AMT咨询:流程优化成功推行的五个必备条件

来源:AMT研究院  作者:AMT研究院
2012/2/9 15:25:45
管理咨询公司AMT研究表明,很多企业在导入流程管理方法之后大都停滞在了流程规划或流程梳理阶段。

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管理咨询公司AMT研究表明,很多企业在导入流程管理方法之后大都停滞在了流程规划或流程梳理阶段。也就是说,公司通过内部项目组或引入外部咨询公司成立联合项目组后,为企业建立了基础的流程制度体系,实现了管理体系从无到有的搭建。然而随着时间的推移,企业内部对流程制度体系的热度在下降,与此同时,公司高层大多期望流程管理能够带来比规范化管理更进一步的价值,比如降低成本、减少流程运行周期、提升客户满意度、提升产品/服务质量等。一方面,流程制度体系的价值很难在短期内显现;另一方面,确保梳理好的流程制度得以有效执行也是一个巨大的难题。所以流程管理责任部门往往会倍感压力。

在AMT出版的《跟我们做流程管理》一书中提到,"流程优化是流程管理生存的根本。"因为流程优化项目通常在一年之内可以完成,快的三个月内可以结束,如果优化项目管理得好,完全可以迅速给公司高层交一份令人满意甚至惊喜的答卷。通过为数不多的流程优化项目产生实实在在的价值,能够坚定全公司对于流程管理的信心,可以迅速将流程优化工作全面推广开来,从而为流程管理体系建设与闭环推动打下良好基础。

然而,在很多已经开展了流程管理的企业中,流程管理部门虽然掌握了流程优化的方法,还是难以成功推动这项工作,无法享受流程优化为企业带来巨大价值的成就感与喜悦,也无法将流程管理工作打开局面。究其原因,就在于开展流程优化工作之前忽略了几项需要考量的前提条件,这样做的结果就好比将房子建在流沙之上。

AMT流程管理专家研究表明:企业要成功推动流程优化工作,需要充分考虑并准备好五个前提条件:流程优化需求、流程优化组织、流程优化人才队伍、流程优化激励机制和流程优化量化评估。

大家普遍的感受是,公司越大,个人的作用/影响就越有限,而通过上述五个条件可以使更多的人(做得好的话,可能是全员)都参与到流程优化工作中。所以,如果能够将这五个条件做足,运用流程优化方法去开展流程优化工作,一定能够象已经蓄势待发的跑车一样,只要一脚油门下去,就可以快速地奔跑起来。

条件1:流程优化需求管理--要有源源不断的需求产生

需求是流程优化之本,需求从哪里来?主要有以下几个方面:

来自战略规划  将财务维度与客户维度的战略目标分解到流程维度,并确定如何通过流程优化/变革来支撑战略目标的达成,从而将战略落实到运营流程上。通过平衡计分卡战略地图可以有效地找到流程优化的需求或方向,也可以明确哪些是具有战略性的流程,然后将其作为高优先级流程纳入流程优化计划。

实际操作中,有的企业采取变革规划的方式,即在企业年度战略规划(经营计划)中明确年度的变革战略与重点,之后由企业变革管理团队根据公司年度战略规划及业务战略规划来确定年度变革项目规划(确定全年需要做哪些变革项目,并排序筛选)。大部分企业在做公司年度经营计划的时候,直接通过战略地图确定流程维度的举措,根据这些举措直接确定年度流程优化/新建的需求。

来自对标分析  模仿是最好的创新,市场竞争的本质是要比竞争对手做得更好,所以通过对标分析可以准确地定位,明确公司相对于业界标杆在哪些方面存在不足,从而找到流程优化的目标或需求。对标可以是公司全面对标,也可以针对某个业务流程进行对标。对标不仅可以为企业确定流程优化的方向,还能够为企业找到流程优化的具体措施,尤其是同行业标杆分析,可以大大缩短流程优化的周期,提升流程优化效率与效果。笔者曾经持续通过研究行业老大的做法,成功推动企业持续优化流程,实现了差距缩小甚至是局部超越。

在标杆研究方面,通常咨询公司做得非常专业,一方面是由于他们有专业的方法与人才,另一方面有大量的咨询案例积累。咨询公司不仅能够提供同行业标杆研究,还可以为企业提供跨行业标杆经验的借鉴。所以在核心业务流程优化或再造的时候,引入咨询公司是种不错的选择。

来自检查与评估。通过流程审计与绩效评估,发现流程设计存在的问题,这些问题通常是基于经营目标或者是管理者的经验、或基本的管理原则发现的。企业在没有开展流程审计与绩效评估之前,我们可以将一切类流程审计与绩效评估结果作为流程优化需求,通常包括:质量管理体系审核、内部审计、供应商审计、专项检查报告等。这些报告反映的问题相当一部分都与流程密切相关,部分流程设计的问题可以通过流程优化来解决。

如果流程管理人员能够推动流程审计与流程绩效评估则更好,因为检查环节是管理PDCA真正能够闭环、持续提升的关键。但检查也是最考验流程管理从业人员的,笔者的建议是,流程审计的关键要拉动流程业务人员参加,准确识别流程的价值和风险/质量控制点,然后围绕这些价值点与控制点展开审计,就可以避免形式主义。对于流程绩效评估一定要紧扣公司战略目标或经营目标,找出战略导向的流程绩效指标来评估,不能够大而全,重点不突出。

检查与评估是主动发现问题的机制,如果这个环节可以做好,就能保证流程需求源源不断,所以从长远来看,这是流程管理人员必须做好一个环节。

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责编:张鹏宇
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