推开“门户”看个究竟(by AMT 徐家俊 万涛)

  作者:徐家俊
2002/8/28 14:59:52
在本文中,您将了解到:“企业信息门户”产生的背景是什么?门户网站和“企业信息门户”是什么关系?完善的“门户”具市场上究竟有哪些门户产品,应该如何选择?有哪些关键特性?

在本文中,您将了解到:

“企业信息门户”产生的背景是什么?
门户网站和“企业信息门户”是什么关系?
完善的“门户”具有哪些关键特性?
市场上究竟有哪些门户产品,应该如何选择?

“管理信息化热点问题讨论”之五:推开“门户”看个究竟

by AMT 徐家俊 万涛

在现实的企业信息化过程中,我们经常会遇到以下的问题:

企业雇员之间、与合作伙伴和顾客之间都需要多种形式的信息交流,如何以最简单的方式向内部和外部提供信息?

公司不同的部门和众多的雇员拥有大量的数据,如何知道他们的数据的不同特点并将合适的信息提供给最需要的人?

怎样把企业的客户和伙伴集成到企业的网络资源中来?

面对形形色色的知识资源,怎样使得你的员工有效寻找和利用这些资源?

对于这些问题,美国美林公司(MERRIL LYNCH)的一份题为“超越YAHOO!企业信息门户已经上路”的研究报告曾经给出过答案,1998年11月的这份报告说的就是:企业信息门户(Enterprise Information Portal),一经发布便在企业界引起了巨大反响。该报告估计,1998年全球EIP市场已达44亿美元,2002年将达148亿美元。另外,据Gartner Group市场研究调查中心预测,2003年,60%的财富500家大公司会导入企业信息门户。

但是,并不是所有人都同意美林的观点,有人认为:EIP就是Dot Com,是新瓶装老酒,不过就是企业建站而已,解决不了开头那些企业CXO们提出的问题。还有人很迷茫,不知道企业信息门户(EIP)与Yahoo、SINA等门户网站或者企业所建的对外宣传和发布信息的网站有什么区别。这些争论和迷茫至少说明一点:是轮到我们推开“门户”看个究竟的时候了。

“门户”产生的背景

EIP的诞生与企业信息化的发展过程之间有什么内在的联系?从图1我们可以看到,企业信息化建设根据应用水平由低到高,历经系统集成、应用集成、信息集成、社会集成的四个层次。简要来说,通过系统集成,我们打破了硬件和硬件之间的壁垒,想看我P C上的文件吗?我可以共享给你去读去写;通过应用集成,我们打破了部门与部门之间的壁垒,想让销售、营销、服务部门都共享一个客户主记录吗?我们前几期谈到的CRM应用可以帮到企业,想让采购部门、车间、财务共享一个成本数据吗?这是ERP的用武之地。我们所知道的种种三字经,实现了不同部门集群之间的信息交互。而到了这时,一个新的问题出现了,深圳某知名通讯产品生产企业曾经谈到,“我们上马了一个SAP人力资源管理系统,我们还上马了一个ORACLE的生产制造系统,都够复杂,但对于一个管理岗位来说,想看人力资源的信息需要打开SAP的窗口,想看生产制造的信息需要打开ORACLE的窗口,怎么感觉不是信息为我提供服务而是我为了找信息而手忙脚乱呢?”这个问题,其实提出的就是“信息集成”的需求,国内信息化建设走在比较前面的企业,往往比较关注这个问题,他们在建设了一些应用系统之后,继而希望打破应用系统与应用系统之间的壁垒,摆脱结构化信息和非结构化信息纷杂繁复的困扰,使得一个协同的信息平台成为可能。当然,实现到“社会集成”层次就几乎“可望不可及”了,这个层次强调打破企业经济实体和其他实体/单位的壁垒,一定意义上来说已经是企业信息化的“共产主义社会”了。



图1  企业信息化应用水平的四个层次(来源:企业资源管理研究中心)

