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政务信息化绩效评价工作方法研究

来源:畅享网  作者:畅享网研究咨询中心
2022/4/22 18:28:10
认识工作特点,确定目标、选择指标、采集数据,完善制度,开展评价。

本文关键字: 绩效评估 政务信息化


对采取直接投资和资本金注入等形式开展的政府投资项目,开展项目后评价是对项目管理的要求。对政务信息化项目来说,绩效评价是客观衡量政务信息化系统建设完备程度和支撑履行政府职能实现程度的有效抓手,有助于量化评价政务信息化项目的应用效能和投资效益,引导促进政务信息化项目建设向以效能为导向、以服务为中心转变,有助于形成绩效评价与投资管理相互约束的联动机制,对提升政务信息化项目建设和管理的整体水平,促进政府管理模式创新、建立效能型政府具有重要意义。


工作特点

政务信息化绩效评价工作过程包括资料查看、访谈、概要方案设计、汇报会、方案设计、方案研讨、方案发布、评估工作开展、工作结果运用等,畅享网分析既往案例,归纳出政务信息化绩效评价工作的五个特点。

1、继承性。政务信息化绩效评价是实现政务信息化发展战略的重要手段,其自身的工作开展也要与政务信息化发展战略保持一致,更好地发挥“指挥棒”的作用。我国提出建设数字政府的发展战略,政务信息化建设和管理更加强调服务导向、应用为本和突出实效,政务信息化绩效评价的总体思路也要与之适应。

2、个性化。不同政府部门及其下属机构及相关单位,互相间的权责结构和管理体系、信息化发展阶段、预算方式有差异,通过信息化绩效评价发现和推动解决的信息化管理问题不一样。因此,政务信息化绩效评价方案是个性化的。

3、目标性。明确信息化绩效评价目标和评价结果用途,是开展信息化绩效评价的第一步,然后围绕目标设计工作方案。目标和用途经常是多元的,如改进工作、费用结算、二次签约、运维费保障、表彰先进、总结问题等,容易方向模糊和左右摇摆,带来方案反复。因为经常存在多个目标,应理清主要目标和次要目标之间的关系。

4、复杂性。信息化绩效评价的评价对象有项目、系统、服务、单位等,互相间有联系但并不一样,开展评价所采用的指标和方法有很大区别,在同一单位的不同年份也是变化的。

5、动态政务信息化绩效评价也可包括事中评价或中间跟踪评价,这样有利于及时了解、改正项目建设过程中出现的问题,减少信息化建设后期的偏差。绩效评价结果并非一成不变的,不同阶段的评价应根据采集到的最新数据,对前期评价成果进行动态修正。

目标选择

通常而言,绩效评价的主要目的是为出资人或管理者保证资金合理使用和提高投资效益。通过绩效评价,及时反馈评价信息,调整相关政策、计划和进度,改进信息化管理,提高管理和决策水平。

根据畅享网为政务大数据管理部门、国资监管机构、纪律检查和审计监督机构等开展信息化绩效评价的实践,政务信息化绩效评价目标可以归纳为7个方面:满足财政部门和信息化资金管理部门对政务信息化资金的绩效考核要求,评价项目管理和资金管理水平;为系统运维、升级、分期建设等后续资金审核提供依据;挖掘优秀,表彰先进,营造环境;摸清底数,总结发现典型问题,改进优化工作;评估被管理单位的信息化水平,作为单位考核的一部分;管理考核供应商,为费用结算、续签约等提供依据;促进公共能力的建设和使用,提高系统整合水平和用户体验。

具体开展工作时,应选择确定目标。对于不同目标,所采用的指标、所设计的工作开展流程,是不一样的。评价报告通常包括评价对象的概况或过程回顾、评价总体结果、各分指标的评价结果和分析、经验或问题总结分析、对策与建议等部分。可采用总报告和分报告结合的方式。应根据评价目标和现实情况,灵活选择使用排名制或等第制。发布最终结果前,可以与相关人员进行沟通,如被评价单位、主管领导等。评价结果和形式的选择,应与组织的文化相匹配。

指标设计


政务信息化绩效评价指标的设计,应围绕着评价的目标、对象、评价结果用途来开展。根据不同目的,选择不同类型指标,设定不同权重。根据发改委指南,项目绩效评价指标通常分为财务和经济评价指标、技术评价指标、效益评价指标、目标和可持续评价指标等类型。设计具体指标时要重视分级分类,可采用共性指标和个性指标相结合的方式。

以效益评价指标为例,在评价对象为系统时,共性指标通常包括功能可用情况、系统安全情况、运行稳定情况等。但仅这些共性指标无法完整贴切地反映该系统的成效。要考虑个性化指标,如社会服务类系统的办件率、在线办件程度等,门户网站类系统的网页访问量、内容发布规范情况等,公共支撑类系统的公共能力调用次数、支撑项目数等,综合办公类系统的用户使用频率、流程执行情况等,指挥管理类系统的是应急指挥次数、指挥效率等,这些指标对于该类信息系统的效益评价也很重要。

