整合知识

  作者:蓝凌管理咨询
2007/5/31 15:55:33
基于门户概念的“知识管理系统”,为CIO们整合企业的IT资源提供了一个不错的选择。

本文关键字: 理论探讨

人性化整合

"知识就是力量"。走进深圳三九医药贸易有限公司(以下简称"三九医贸")的大楼,随处可见的宣传板会不断提醒人们这句话的重要性。门厅上醒目的"999知识管理(KM)系统信息管理责任表"列出了公司10几个部门及相关的负责人,30多个KM系统模块的执行责任人。电梯里、走廊上、各办公室的墙上都张贴着关于KM系统的不同主题。知识系统在三九是一项全民参与的系统,它已经超越了传统的知识库和OA协作的概念,为企业提供了一个基于门户软件的管理支撑平台,将企业的各个IT系统整合为一个单一的界面提供给员工,用人性化的方式使整合了企业的IT资源。现在,用知识管理系统整合企业的IT资源已经成为许多企业解决"信息孤岛"问题的新选择。

从以系统为导向到以人为导向

同许多大型企业一样,三九医贸的信息化建设起步很早,逐渐建设了很多的IT系统,系统的不断增加在促进企业管理水平提高的同时,也使员工经常需要在不同的系统之间进行切换。三九医贸作为三九企业集团旗下的一个分公司,是目前国内医药市场最大的专业化销售公司之一,业务涉及中成药、抗生素、中药针剂、生物制品、血液制品、保健品的销售及进口药品等诸多领域,在2001年企业实施了SAP公司的R3 ERP系统,并且相继建设了人力资源管理财务管理等多个IT系统。三九医贸的初衷是建设一套协作的办公系统,能够使员工方便地进行协同化的工作。但当三九医贸电脑中心主任李士峰接触到了知识管理的概念后,运用知识管理构建统一的工作平台的想法开始出现在脑海中,并选择了深圳蓝凌管理资讯支持系统有线公司作为合作伙伴。

三九医贸的知识管理系统构建在门户软件的基础上,系统主要基于Lotus Domino、Domino.Doc、K-Station和Sametime产品定制完成的企业文档管理中心、知识门户系统和实时协作及交流系统的建设,并整合已有的MS Exchange和Active Directory目录,提供目录单一的身份认证。打开三九医贸的内部网络门户,进行身份验证之后,用户就能够按权限访问相应的资源,而且页面上也会列出该用户的"待办事项"等信息。透过这个门户,用户可以访问到多种异构数据源和应用,包括MS Exchange、ERP系统、企业文档管理系统、讨论组、工作流应用和网上培训等内容。由于系统的信息管理已经落实到个人,所以,每天系统内都有大量信息更新。而且,公司的文件发布也逐渐转到以网络为主。为此,三九医贸规定,如果员工因为没有及时上网看文件造成工作失误,后果需自负。通过这样的一个门户,员工的工作被集成到一个页面上,而ERP等系统则在门户之后正常运行。李士峰说:"建设这个系统,我们不仅仅关注在技术问题上,更重要的是它体现了知识的价值和企业工作流的核心思想,这和公司将IT提高到战略高度的想法不谋而合。"

从以功能性的系统为导向到以员工的工作内容为导向,改变了过去人去适应系统,而使系统变得更加集成化和人性化。另一个典型的例子是深圳蓝凌的另一个客户--郑州宇通客车股份有限公司(以下简称"宇通客车"),他们建设的SAP R/3系统在2003年的1月份正式运行,整个系统的使用效果非常明显,企业在体会到ERP带来的好处的同时也逐步感受到了制约。由于SAP的软件设计十分的严谨,宇通要想自己根据实际的需求进行一些功能的增加和修改的话十分麻烦,另外,由于R3系统的作用越来越重要,需要使用该系统的人比建设初期成倍的增加,而SAP的软件许可证控制严格。宇通通过建设了一个知识管理的平台--KOA系统,在KOA系统上作功能的开发,然后整合KOA系统与SAP系统,通过KOA系统实现单点登陆,以WEB的方式通过KOA访问SAP系统,解决了功能开发和使用人数上的限制,使严谨的SAP呈现出亲和的面目。

从一群羊到一头狮子

整合"信息孤岛"一个重要的目的就是使企业的信息由分散变为共享。而这些信息都是"知识管理"所关注的对象。管理大师彼得.德鲁克(Peter F. Drucker)《新现实》一书中写道"知识"(knowledge)是一种能够改变某些人或某些事物的信息(information)。"而获得有用的知识对于员工来说,是提升工作效率和能力的重要途径。深圳蓝凌管理咨询支持系统有限公司总经理杨健伟有这样一个公式:KM=(P+K)s(注:S是上标),他说这里面P代表PEOPLE,就是企业的员工,K是KONWLODGE,S是SHARE,指知识的共享,而"+"则是Technology,即通过信息技术的手段,在企业的员工之间实现有用信息的共享。这样可以使企业的员工由一群羊变成一头狮子。

对于一个县级市的公用事业企业--江苏省金坛市供电公司来说,员工计算机水平不高,林林总总的小系统却不少,这一直困扰着主管信息化建设的总经理助理戚江伟。为了解决实际问题,金坛市供电公司分散开发了办公自动化系统,各类供电生产管理软件,再加上上级公司推广一些系统,戚江伟说:"独立的系统特别多。对于金坛供电公司的员工来说,记密码都记不住。好多员工都要在笔记本上记下各个系统的密码,要用的时候再去查。"并且,大部分系统都是些数据录入、简单查询、报表打印等功能,只能解决事后统计的问题,不能实现实时的控制。金坛市供电公司从2001年就开始寻找解决之道,在苦苦寻觅了3年之后,在2004年的4月才决定建设知识管理系统,整合企业的工作平台,他们与深圳蓝凌合作的LKS-KOA系统在7月完成。戚江伟说:"LKS-KOA系统以企业非结构化信息的收集、发布和传播为中心,以共享和沟通为第一目标。"

金坛市供电公司的LKS-KOA系统采用BS的方式构建,与宇通客车一样也是采用纯WEB界面的方式,将各个业务和办公系统按照员工的工作职责整合到一个统一的界面。员工通过LKS-KOA系统的单点登陆后,页面就会显示"当日工作"、"待办事宜"、"审批流程"、"知识文档"、"绩效考核"等相关的工作,员工可以在这个界面上完成多项工作,而且与这些工作相关的知识都可以随手点击显示。戚江伟说:"这样就形成了一个整合的企业知识库,提升了工作效率。"以前A部门有什么事情与B部门协调,很多时候要先找企业领导,然后领导去进行协调和沟通,现在通过LKS-KOA系统,部门之间可以直接进行沟通,领导通过系统也能够实时的看到。戚江伟形容说,这个系统就想企业组织运行的润滑剂和推进剂,它使企业员工能够更加顺畅的沟通和分享知识。金坛市供电公司的LKS-KOA系统在电力行业也引起了不小的反响。2004年10月,上海市电力公司到金坛参观后,决定在全市的4个供电分局也建设类似的系统。

来源:蓝凌管理咨询支持系统有限公司

责编:张赛静
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