预知潜在的风险方可顺利开展项目

来源:管理人网  
2010/4/9 9:45:07
科学管理的创始人泰勒有一句名言:最大的浪费不是看得见的资源的浪费,而是千百万人用笨拙的方式进行生产的浪费。

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科学管理的创始人泰勒有一句名言:最大的浪费不是看得见的资源的浪费,而是千百万人用笨拙的方式进行生产的浪费。

硬伤软伤兼而有之

“期初进行数据准备时,办事处没有按照标准准备数据,导致数据混乱。”、“上线前销售渠道分类没有统一的严格规定,虽然在组织数据时销售管理部出了一套标准的销售分类,但由于各办事处的理解不同,导致数据分类错误。30个办事处,28万家终端店的数据被错误地分类融合在一起,这个乱真是理不清。”从头到尾,钟剑都被淹没在一片混乱中,项目的开展的确显得比较匆忙,因为“需要与软件供应商、运营商谈判,还有硬件设备采购,系统搭建、安装、调试、修改,需要进行各地基础数据的收集、整理、导入”,其中最让钟剑头疼的就是数据的收集过程,要么是人的问题,没有按照标准来收集数据;要么是收集标准的问题,不同的人在理解上出现偏差。硬伤软伤兼而有之,哪能不劳民伤财?

看看管理层后期的处理:“要求各办事处严格按照项目组标准模板和要求组织数据”、“重新整理了一套标准,并进行了详细地分析和论证”、“重新整理数据,严格按照新的标准来做,并由销售管理部和信息中心严格把关”,这些措施在一定程度上减轻了混乱,有所挽回,然而事后的弥补毕竟比不上事前的筹划。如果能够在一开始没有迫于压力,梳理好数据收集标准及分类等问题,并有严格的质量监控,人事到位,就不至于在同一件事情上反复耗费精力做无用功。

预见采集环节的风险

“雪润集团在2004年底就开始尝试移动终端技术在终端数据采集中的应用,在2005年进行了两轮技术可行性和业务可行性的测试运行”,可见项目前期的准备工作还是开始得比较早的,虽然这只是最基础的准备工作,重头戏还在后头。当总裁做出上项目的指示时,筹备工作其实尚有千头万绪,钟剑自己清楚地知道需要做的事情还有很多,谈判、采购、安装、调试以及数据收集、整理、导入等,然而他无法说服上司了解这些想法,对上级的沟通出现不畅。

鉴于公司的一贯作风,钟剑只好先应承下来,硬着头皮做。然而单在数据采集这一环节,就出现了很多未预见的风险。对下级沟通时,仍然存在不畅,可以说,办事处一开始就对公司上这个项目的意义认识不足,并没有积极响应和配合。一方面时间上拖沓,另一方面并未按照标准采集数据,再加上数据分类错误等问题,三番五次地需要重新收集数据。

如果在一开始就能够预见风险,特别是数据采集环节上的风险,通过会议等形式引起相关人员的高度重视,再配合监督措施,加强上下级沟通,那么结果一定不会像现在这样尴尬。

技术只是次要因素

一个项目的成功与否,技术只是次要因素,统筹全局、把握时机才是最重要的。雪润集团作为一家大型的集团分销型企业,利用移动终端采集数据这个移动商务项目无疑具有重大的战略意义,然而正因为拥有30个分公司,250个办事处,28万家终端店,机构比较庞大,所以实施起来将是复杂的工程,涉及到方方面面,在谈判、采购、系统安置调试等各方面尚未准备充分时就开始启动似乎有些为时尚早,前期的匆忙上线反而导致事倍功半,一直拖了近2个月。

如果最开始与总裁积极沟通,推迟上线时间,为项目上线做好充分的前期准备,就不会经历这么多波折,也许9月份就可以顺利开展了。目前出现这样紧张的局面,总裁与经理都负有责任,管理层内部如果能沟通得更好,彼此换位思考,那么项目一定会更顺利。

现在第三次上线迫在眉睫,由于时间紧迫任务繁重,也许又会推迟。今后如果想顺利开展这个项目,就需要预知潜在的风险,制定更详尽的计划,进行更有效的沟通。特别是在采集数据时,能够事先制定出明确的采集标准,并严格监督执行,如此才能提高效率,避免再度陷入困局。

责编:孙群
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