搭上信息化火箭,文档管理也要跟上潮流

来源:互联网  
2015/6/18 15:44:33
企业在发展壮大过程中,总会产生这样或那样的知识资产,这些知识资产大部分以文档的形式出现。

本文关键字: 8thManage OA 文档管理

企业在发展壮大过程中,总会产生这样或那样的知识资产,这些知识资产大部分以文档的形式出现。在商业社会的早期,这些文档均是纸质版,保存、整理等都耗费了大量的时间和精力。随着信息化社会的崛起,知识资产早已从纸质版转为电子版,文档的管理却丝毫没有获得解放,企业还是需要花费大量的时间在资料的整理和归档上。文档管理系统的盛行,打破了这种繁琐的管理局面,作为企业重要的智力资产,电子文档管理悄然地迎来了新生。

对于企业来说,上线信息化管理系统,将为企业的电子文档管理怎样的全新面貌呢?

首先,确保电子文档不丢失。传统电子文档管理,尽管利用电脑、硬盘等载体来对电子文档进行存储,但是仍然出现存储设备坏掉文档丢失的情况。更为重要的是,众多的文档可能是散落在不同的电脑和硬盘中,缺乏统一的存放和管理,容易造成资料的丢失。

其次,电子文档存放有序,容易查找。在没有上线文档管理系统之前,海量的电子文档查询起来非常不方便,当需要找一个文档的时候,总是要在不同的存储介质上逐一翻查,非常影响企业的工作效率。

再次,文档存放更加安全。相比传统的文档管理模式,电子文档管理系统通过严密的权限设置来确保电子文档的安全,设置不同人的不同权限,如有些人只可以查看,有些人既不可以查看也不能修改,加密技术更上一层楼,安全系数大大提升。

最后,文档流转更加高效。电子文档,如一些合同、方案等,总免不了需要上级领导进行审批,有时候还需要层层把关,多级审批,单纯的线下传递文档进行审批,不仅传递耗费时间,还有可能在传递过程中出现信息遗漏,使用电子文档管理系统,所有的文档审批均在系统中完成,高效又方便。

目前,市场上的文档管理系统非常多,但是质量参差不齐,鱼目混珠的大有在。如何才能挑选到适合自己的文档管理系统呢?小编认为可以从以下几个方面考量。

支持版本管理。相比传统纸质文档,电子文档在修改上更加方便,但是也造成文档原始性的丢失,同时每一次修改都是智慧的结晶,都非常具备有参考意义。选用的电子文档管理系统,必须能够支持版本管理,支持每一个文档不同历史版本的存放和查找。

自定义审批流程。由于性质不同,企业中并不是每个文档都遵循一样的审批流程。电子文档管理系统必须兼具灵活性,支持用户按需自定义多个文档审批流程,包括审批阶段以及审批步骤等。

具备全文检索功能。有时候我们想查找一个文档,愣是没想起文档的标题,只是依稀记得文档的部分内容,此时若是通过一个个打开文档寻找,将是一项非常浩大的工程。选用的电子文档管理系统要具备全文搜索功能,支持用户通过全文检索功能来查找所需的内容。

支持APP登录。移动互联网热潮使各企业管理软件纷纷走上APP之路,文档管理系统也不例外,选用的系统要支持用户通过平板电脑、手机等移动端登录系统,随时随地地访问文档,以及进行文档审批等。

8thManage OA为用户提供强大的移动云电子文档管理系统,具有以下功能:

●用户自定义文档类型

●中央文档知识库

●文件夹管理

●部门之间,部门内部与公司之间的文档审批流程

●文档库模板

●版本管理

●同时编辑控制

●支持扫描,文字及文本识别

●全文检索

●用户自定义导航流程

知识管理

●移动式与手机 App 访问

●与CRM,采购/供应商管理,项目管理

其它电子文档系统无缝结合

责编:胡雪妍
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