当心企业身旁的定时炸弹-软件资产管理

    软件作为企业的无形资产，已日益成为企业核心竞争力的动力源泉之一，而软件资产管理仍是许多企业还未完善的管理领域。多买、散买造成的软件采购成本上升；软件未实现正版化，增加声誉和财务风险；国内外法规不断出台，软件无序管理引发法律风险。都让软件资产管理成为埋在企业身旁一颗滴答作响的定时炸弹。

    面对众多的购置软件、复杂的许可授权机制，许多企业都处于“三无”状态，即没有软件管理制度、没有长期的软件管理规划、没有专职软件管理人员和软件管理工具，这就造成了企业对整体的软件使用情况和未来需求没有清晰的认识，不仅难以发挥软件和信息系统的作用，提升企业的竞争力，还会给企业增加成本并带来巨大风险。

    风险一：软件管理效率低下，采购及维护成本上升

    由于多买、散买造成的软件采购成本上升的风险，是软件资产管理缺失造成的成本失控风险的主要体现。举例来说，公司的多个部门或多个项目可能都会单独购置一些软件，有些软件价格还比较昂贵，整套软件下来多达几十万甚至上百万元。而公司没有对软件需求进行系统的分析和规划，对于软件没有集中管理，更没有统一的软件采购预算编制及审批，这就造成公司本可以通过批量集中购买来增强与销售商的议价能力压低价格、节约成本，却由于未能对软件采购进行协调管理而增加了大量的采购成本。

    很多企业对于软件都缺乏统一的调控，每个软件由哪个部门哪个员工在使用都无从查证，这些软件处于生命周期的什么阶段更没有记录和评估，何时需要进行采购、更新升级、报废都缺乏规划，管理效率低下。有些软件本可以通过企业内部再分配就可以满足各部门的使用需求，却进行了重复采购，不仅增加了采购费用，还增加了管理成本；有些软件随着企业的发展已不能满足使用的需求，需要进行更新升级，却由于没有及时的评估却依然在用，不仅降低了IT系统的效率，还可能产生软件合规的风险。

    据调查显示，未施行软件资产管理的企业可能多产生超过10%的软件合规成本和软件维护成本，软件采购成本将上升30%。对于企业来说这个比例不容忽视，软件成本的控制失效、软件投资回报率的低下，是企业亟需注意和解决的问题。

    风险二：软件未实现正版化，增加声誉和财务风险

    软件正版化/合规是进行软件资产管理的最初驱动力，也是软件资产管理的首要要求。近年来越来越多的软件供应商开始开展软件许可证审计，软件合约中的审计条款使得软件使用企业必须配合该项复核工作。

    中国企业的软件正版化进程还很漫长，许多没有进行软件资产管理的企业可能还在使用违规或过期的软件，外部许可证审计将统计出未购买许可证的软件数量，并要求企业补买，这本身已经是一笔不小的额外支出，还不包括附带产生的软件安装所需要支付专家的薪水、购买新软件工具的费用以及人力成本。更严重的是，使用盗版软件可能引发企业的声誉风险，影响公司形象。

    另外，对于没有进行日常软件管理的企业来说，完成外部许可证审计可能占用大量的时间。许可证审计可能涉及全公司的所有部门，而有些企业通过一个整体协议购买软件，那么审计工作可能还涵盖用于其它分公司使用的软件，如果没有使用类似“软件库”的管理方式对所有软件进行全局的统计，可能需要花费大量时间查找软件的使用部门、人员才能完成审计工作，甚至占用大量的人力和时间成本，对日常工作造成影响。