【干货】实战经验谈:流程驱动的企业预算费用管控

来源:畅享网  作者:主讲人BPM资深顾问郑军
2015/12/2 13:55:44
预算=计划+财务+控制,预算是对公司整体经营活动的一系列量化的计划安排;预算是一种公司整体动态控制的管理方法,预算管理是从财务、业务的角度对企业的经营活动进行计划和控制的过程。

大家下午好,我今天演讲的主题是:流程驱动的企业预算费用管控,它的核心就是说企业的费用都是以流程来驱动,强调过程的管理。今天我的分享主要分为四个部分,背景介绍、解决方案、案例分享、交流时间。

什么是全面预算管理?预算=计划+财务+控制,预算是对公司整体经营活动的一系列量化的计划安排;预算是一种公司整体动态控制的管理方法,预算管理是从财务、业务的角度对企业的经营活动进行计划和控制的过程。一个概括性的说法:全员、全业务、全过程,预算反映的是管理思路、业务过程、经营成果。全面预算反映的是业务问题与管理问题,进行资源协调、管控的管理系统。

从预算管理范围的角度理解

从预算管理过程的角度理解,战略计划、业务计划、预算和考核形成管理控制的闭环

预算管理对企业的意义,预算作为统和内部管理的关键工具。1.提升战略管理能力:固化与量化2.有效的监控与考核:设定合理业绩指标,预算与执行情况对比和分析3.高效使用企业资源:避免资源浪费和低效使用4.有效管理经营风险:把问题提前暴露,发现潜在的风险采取防范措施5.收入提升及成本节约:对影响作出迅速有效的反应,通过预算管理创造绩效!

预算管理改善的基本思路,思想(统一管理思想)管理层、业务层形成一致意见;对于预算要从业务预算出发,以管理决策为服务目标形成统一思想;组织(建立预算组织)哪些人参与,分别担任什么角色?预算管理委员会、企业领导;业务部门;财务部门。体系(制定预算规则)预算从启动到战略目标分解直至形成预算、执行预算的基本流程,解决预算目标形成、预算调整等关键业务环节的执行程序;方案(形成操作方案)详细的预算表格;从市场、区域、客户、项目类型等维度的预算表格;深入到业务、收入、回款、项目成本、管理费用等各个环节的详细方案;工具(选择专业工具)技术工具的选择标准;现行技术工具的评价:性能、成本、技术架构、服务等。考核(落实考核兑现)预算执行结果与个人业绩的紧密程度,如何通过考核兑现;

预算执行与控制的总体架构

细化预算制定流程举例

细化预算管理执行与控制流程举例

费控管理方案要点

1、报销单据电子化;2、费用审批网络化;3、审批流程标准化;4、费用控制自动化;5、信息查询实时化;6、数据交互智能化。

报销单据电子化:主要包括三大类信息:部门、人员等基础信息;预算项目、费用科目及金额等预算信息;用于审批、分析等所需的关键业务信息。单据由纸质单据变为电子单据,自动生成单据编号和条码;实现基础信息自动带出(申请人、所属网络、办事处、大区、申请日期、收款人银行、收款人账号等);合计金额自动计算、大写金额自动生成;字段可以设置自主填写或下拉选择,可以定义各个字段的数据格式;字段可以设置是否必填,并做必填的提醒和校验;可以对未完成核销的借款自动进行提醒;单据允许上传附件,并可以定义允许上传附件的大小。

费用报销网络化:系统通过IE浏览器访问,能上网就能填单及审批,审批任务实时发送给审批人,保证审批人及时收到审批任务,系统发送任务邮件或短信,提醒审批人尽快审批,审批人通过回复邮件或者短信,即可完成审批。

审批流程标准化

费用控制自动化

信息查询实时化

数据交换智能化

选择分析方法

设计预算分析模型(示例)

预算考核介绍

刚才介绍了流程的方案,帮助你把企业的费用、预算通过一个流程平台去落地,接下去用2个案例解释下在企业里面我们为什么要做预算的费用管控,效果在哪里?为大家做下案例分享:某公司背景,成立日期:2000年、上市时间:2014年,员工人数:超过500人,二大研发中心、三个分公司、二十余个办事处,主营业务:专注于公共建筑领域用电系统与能源监管系统的研发、生产、工程实施与销售,并部分涉足工业领域能源管理,为客户专业定制开发高效的能源监管整体解决方案,帮助客户精确、安全的掌控能源的使用与消耗。行业地位:中国领先的集硬件、软件、集成与服务于一体的用电和能源管理服务提供商,集团总部:广东省珠海市,已建立信息化系统:金蝶K3系统、微软CRM系统、OA系统、微软AD域控系统…,当时我们对它的现状作了分析

项目前期准备工作有三大结构:事项、项目、产品线等,支出费用结构(差旅费、采购费、日常费、接待费、宣传活动费、专项费等)、会计科目体系,六个关键因素:归口(事项管理部门、预算归口部门、受益部门等)、程序(项目区别、产品线区别、超预算与否区别、额度标准区别等)、流程(审批流)、标准(费用明细标准,人均、级别均等)、预算(项目、产品、费用科目)、单据(承载体)

总体规划、分步实施

整体架构

预算管理

表单控制

流程控制

项目价值:1.建立企业统一数据中心,预算分析更准确;与财务系统、ERP系统等各业务系统紧密集成,当业务发生时能尽早及时的体现在预算上,消除业务与预算脱节情况。2.预算控制贯穿各个业务环节,预算使用情况实时掌握;对各项业务实行严格、规范的申请、审批流程,满足预算部门对内部费用控制的需要,避免预算超支,加强对资金的控制。3.PC、手机、Pad多终端处理报销业务;随时随地进行发起流程、审批流程、进度追踪等操作,大幅提升员工工作效率。4.适时调整预算,灵活应对经营变化;当经营环境或企业内部情况发生变化时,企业可以进行预算调整,所有调整都保持痕迹,可以随时查询历史调整情况。5.有效分析预算执行情况;通过报表门户可以查询费用预算的执行情况,出具种类统计报表,并进行多角度(产品/项目/部门)、周期灵活(年/季/月)的预算执行分析和评价,为绩效考核提供依据。

案例二背景:上海市人民政府为实现将上海建设成为国际金融中心的国家战略、满足上海乃至全国金融业发展并与国际接轨的迫切需要,依托上海交通大学而创建的一所按照国际一流商学院模式办学的金融学院;学院培养金融MBA(工商管理硕士)、金融EMBA(高级管理人员工商管理硕士)、全球金融DBA(工商管理博士)、金融硕士、金融学博士、EDP(高层管理教育)等高人才;实施包括:费用控制、人事、行政在内的16支流程;项目重点:预算控制、流程之间数据关联性、与BizTalk的整合、与U8整合、与Portal集成。

案例二BPM平台架构,以费用控制为核心,以实现预算管理为目标,通过灵活的多维数据模型、完整的预算体系、完善的流程管理、及时的费用控制和强大的数据整合能力,帮助企业搭建全面费用预算管理体系。

预支借款

预支借款流程

暂借经费单

差旅报销单

差旅报销流程

日常报销单

U8整合方案:在流程流转中可以自动更新、获取外部系统数据,可以携带数据在各系统间流转。通过调用U8提供的WebService(二次开发接口)、获取项目名称、会计科目等信息,同时回写报销单中会计科目、金额等信息到U8财务系统,使其自动生成财务凭证并返回凭证号到报销单上。

U8整合效果展示

刚才我就BPM预算费用管控方案及在这个方案上做的2个案例做了分享,谢谢大家!

责编:胡雪妍
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