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AMT:信息化破解企业费用报销难题

来源:AMT咨询  
2013/3/28 10:33:22
传统的企业预算管控及费用报销工作会因为人为因素造成公司财务制度无法得到有效执行,同时,会造成由于企业费用报销执行不当造成预算超支的情况。传统财务工作多表现为基础劳动密集型的工作,大量重复工作导致财务人员总是人浮于事,严重影响工作效率和员工报销进度。

传统的企业预算管控及费用报销工作会因为人为因素造成公司财务制度无法得到有效执行,同时,会造成由于企业费用报销执行不当造成预算超支的情况。传统财务工作多表现为基础劳动密集型的工作,大量重复工作导致财务人员总是人浮于事,严重影响工作效率和员工报销进度。

纽约泛欧交易所在2010年7月发布的报告里表示:2010年上半年,中国成为全球IPO(首次公开募股)最活跃的国家,取代美国和巴西,位列第一。在通往IPO的道路上,中国企业普遍面临着管理上的诸多挑战:财务管理能力如何提升?信息系统如何支撑企业战略的落地,成为提升管理效率的有力工具?

AMT咨询通过近年来为数百家企业提供预算管控和费用报销相关的服务,随着我国集团公司的形成和发展,企业的财务预算管理能力逐步发展起来,中石油、中石化、中外运等若干个成功案例也逐渐涌现出来。但是,现阶段绝大部分企业预算仍然主要为手工的线下操作模式,并未在执行过程中得到有效的监控。在国内外市场竞争日趋激烈的经济形势下,开源节流并且优化配置企业的有限资源,以合理投入获取最大利益产出,促进战略目标如期达成,方能保障企业快速发展。

传统费用管理及预算控制过程存在的问题

AMT研究表明:传统的预算管控会因为各种人为因素造成公司财务制度无法得到有效执行,同时,在预算执行过程中,常常出现费用发生超出预算的情况。另外,由于传统财务工作多表现为基础劳动密集型的工作,大量重复工作导致财务人员总是人浮于事,严重影响工作效率。

1. 企业财务数据无法及时获取和共享。

通常企业内与财务相关的软件仅仅在有限的人员内使用,并未得到实时更新及共享,使得企业管理层无法及时获取相关经营数据。由于财务数据和业务发生数据的时间差,常常导致费用发生一段时间后,待财务做账时,才发现预算已经严重超支。

在企业领导审核费用的过程中,并未有实时的预算执行情况数据提供审批支持,也是导致预算控制力不强的原因。

2. 企业财务制度形同虚设。

企业财务制度体现在两方面,一种为日常财务管理制度,主要表现为差旅、福利相关方面;另一种与日常运营相关,为预算管理制度,主要表现为公司预算执行监控以及项目预算的管控方面;由于制度都是纸面上的文字,在费用审核过程中受人为操作影响较大,常常导致不符合财务制度的费用被审批。

3. 手工作业效率低下,出错率高。

传统财务工作范畴有很多在进行重复的工作,比如凭证的处理,报销支付等,浪费大量人力处理基础工作。

在传统费用管理及预算控制过程中,还会出现很多问题影响企业日常工作,见表1。

表1 传统费用管理及预算控制存在的问题

如何提升企业费用管理及预算控制能力

由于企业费用管理及预算控制能力是企业管理能力提升的重点,企业对各业务部门日常财务管控都可以从合理的费用支出和财务预算过程控制开始。基于以上问题的存在,不难发现问题的核心是由于企业内信息孤立、经营数据未得到及时更新及共享所致。由此看来,一套稳定、开放、安全的信息系统是解决以上问题的关键所在。

会计信息化对企业费用管理及预算控制工作的支撑

企业费用管理及预算控制系统的建设前提是基于Internet的系统,让员工在任意地点都可以进行费用报销、随时监控报销过程;让领导随时随地可以审批,在审批过程中及时对预算执行过程进行审批辅助支持,并监控费用开支是否符合公司财务制度;能够自动生成记账凭证,并与网银实时同步,减少财务手工操作带来错误并降低财务支付风险,见图1。

图1 费用管理及预算控制系统

1. 系统建设原则。

由于该系统中包含企业日常经营数据,于是对系统的稳定性和安全性提出了较高要求。保证企业在各种环境下的数据准确率,以及突发情况下的数据还原机制。安全性方面需要通过登录安全验证以及数据安全性做双重保护。

同时,由于避免信息孤岛的存在,通常情况下需要与企业统一数据平台中的基础数据实现共享,也会涉及与企业外部系统的数据传输,比如网银等。因此,对系统的开放性有较高的要求。

2. 费用管理及预算控制。

Ø 预算编制、审核、变更。

系统提供预算编制功能,作为预算控制的基础依据,同时需要满足企业预算执行过程常常碰到的问题,比如滚动预算、弹性预算等;预算审核过程中经常出现多个审批人由于不同意见反复修改的问题以及历史数据参考的要求,可以通过线上与线下结合的方式共同完成。

Ø 费用报销申请及控制。

报销发起节点是财务制度控制的源头,此时需要细化费用类型,并结合不同的费用中心、成本中心、收入中心等不同中心的考核办法进行控制,某些固定费用类型只允许在预算内申请,某些费用类型可分为预算内和预算外的费用审核流程。

为了方便员工报销,在报销申请时,可提供信用卡刷卡记录导入接口,同时可降低相关违规费用风险。

Ø 费用审核及控制。

在审核过程中,系统需要给领导审批提示,比如:是否超过当前人员报销标准?是否违反财务制度?是否超当期预算等等;同样,预算控制方式也与不同中心的考核方式不同而不同。在超预算审批时,能够实现实时预警,告知审批人相关风险。

Ø 财务核算。

在财务核算阶段作为辅助核算工具,提供自动化凭证处理,并及时与网银进行支付数据传输,大大减少财务手工工作量。

3. 经营决策分析。

在费用管理及预算控制系统中,企业核心人员需要知道预算执行情况、费用发生分析等。

Ø 预算执行情况:显示各中心的年度总预算、期间预算、已执行数、执行中数据、剩余预算等;

Ø 费用发生分析:显示各中心当期以及历史发生费用总和及明细,可按照个人、费用类型、项目等不同维护进行统计分析;

费用管理及预算控制系统给企业带来的价值

费用管理及预算控制系统给企业带来的价值具体表现见图2。

图2 费用管理及预算控制系统的价值

纵观世界上处于竞争优势的大公司,都把信息技术作为推进体制创新、科技创新、管理创新的重要手段,在提升企业管理水平、优化管理流程、提高生产效率等方面,取得了明显效果和经济价值。在保证投入的基础上,国外大型公司在信息化建设的过程中,重点考虑数据实时与准确控制、会计信息系统集成与数据统一、公司组织与流程优化的结合,这些方面的综合实施保证了会计信息化建设效果的充分发挥。

责编:赵龙
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