业务流程优化要找准策略

来源:管理咨询师 白济源  作者:北自所
2012/12/18 14:25:02
企业业务流程优化的目标是提升企业运营效率,提升企业服务顾客的能力,更好地为顾客提供其想要的产品和服务。但是,企业流程优化是一项大工程,要面对传统的思维定势、部门化的职能定位、机械化的工作方式等挑战,企业应重新考虑过去的工作方式和流程,在企业管理理念、企业价值观等方面进行创新,以求在创新观念、人本观念、效益观念的指导下,综合应用优化策略,进行企业流程优化。



企业是以流程为基础进行运作的,企业的流程由活动、活动的逻辑关系、活动的承担者和活动的实现方式四个基本要素组成。任何企业的流程都呈现出众多、复杂、交叉的特征,现实中各个企业的流程差异非常明显,经营效率也有天壤之别。现代企业需要从根本上对企业流程进行再思考,进行创新性的设计并付诸实践,才能够实现企业绩效的显著提升。

企业业务流程优化的目标是提升企业运营效率,提升企业服务顾客的能力,更好地为顾客提供其想要的产品和服务。但是,企业流程优化是一项大工程,要面对传统的思维定势、部门化的职能定位、机械化的工作方式等挑战,企业应重新考虑过去的工作方式和流程,在企业管理理念、企业价值观等方面进行创新,以求在创新观念、人本观念、效益观念的指导下,综合应用优化策略,进行企业流程优化。

(一)整合策略。企业应采用信息技术、专家系统等,把分割而成的需多道转手、时间耗费多、占用人力多、对用户不方便的流程、工序或工作进行整合,依靠更少的具备综合知识的职员,借助计算机网络支持和专业知识来指导业务流程优化。

(二)团队策略。企业应围绕流程的输出安排一个人或一个团队去圆满地完成任务,以装配线式的分工协作的方式完成任务,这样能够确保项目团队(小组)负责人与队员以平等的方式在流程中而非流程末进行交流和合作,从而免除过去程式化、专业化的分工部门间在各自的流程末的协作,减少交换手续,共享信息,大幅度提高效率。

以团队策略优化流程,必然导致企业传统的机械式组织模式逐步转向信息化,演变为现代组织。传统的组织高度结构化,包括许多职能部门,但每个职能部门只保存自己的信息。工作模式团队化,通过建立共享的信息数据库将分散的个体连接在一起,由来自各个部门的专业人员组成团队,共同开发项目,创造新的市场机遇,促使组织机构改造为灵活、可变的现代组织,为企业人力资源管理现代化奠定基础。

(三)同步策略。利用同步工程,将连续顺序式、平行式流程改造成为同步流程或并行流程,流程中各项环节的工作人员借助于共享信息库可以方便地进行交流、互动,提高了流程运行效率与质量。

(四)价值链增值策略。企业流程优化的本质是对企业流程构成要素进行整合,提高流程运作为顾客所创造的价值。几乎所有的企业都在产供销流程中进行种种活动,这些活动可以用一个价值链表示,价值链上的每一个活动都按照物质形态划分为界限分明的活动,包括基本活动和辅助活动。基本活动具体包括进货后勤、生产作业、发货后勤、经营销售、服务等,辅助活动具体包括企业基础设施、人力资源、技术开发、采购等。分析价值链要着眼于企业流程对顾客价值的贡献是多少,任何一个对企业的输出(产品或劳务)没有贡献的流程是不增值的流程,对流程没有贡献的活动都是不增值的活动,分析流程或活动主要看它对企业或流程的输出是否有贡献性。

(五)关键性策略。在企业众多的流程中,从何处着手进行优化,是不是每一个流程都要优化?现实当中,企业之所以需要进行业务流程优化,是因企业内外环境变化导致的,而急切需要再造的流程并不是很多,业务流程优化既要有优化的需要,还要有优化的条件,特别是要有成熟的信息技术,包括软件与硬件。因此,优化是有挑选性的,企业要选择优化关键性流程或瓶颈流程,并依关键性程度进行优先级排序,实现业务优化的逐步完善。

基于业务流程优化的有效策略,企业流程优化使企业的组织结构由金字塔式的组织向有机式扁平化组织转变,功能强大的信息系统为企业提供了内部数据资源,有力支持了分散的决策制度,使决策的制定更加基层化,将授权给作业级管理者的这种新型流程取代传统的高度集中的决策流程,可以适应多变的环境。企业与合作商之间、组织部门之间、员工之间建立起同步机制,提高了业务流程的效率与增值性。由此可见,企业流程优化最大的效果是应用信息技术为产品和服务增加了价值,增强了组织的竞争优势,使企业流程迈向信息化。

责编:李代丽
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