目预算、结算多由非技经人员完成,增加了管理难度。

困扰项目管理的难题还有项目资金计划编报的依据不充分。配网外包业务如何进行项目结算,一直是丰台供电公司面临的问题。“地域差异、项目繁杂导致定额无法标准化。比如北方冬季常开展清理树障、防鸟害等工作,南方则较少。而即使同样是做防水涂层,北方和南方的工艺也可能不尽相同。”丰台供电公司总会计师邓雪说。以上问题导致工程结算流程缺乏规范,技经人员编报的结算书依据不够充分,财务人员据此得来的直观判断不够严谨,咨询机构反馈的信息不够准确……没有标准可依,财务编报年度计划也多是参考以往年度经验值,往往与年终结算有所出入,缺乏严肃性和客观性。

无论出于何种考量,一场项目管理领域的变革已迫在眉睫。

集约管理 实处落地

去年年底,邓雪敏锐地发现了财务人员编报年度计划中的问题,由此追本溯源,着手对如何规范生产、营销外包业务中的项目管理这一课题进行研究。经过数月的项目测试、模拟应用,作为课题牵头人的邓雪交出了研究成果“表单式”项目管理应运而生。

“表单式”项目管理即将生产、营销等专业的检修维护工作,按照一项目、一表单的形式,把工作内容和相应定额(标准成本)集成于表单库中,操作起来简捷、直观。

就生产专业“防雷装置检修”这一项目举例,表单上将其可能涉及的工作内容和操作工序悉数列出,详细划分了48项具体内容。每一项内容后面紧跟着数目和单价,前面则对应项目编码。“从项目编码能够查找到定额依据。”邓雪说。

由于表单中列出的是项目囊括的全部内容,就像是呈现在操作人员面前一个内容丰富的多选菜单,操作人员只需根据实际工作内容从菜单中勾画选择,工作内容耗用材料、相应价格以及单价分析表便自动生成,跃然眼前。其直观形式便于非专业人员操作,既快捷又准确。

同时,借“表单式”项目管理应用之机,丰台供电公司财务、运检和营销部门共同对业务流程进行全面梳理。运检、营销部门编制项目计划时,根据设备状态和下一年工作需要,确定每个项目的工作内容和工作量,同时输入到对应的表单中,项目金额即可运算完毕,计划即可汇总生成。

项目实施完毕,根据现场完成的工作量验收合格,填报工作量确认单和竣工验收单,同时在对应的表单中操作,即可对施工单位上报的决算书进行审核,再提交财务部门完成资金付款。此外,财务部门还制定了《项目资金支付管理规范》,从制度上对资金支付手段的规范性予以保证。通过实施“表单式”项目管理,丰台供电公司在项目资金流转上实现了计划制定有依据、完工结算有标准、分析评估有参考的闭环管理。

融合业务 提升管理

提起“表单式”项目管理带来的一系列变化,除了集约化促成的效率提升,还有规范化带来的“心中有数”,对于这一点,丰台供电公司变电运维专工黄玲体会最深。“以前缺乏依据,很难对项目预算做出精准审定。而现在只要确定了工作量,耗材情况和发生成本都时时自动生成、规范有序,还可以据此实现项目过程监督,保证一切可控、在控”,黄玲说。

实现项目管理可控、在控,只是作业成本法的初期效果。“表单式”项目管理正是贯穿作业成本法的理念,通过数据的积累和分析,便于对成本分环节实施管控,从而更深层次地对作业内容进行持续优化,有效配置资源,不断提高管理水平。

“表单式”项目管理恰是这样的一次有益尝试。先是从财务数字矛盾入手,前推业务部门诊断问题,再应用财务手段将项目作业、检修运维标准成本和业务预算有效集成,实现了财务与“大检修”“大营销”体系的高度融合和协同。

“目前看来,"表单式"项目管理的应用效果良好。”邓雪说,“但它只是基层财务集约化实践中的一幕。我们将更为广泛地促进财务集约化在基层落地,为有效地融入并提升专业管理继续努力。”

责编:赵龙
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