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别让会议成为管理瓶颈

  作者:AMT咨询
2010/1/13 14:37:33
万华集团是一家以大中华区为主,面向全球的食品生产与销售企业,经过多年的发展,已经逐步发展成一个年销售额过百亿的多元化集团。集团总裁万总从最初的食品加工厂开始创业,在企业里投入了全部的心血。万总时刻提醒自己,越是企业规模大,风险也越大,所以一直提醒自己要集思广益,不能搞独裁。这不,每年春节,所有副总裁和总监参加的集团座谈会又召开了。

本文关键字: 管理 销售

万华集团是一家以大中华区为主,面向全球的食品生产与销售企业,经过多年的发展,已经逐步发展成一个年销售额过百亿的多元化集团。集团总裁万总从最初的食品加工厂开始创业,在企业里投入了全部的心血。万总时刻提醒自己,越是企业规模大,风险也越大,所以一直提醒自己要集思广益,不能搞独裁。这不,每年春节,所有副总裁和总监参加的集团座谈会又召开了。

万总首先简要地介绍了集团在去年的经营情况,总体上来说还是在增长,但发展速度已经明显的慢了下来,没有达到预期的目标,而且在去年接连发生了几起突发事件,万总最后总结自己的感受,感觉去年一年都是在救火,越来越忙,也越来越乱。

主管财务的张总是跟随万总一起创业的元老,也发言说,这几年公司的规模大了,也感觉事情比较乱,而且白天的大部分时间都是在开会,集团的财务管理都来不及筹划,基本是被事情追着走,非常被动。

人力资源部的王总笑着说,集团这么大的规模,高层就是通过会议管理企业的,想问题嘛,晚上安静,可以回家慢慢想,咱们这叫7X24,随时待命

总裁办的李主任随即报了一组数字,“万总去年一共在集团总部待了150个工作日,每天平均开4.5个会。”

万总疑惑的问,“我有开这么多会吗?”

李主任回答,“去年万总的秘书把会议安排都记录下来了,这个数字还是在工作日时间里有清楚的会议安排的,真正的会议只会比这个多。”

行政部也说,“我们也估算了集团总部的会议,总部有近20个大小会议室,这些会议室基本每天都被占用,即使按照每天一个会议室上午下午各一个会计算,全年仅集团总部在会议室召开的会议就有上万个,这还不算占不到会议室只好在其它地方开的会。已经有很多部门向我们提意见了,要求加强会议室的管理,我们计划今年把会议室的预定工作管理好。”

主管研发的葛总是集团去年才请来的,“我提个意见,我发现咱们公司的会议管理很差。我经常收到会议邀请,一看被邀请人,基本上万总和各位副总都要参加,也不知道是不是重要的事情,去了才发现很多是陪会,也没我的发言,对研发的管理也没有什么意义。以后会议通知要严肃,什么主题,邀请什么人一定要明确。现在研发任务这么重,参加这样的会太浪费时间。”

生产管理部也附和说,“现在的会议实在是太多了,我部门的人白天都找不到我了,我都是跟着万总一起参加各种各样的会,部门内部的事情都没时间管。而且很多会是临时通知,我这边正在主持内部的工作,总裁办的电话就来了,马上赶过来开会。到会上,也没什么准备,很多具体的情况也回答不上来,去年我已经被万总批评很多次了。”随后转向万总,“万总,咱们集团去年新建了两个生产基地,事情太多,我都是晚上才有时间了解情况,今年生产基地投产,事情还要多,我已经请人力部门给我新招了个秘书,专门收集各种信息,今年的具体情况能跟得上了。”

王总马上补充说,“各部门的副总按规定都有一个秘书,生产是特殊情况,所以有两个秘书。”

质量部的彭总监是直接向万总负责的,“各位副总是跟万总每天在一起,我跟你们相反,很难约到万总的时间,很多质量的事情要向万总汇报都要安排在几个星期后,还只有半小时,公司的很多措施我们都不是很清楚,这个质量看来还是没有受到充分重视啊。”随后转向主管营销的吴总,笑着说,“还是吴总好啊,每天都能约到万总,万总走访市场,吴总也能陪同一起,什么时候能匀给我一点时间啊?”

吴总笑着说,“市场是企业的根本嘛,万总多投入点时间也是应该的。不过销售离不开各位的支持,象今年出现的凉席促销品,到9月份才到货,消费者反应强烈的事情,希望明年不要再发生了。”

李主任看大家的脸色都不好,就解释说,“今年这个活动是要在整个东南亚做促销,启动的并不迟,5月就发文了,但因为要在几个国家一起行动,需要跟市场部、公共关系部、采购部、财务部协调,但6月份公司的事情太多,集团的半年度回顾,供应商的评估,物流商的调整,还要跟政府部门协调,几个部门6月份一直凑不到一起,7月份详细方案才最终定下来,但预算金额又因为原料上涨超出20%,按规定要上总裁办公会,在8月的总裁办公会讨论确定,结果就是9月份促销品才到货。”

吴总还是不满意,“这种促销都是有时效的,其它的事情当然也重要,但前方打仗,后方供不上子弹,这是很要命的,这种情况,完全应该召开临时会议。如果去年的几个促销跟的上,最少还能再提高一个点。”

万总看大家今天很多的报怨都是开会,“看来开会已经是公司的一个管理瓶颈了,这个会议管理不是简单地发发通知,安排安排会议室这么简单,总裁办小李你负责组织研究怎么安排会议,直接向我汇报,要彻底管好公司的会议。”
 

责编:王立新
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