OA搭建三攻略(AMT 万涛)

  作者:万涛
2004/3/15 12:40:11
围绕“如何选择OA产品、实施OA、落实OA流程?”等问题,进行了探讨。选择OA软件,不能仅仅着眼技术,需要考虑多方因素,还应该看公司实力、产品功能对需求的满足程度、实施能力和价格等因素。一个OA项目的成功实施,

本文关键字: 理论探讨 协同商务

用户提问

中国长江航运集团(简称中国长航),是我国内河最大的骨干航运企业集团,集团以水上运输为主业,同时涉足多种产业。长航集团现有全资子公司18个和控股子公司1家,分布在长江沿线6省2市以及深圳、珠海经济特区。目前集团已设有完备的营销、安监、调度、供应、信息、通讯、导航、科研、教育、卫生等支持系统。为了进一步提高办公效率,长航集团打算建设比较完善的、覆盖下属公司的集团办公自动化系统。

长航集团信息中心主任喻争明表示,OA的实施难度比单项业务应用系统的难度大,不仅因为OA的涉及面广,还因为OA与企业的管理流程有关。尤其当前不少国有企业的组织机构、业务流程等可能要随市场情况而做些调整,因此,如何使OA适应这种流程变化是考察和实施OA过程中一个很重要的因素。针对当前OA市场情况、实施OA中需要把握的关键以及如何对OA流程进行优化的问题,喻争明希望我刊提供合理建议和推荐好的方案。

 围绕“如何选择OA产品、实施OA、落实OA流程?”等问题,邀请了AMT 高级顾问万涛、AMT运营总裁、专家顾问王玉荣,以及金山公司电子政务事业部总经理王羽等进行了探讨。

专家观点

三类产品各有优劣

纵观当前OA市场,我们可以简单地把OA系统划分为三类:

第一类是基于IBM Lotus Domimo/Notes平台开发的OA系统。这类系统在中国的用户量相对较大。典型的代表产品有蓝凌、金蝶开思、合强和凌柯等软件公司的OA产品。这类软件的优点是,它和Lotus系列的其他软件如Sametime、Quickplace等的集成度比较高,还能利用Lotus提供与关系数据库和大型ERP软件如SAP、Oracle、Peoplesoft的接口。其缺点是,平台不够开放,存储结构不是建立在关系数据库平台上,大数据量下的频繁CRUD(创建、替换、更新、删除)操作会大大降低性能。根据IBM对Lotus系列产品的发展路径图,Domino平台存储将会基于DB2平台,同时完全支持J2EE平台,但对于现有客户来说,这是一笔较大的升级成本。对于马上要用的客户来说,这不过是望梅止渴。

第二类是基于微软Exchange平台开发的OA系统,这类系统用户数量也不少。比较典型的有京华网络的ExOA、领航OA等系统。这类软件的特点是和微软的产品高度集成,而和其他系统(如企业的ERP、CRM等)的集成需要定制开发来完成。因为这样的OA系统几乎需要从头开始开发接口,工作量很大。由于Exchange 也没有采用关系数据库的存储方式,和第一类Lotus产品一样存在大数据量情况下的性能问题。

上述两类软件是国内OA市场上的主流,基本占到国内OA软件的90%以上的市场份额。

第三类是基于应用服务器平台和关系数据库开发的应用系统。由于Domino和Exchange在海量数据上的性能限制,于是部分公司在基于应用服务器(J2EE,.Net等)和关系数据库来开发OA系统。比较典型的有Exact E-Synergy、泛微软件的eCology以及华炎软件的HotOA。

这类系统的优点是和其他系统的接口相对容易,由于使用了关系数据库系统,处理巨量数据时性能有大幅度提高。缺点是工作流引擎和安全机制都是软件厂商自主开发,难以形成比较成熟的产品。有部分厂商OEM别的厂商如Ultimus的工作流引擎,来开发OA应用,产品的成熟度会大幅度提高,对原有市场上的主要产品就会形成比较大的压力。

总体说来,国内OA市场上的OA产品都不够成熟,各家产品的特色和缺点一样明显。和其他比较成熟的应用系统如财务软件相比,还有很大的差距。基于同样的原因,这也导致了国内OA厂商的规模都不大。

选型要细思量

选择OA软件,不能仅仅着眼技术,需要考虑多方因素,还应该看公司实力、产品功能对需求的满足程度、实施能力和价格等因素。

首先,明确自己的需求。如果没有明确的需求,就会被产品供应商牵着鼻子走。很多时候,用户在选择软件的时候,由于没有清晰的需求,导致选型的过程变成了软件测评博览会。有了明确的需求,就可以根据自己需求、产品的功能,及二者的符合程度来选择合适的产品。

其次,考察OA厂商的诚意和实力。没有诚意的OA厂商,不会重视你。而仅有诚意是不够的,如果OA厂商没有相当的资金实力和技术实力,也无法最终有效解决问题。

第三,考察技术架构,灵活性和开放性不好的技术架构会让企业付出代价。因为企业的内部流程不会是一成不变的,因此OA系统也会经常调整。如果OA系统的架构不好,降低了系统的柔性,就会在系统接口、可配置性、内部集成性上留下隐患,导致系统封闭和僵硬,不能适应变化。特别是企业内部都有一定量的信息系统在运行,OA系统和现有系统集成和兼容问题,也是OA选型中需要注意的一个因素。

第四,看项目团队和实施方法。OA是一个企业应用软件,实施过程不是简单的软件安装,还有繁琐的设置和大量的培训工作。没有好的实施项目团队,会导致项目失败。如果实施过程是一个黑箱的话,也是不能够令人放心的。

最后,要选择性价比合适的产品。

实施把握两个关键

一个OA项目的成功实施,不仅要关注软件的选型和实施过程,还应关注企业内部因素,主要有两个方面:

首先,一定要把项目目标和项目范围界定清楚。项目目标被模糊,实施范围不断蔓延,最终导致失败。如项目实施范围具体落实到项目书上,就要清晰地从两个部分表述—组织范围和应用系统模块;再进一步地界定企业总部实现邮件、日程安排、行政工作流程和内部文档库,以及和财务、客户、人事之间单向传送汇总数据。这样就表达了一个清晰的实施范围。

同时在实施过程中要重点关注用户的心态转变。在OA实施过程中,如果得不到企业高层、中层和广大基层员工的大力支持,并成功实现工作方式乃至企业文化的转变,即使系统一时上线,最后也会反弹,应用效果也大打折扣,达不好预期目标。

万 涛 专栏

《中国计算机用户》特约撰稿

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拥有多年企业管理及信息化的研究和实践经验、企业应用软件系统设计与开发经验。在IT规划与选型、知识管理与信息门户、办公自动化管理、企业应用集成、企业信息化项目组织、高级管理培训教学等方面积累了丰富经验,曾成功领导、参与为多家知名企业及组织(如东风汽车、东方通信、广州地铁、特变电工、上海市软件协会等等)提供企业管理及信息化的咨询建议,曾为多家企业提供高级培训。同时,领导和参与了AMT《信息动力丛书》之《IT选型》、《企业应用集成(EAI)》的主要著作。 主要培训领域:IT项目管理、知识管理、IT选型、企业信息化规划、流程管理、变革管理……
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