可见,有一个事实贯穿于企业信息化水平提升的整个进程,那就是:人们对于信息的集成程度要求越来越高,对于信息获取的便利要求也越来越高。如何更好地解决信息获取的难题,让适当的人(Who)在适当的时间(when)获取适当的信息(What),业内外这个方面作了很多探索。企业信息门户,就是在这样的背景下应运而生的,它帮助人们在获取特定的数据时不用再进入众多的IT系统,而是经由“门户”就可以获取这些信息。

Yahoo!不是EIP

企业信息门户(EIP)与Yahoo、SINA等门户网站或者企业所建的对外宣传和发布信息的网站是不同的。无论是面对的使用者还是要解决的实际问题以及安全模式、与业务系统的集成等方面都有较大的不同。但是,从EIP的发展历程,我们也可以看到这两者有存在着联系。

在初始阶段,门户实际上就是一些静态的网页,企业将相关的信息发布在这些网页上;在此基础上,又将企业中可以为大家共享的文档集成进来,并增加了高级的搜索功能,这在一定程度上实现了内容管理的功能;随后,一些工作流、Email、人力资源管理、后勤管理的功能被纳入到EIP中,使得EIP逐渐发展为企业运营的平台,在这个阶段EIP的概念逐渐成型,其功能也比较完善了;但是,随着业务应用系统的增多,如ERP、CRM、SCM等,人们希望能够透过信息门户获取其中的信息。于是,EIP又逐渐成为与这些业务系统进行交互的平台,再加上一些高级的个性化功能,此时的EIP便已经逐渐成为完善的门户。这个过程,可以如图2所示。


图2  门户的发展历程(来源:企业资源管理研究中心)

EIP发展到图2比较完善的阶段,将具有以下特征:

1) 统一的信息访问渠道:通过将内部和外部各种相对分散独立的信息组成一个统一的整体,使用户能够通过统一的渠道访问其所需的信息

2) 强大的内容管理能力: EIP支持几乎各种结构化和非结构化的数据,能识别多种关系型和OLAP数据库中的数据,并可以搜索和处理合同、文件、模板等各种格式的文档。

3)协作及共享:允许使用者存取或提供信息给特定的个人或群组。内部员工可以通过EIP系统分享信息,比如一些简单的EIP产品就可以实时发布公告,员工可以马上得知企业信息,由于具备了个性化的功能,所以可指定阅读公告的对象,并具备权限控管的功能。员工可在虚拟社区中发表事件心得、问题寻答、知识撷取等。员工还可以通过EIP中的个人日历和工作日志的功能,在EIP中安排自己的工作。一些EIP产品还具有人力资源管理的功能,可以实现公司人事基本资料的发布,除了文字介绍,还可以放置照片,让同仁之间彼此有更多一层的了解。有些功能强大的产品还可以实现劳资管理、绩效管理等。通过门户,还可以进行工作流管理、电子邮件管理等。同时,也可以建立属于企业或个人的搜寻引擎,并可设定或者规定开放使用时段或权限,运用网络资源取得正确、有用的资料,节省时间成本。除了内部员工的信息共享,对于客户、供货商及合作伙伴,也可以通过企业间网络达到信息共享的目的。

4) 个性化的应用服务: 信息门户的数据和应用可以根据每一个人的要求来设置和提供,定制出个性化的应用门户,每个人根据自身角色不同和安全级别的不同,都可以看到不同的信息,同时增强了对顾客的亲和力和吸引力。

5) 与现有系统的集成:可以在一定程度上将EIP与企业现有的数据和应用无缝地集成到一起,如ERP、CRM及SCM等,保护了原有的投资。一方面可以从EIP中获取这些系统中的数据,另一方面也可以从EIP中将数据写入到业务系统中去,比如员工费用的报销、客户数据管理等。

6) 不间断的服务: 通过网络和安全可靠的机制使用户在任何时间任何地点都可以访问企业的信息和应用,这就要求EIP必须是基于Web的。

7)安全可靠的保障: 通过安全机制保证数据的机密性及完整性,保障企业业务的正常运转。EIP可以提供的安全机制包括认证、角色分配、用户和组的特权、用户操作监督,与专门的B2B安全服务器建立安全通道等。EIP的安全机制可以适用于金融行业、司法系统及企业之间的业务。

谁在提供门户产品?

