AMT咨询:流程优化成功推行的五个必备条件

来源:AMT研究院  作者:AMT研究院
2012/2/9 15:25:45
管理咨询公司AMT研究表明,很多企业在导入流程管理方法之后大都停滞在了流程规划或流程梳理阶段。

本文关键字: AMT 流程优化 BMP

基于问题反馈/流程优化建议。这一条比较被动,需要发动广大的员工来提优化建议或反馈问题,所以营造氛围与激励员工非常重要。笔者觉得,首要的是要建立问题反馈与流程优化建议的渠道,而且要有专人进行管理,对提交人要及时地给予回馈。如果公司已经有比较好的IT平台,建议做成在线问题/建议收集及电子化需求管理流程。其次,要重视问题反馈与流程优化建议的评审,除非事实描述是错误的,否则每一个优化建议都是值得鼓励及认真思考的,而不能简单地否定。最后,对建议人要进行激励,激励包括物质与精神两方面。在流程管理推行初期,为鼓励大家多提问题与建议,只要能提(前提是问题描述符合事实),就要给奖励。另外,当流程优化建议被采纳并产生效果的时候要再次激励。通过精神激励,可以提升员工的被尊重、被认同及成就感,往往比物质激励更持续、更有效果。

在企业流程优化初期,这是一条非常重要的需求渠道。因为此时放眼望去,遍地都是问题与改进机会。另外,天天在业务流程中操作的员工最懂流程,最理解流程的问题与改进需求。

条件2:建立组织支撑。

简单地说,就是要保证不同层级都有人来参与到流程优化工作中:有人规划与决策、有人担任项目经理负责推行、有人执行、有人对流程优化项目进行管理。

通常来说,以下三类角色通常是必须具备的:

1)流程优化决策组织,比如流程优化指导委员会,变革指导委员会等。其主要职责包括:

● 对年度流程优化项目规划进行决策,即确定年度流程优化项目清单

● 对流程优化项目立项申请进行评审决策

● 对流程优化项目设计方案进行评审决策

● 对流程优化项目过程关键问题进行决策

● 负责为流程优化项目指派项目经理

● 负责为流程优化项目提供资源保障

当然,流程优化决策组织建议分层级,不要事事都到最高管理层,最好大多数常规决策能够在更低层级的团队里。AMT在企业操作的经验,是流程管理部与IT部及业务部代表组成一个团队,直接将大多数常规事情搞定,交给公司高层流程优化决策的只是升级决策事项或重大事项。流程优化决策组织是直接解决流程优化项目开展领导作用的问题,所以如果要流程优化工作常态化,这是首要必备条件。

2)项目管理角色/岗位,通常其职责包括:

● 负责流程优化项目申报需求汇总

● 负责对各流程优化项目进行过程监控

● 负责协助流程优化项目经理进行问题升级处理

● 负责协助流程优化项目经理协调项目资源需求

● 负责组织召开流程优化项目规划、立项、方案评审会议

● 负责组织对流程优化项目经理及成员开展项目管理技能培训

● 负责组织各流程优化项目及项目经理的绩效评估

● 负责组织流程优化项目验收评估及资料归档

虽然项目管理大都是秘书类的工作,但却是整体流程优化项目管理流程执行层面的发动

机。正是通过这个角色,可以将流程优化项目有效推动,让项目运作管理过程能够规范、有序地运转起来。

3)流程优化项目组。根据经验提出以下几个关键注意点:

● 重大的流程优化项目最好挂名一位高层作为项目总监或赞助人

● 重大复杂的流程优化项目最好为项目经理配置一名优化秘书/助理或项目副经理

● 流程优化组员通常要包括流程管理人员、IT管理人员、业务人员三方人员

● 流程优化项目组最好要有正式的项目组任命公文

责编:张鹏宇
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