点评:《别让会议成为管理瓶颈》姚予龙(AMT咨询高级经理)

  作者:AMT咨询
2010/1/13 14:43:14
万华集团需要通过会议体系的合理安排,提高整个企业管理的节拍性。

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万华集团需要通过会议体系的合理安排,提高整个企业管理的节拍性。

企业发展到一定规模,原本简单的业务也变得复杂,而业务运营的复杂度决定了管理的复杂度,很多事项牵涉多个领域,需要借助多人掌握的信息和智慧,因此企业的重要事项通常是以会议的形式研讨、决策或发布的。对于集团企业高层来说,管理确实如同万华集团的王副总所说,就是通过会议管理企业的。

会议需要多位管理者贡献信息、共同研讨、做出科学决策,需要同时占用他们的时间。对于企业来说,最不可再生的资源就是时间,尤其是总裁等高层管理者的时间。而要同时协调多位高层的时间更是困难,随意扰乱高层的时间安排更是巨大的失误。

另一方面,时间的投入分配,也代表了对业务领域的重视程度,也意味着企业资源投入的倾斜。我们很难说企业很重视某项业务,但就是没时间管。如何在各个业务领域合理地投入资源、召开会议,对业务的稳定发展也是至关重要。

从万华集团的现状来看,企业已经感觉到“乱”,尤其是会议的管理“乱”,这与我们以往提供过咨询服务的很多客户有类似的情况。经过企业内外多年的研究,针对单个会议如何高效地召开,已经有了很多措施;但会议的体系、会议之间的关系还没有引起企业足够的重视。如果不从会议的体系着手进行改进,单个会议的效果也很难体现。针对万华集团,会议的改进可以从三个方面着手,目的就是要打造有节拍的会议管理体系:

1、 企业高层的会议时间与运营节拍保持一致

会议是管理的一种手段,而管理要从属于业务,因此企业高层的决策会议时间要与业务运营的节拍保持一致,在业务决策的高峰期要合理避开可调整的会议安排。要分析企业的业务特点,通常可以一年为周期来看运营的规律是什么,在什么时间点会出现决策的高峰,这些需要进行仔细的梳理,尽量事先安排出来。比如万华集团的食品业务,在一年里必然有几个销售高峰,这样的销售高峰事先的生产、物流、促销等等都是有规律可循的,在此基础上可以分析出决策的高峰期,从而可以提前协调相关管理人员。

这些业务决策会议是优先级别最高层面的,其他的管理会议让位于业务。

2、 企业管理中必需的会议要有很强的计划性

对于企业损害最大的就是临时会议,这类会议的出现往往意味着突发事项,但也意味着打乱了所有与会人员的安排。就象万华集团生产管理部,被过多的临时会议打乱了内部的管理,已经影响了具体业务的运营。诚然,突发事项是不可避免的,但企业要尽量减少本可以提前预期的突发事项,企业必须思考如何把一些事项安排的更有计划性,把能提前考虑清楚的必需的会议提前计划好。这样,各参会部门就能够把这个时间提前安排出来,并且提前进行信息的收集和分析,避免再出现万华集团生产副总裁哪样,专门设置了秘书负责紧急提供信息的怪事,先不论这个秘书如何能及时了解所有的信息,即使可以,其他的部门管理人员是否也要配个专职秘书呢?

3、 企业高层在各方面的时间分配要符合发展需要,并有一个合适的比例

一个企业的发展是有众多业务领域协同完成的,因此高层对各个业务领域的管理不能因为个人喜好或其它原因,造成在各方面的时间分配不合理。就象万华集团,食品行业的质量问题是最敏感的问题,但因为质量部门的负责人是总监,与其它业务领域的副总裁相比相对弱势,很难保持与高层的及时沟通,结果导致质量部门被边缘化,这是不符合企业发展要求的。在我们以往遇到的企业,也往往存在类似的情况。与总部在一个办公地点的部门,可能比较容易地获知最新的企业动态,与企业高层有较多的沟通,也就能采取更多的行动,有了行动就又能更多的沟通,结果就是这个部门占用了过多的企业高层的资源,而其他部门受到了积压,这种时间资源的分配实际上阻碍了企业的发展。

在企业各个业务领域间,确定合适的会议频率,既贯彻了企业的战略发展重点,也避免了管理的盲点,从而促进企业协调发展。

会议管理是复杂的,正如万华集团万总裁所说,会议管理不仅仅是安排个会议室,发发通知,这只是最初级的。会议管理是通过对企业管理者的管理,达到对企业的管理。会议体系要支撑企业在规模不断扩大条件下的稳定运营管理,要明确什么时间开什么样的会,什么人参加,准备什么,决策什么。通过打造有节拍的会议管理体系,达到提高整个企业管理节拍性,让企业减少管理的“乱”,减少到处救火的现象。总裁办的小李必须组织人员梳理合适的会议体系,并在企业发生变化时及时调整,持续改进
 

责编:王立新
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