如今,市场上许多产商都推出了自己的Portal产品,纵观这些产商,主要有如下几类:

纯粹的门户供应商,如 Epicentric, Plumtree 和 Viador ;

基础软件供应商,如IBM,ORACLE,BEA,SYBASE 以及MICROSOFT等;

搜索/分类方案供应商,如autonomy,arisem 和Verity等,已经开发了门户方案来集成他们相应的搜索/分类/索引方案;

内容管理的供应商,如 Documentum, Interwoven, iManage, InStranet 和OpenText等,也加入到门户市场上来;

CRM 和ERP软件的供应商,如BroadVision,Vignette,SAP和PeopleSoft同样会在门户市场上扮演一个重要的角色,门户必须和他们的应用系统能够集成,以满足那些使用了这些应用的企业的需求;

EAI(企业应用集成)方案供应商,如Tibco等也提供门户方案。

其实,这些产商的来源也从一个侧面反应了信息门户所涉及的重要领域,如:企业应用软件、搜索/分类方案、内容管理、EAI等。我们还可以进一步比较一下国内市场上主流的一些门户产品:

IBM Lotus的K-station:可以很好的完成知识管理、业务协作等功能,可以与Lotus系列的知识管理和OA产品实现无缝集成,而且开发工作量很小。该产品已经整合到IBM的Websphere Portal家族,以实现更强大的功能。

Oracle Portal:提供了一套Portal开发的平台和一些标准组件,可以非常方便地和Oracle公司的应用产品集成使用;也可以非常方便地和基于Oracle数据库的应用集成;

Microsoft公司的Sharepoint:可以与Microsoft自身知识管理产品相配套,但是与主流的企业应用软件不易集成;

SAP的Portal产品:其本身虽然不提供应用系统的功能,但是却可以很好的与主流应用系统集成,如 SAP,Oracle,Siebel等,而且现在也可以与一些主流的OA、KM产品集成;

Exact公司的E-synergy: 其实它是一套具备了知识管理、人力资源管理、财务监控、后勤管理、工作流管理、客户关系管理、项目管理协同商务平台,已经实现Portal的诸多功能,可以实现内外部站点结合,Custom Portal,Reseller Portal,Employee Portal等功能,对于知识密集型的企业是一个非常不错的选择。

要说明的是,对于这些产品的选择一定要切合企业的实际需求,真正解决企业的问题所在,而不能够求大求全。在以往和企业的交互中,我们会碰到这样的事情:有的企业在实施EIP时,几乎要求所有的功能都具备,似乎上了EIP就可以一劳永逸了;还有的企业过分追求集成,想把EIP和几乎所有的应用系统集成起来,结果项目久拖不结,造成了不必要的浪费。在选型的时候,我们需要认识到在目前的市场上,很难找到一个现成的门户产品能够完全满足客户的所有需求,因此我们选择EIP的时候不仅要看产品目前的功能,还需要了解供应商的稳定性、将来产品的规划;其次,我们一定要分清集成的两个层次,EIP到应用的集成和不同应用之间的集成,前者是EIP解决的问题,后者是企业应用集成系统(EAI)解决的问题。另外,还需要充分考虑企业IT系统的规划和部署,把未来应用(如CRM,SCM等)建设与当前选择的EIP软件结合考虑,以保障未来的可扩展性。


作者联系方式:
George.xu@AMTeam.org
Tony.wan@AMTeam.org
本文曾发表于《IT经理世界》

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拥有多年企业管理及信息化的研究和实践经验、企业应用软件系统设计与开发经验。在IT规划与选型、知识管理与信息门户、办公自动化管理、企业应用集成、企业信息化项目组织、高级管理培训教学等方面积累了丰富经验,曾成功领导、参与为多家知名企业及组织(如东风汽车、东方通信、广州地铁、特变电工、上海市软件协会等等)提供企业管理及信息化的咨询建议,曾为多家企业提供高级培训。同时,领导和参与了AMT《信息动力丛书》之《IT选型》、《企业应用集成(EAI)》的主要著作。 主要培训领域:IT项目管理、知识管理、IT选型、企业信息化规划、流程管理、变革管理……
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