根据畅享网经验,关注资金管理时,可选择资金使用、项目管理、目标完成度、项目效益效果等指标。关注系统运维、升级、分期建设等后续资金审核时,可选择功能使用度、用户满意度、业务支撑度、运行稳定度等系统评价指标,以及数据共享、公共能力建设等指标。如果目标是挖掘优秀,表彰先进,营造环境,评价价指标包括系统成效、用户满意度、对数字政府的贡献、可推广性等。关注摸清底数、总结发现典型问题、改进优化工作时,可以选择系统功能深度、用户范围、集成整合、用户满意度等指标。关注被管理单位信息化水平评价和考核时,指标可包括组织和制度建设、资金投入、应用和数据建设、安全、运维体系等方面。如果是管理考核供应商,为费用结算、续签约等提供依据,指标通常包括合同完成情况、服务内容价格合理度、工作规范情况、用户满意度等。如果促进公共能力的建设和使用,提高系统整合水平和用户体验,评价指标有系统整合、接入门户、能力复用、数据入库等。

设计指标时,应考虑ICT的基本架构中资源层、应用层、运营层的不同定位特点,考虑信息化公共支撑、统建应用、专业部门应用的责权关系,考虑面向公众和企业的应用、面向政府内部管理应用的不同要求,考虑大中小应用的不同特点。不同发展条件和投入水平的单位也可能有公平诉求。在当前热点方面,指标应反映信息化管理的导向,包括管理重点、政策和趋势,如系统整合、门户接入、能力复用、数据共享等,以充分发挥绩效评价的指挥棒作用。

数据采集

绩效评价是对现实情况和结果进行分析研究。政务信息化绩效评价应基于客观数据,定量和定性相结合,以定量为主,依据的数据资料是信息化建设实际发生的真实数据和真实情况,对将来的预测也是以评价时的现实情况为基础。因此,绩效评价依据的有关资料,数据的采集、提供、取舍都要坚持实事求是、客观评价,避免评价结果偏差甚至错误。

根据畅享网实践经验来看,绩效评价的数据来源有文档、系统、用户、供应商、专家等,主要是项目文档、国家标准和行业规范、供应商材料、建设单位自评价、系统走查、用户调查、专家意见等。其中项目文档包括决策阶段文档、准备阶段文档、实施阶段文档和运营阶段文档。项目决策阶段的主要文件有项目可行性研究报告、资金申请报告或备案文件、相关主管部门审批文件等。准备阶段文件有需求文档、招标书、投标书、合同等。项目实施阶段的主要文件有技术文档、需求变更单、监理资料、验收文件等。项目运营阶段的主要文件包括系统运营数据、用户服务记录、设备运行指标及维护记录、运营管理相关制度、技术改造情况等。

数据采集时,采用查阅、模版填写、调研、访谈、座谈、评审等方式。常用分析方法有逻辑框架法、加权平均法、对比法、层次分析法、因果分析法等,各评价方法之间不是排他和相抵触的,可以在绩效评价工作中综合选择使用。

制度保障


政务信息化绩效评价需要机制和制度的保障,才能名正言顺,健康开展。畅享网总结,一般应建立健全如下机制:

1、管理机制。评价是绩效管理中的一个环节,并非单纯为了排名,而是引导政务信息化建设。保障绩效评价真正对政务信息化发挥积极作用,发挥“指挥棒”作用,就需要建立政务信息化绩效评价管理机制,对政务信息化绩效评价进行有效的监控和管理,在过程中纠偏扬长,促进实现绩效管理目标。

2、协作机制。政务信息化绩效评价是一个专业性较强且需要多方参与的工作,需要各方面的资源支持和相互配合。政务信息化绩效评价不是一个单位就能够单独完成的,通常涉及建设单位、信息管理部门、财政部门、用户单位、承建商等,需要建立相应的协作机制。

3、汇报机制。绩效评价工作方案和指标设计,因其综合性、复杂性、针对性、实践性,应逐步迭代完善。充分征集相关方意见,阶段性请相关领导参与,听取汇报,确认方向,减少反复,保障进度和质量。

4、反馈机制。将评价结果反馈到决策部门、出资人、主管部门、执行部门等部门,是绩效评价的关键环节之一。结果反馈的形式主要包括书面文件、成果反馈讨论会、内部培训和研讨、专门信息系统等。其中书面文件是较为重要的产出物。通过反馈机制使评价总结出来的经验得到推广、教训得以吸收,使项目更加完善,提高项目可持续发展能力。





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