易拓ERP系统在上海田岛工具顺利实施案例

  作者:姜玲
2007/3/19 11:40:47
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从MRP2开始的信息化道路提到田岛的信息化之路,就不得不提到现任的总经理王晓。十年前上海复旦大学毕业的他来到上海田岛,当时的田岛只不过是一个作坊式的小企业,从基层的计划员到计划部长,期间伴随着企业的逐步发展和壮大,在企业发展过程中所存在的问题他本人也非常清楚和了解。当时田岛的IT部门尚未建立,作为计划部长他率先组织技术人员组建了企业内部的局域网,发起实施 MRP2系统,整个系统整合了全部企业资源,使企业的采购、生产、计划、库存、管理充分协调互动起来。在这期间,他协助软件技术人员调研了业务需求,自行开发了进销存系统(C/S架构),分发到各地使用,极大地提升了管理效率,使田岛的信息化管理初具雏形。
 
王晓在2003年正式上任田岛公司总经理,上任伊始,他亲自代理IT部长,在公司已有的局域网基础上组建了广域网络,改变了以往上海总公司与外部的沟通模式,为企业电子商务及ERP软件实施铺平了信息高速路。“通过计算机和先进的管理软件实施进而实现企业的高效管理是我的目标也是田岛所有员工的目标”,王总的话简单而有力度。随着企业发展的速度加快,前期的MPR2系统已经从各个方面显示出了不适应性,手工程度偏高,带来的是准确率和效率普遍低下,日本总部对上海田岛的实际情况了解也不够及时,2003年7月王总带着企业目前所遇的问题飞往日本,提请总部在上海田岛工具实施ERP管理系统。

易拓ERP连过数关脱颖而出 

王晓总经理的日本之行确定了ERP的项目实施计划的落实,亲自挂帅成立了田岛的ERP项目小组,同时任命精通物流计划运作的IT室长季志杰为ERP项目小组组长,开始搜集以往规模行业类似企业在实施ERP过程中出现的失败和成功案例,对每个案例进行详细的分析,另一方面多方咨询各ERP厂商在制造行业以往的成功客户情况和口碑,以对未来的合作伙伴能有一个正确评价。并且同步邀请了国内外ERP服务厂商,其中包括:SAP、高维信诚、金碟、NEC、富士通、日立、神州数码等进行投标和产品演示。当时田岛工具的日本总部更倾向于采用日本本土企业的软件产品,通过个方面的评估指出国外软件的本地化不足,且后续的当地服务、维护成本很高,使得日本总部最终放弃了使用日资服务商提供的软件想法,而一些著名的外资软件明显服务意识不强,且局部功能不够贴近本地化的业务要求,经过两轮仔细筛选,田岛公司最终选择了神州数码管理系统有限公司作为合作伙伴,选定了DCMS的易拓产品。季室长回忆:当时,神州数码管理系统有限公司的易拓事业部林德钰总经理来公司对易拓的功能作了详细的分析和讲解,从早晨九点一直讲到晚上十点,田岛各个部门的负责人准备了诸多问题发问都没有难倒林总,大家也都很兴奋,甚至忘记了吃饭和休息,正是这次讲解,使田岛的各部门负责人心服口服,并且对易拓系统在制造管理方面独具特色的管理功能产生了浓厚的兴趣。 

说起选择易拓的原因,季室长的介绍到:在生产计划和排程方面,易拓的批次需求计划,可以根据客户生产模式进行灵活调整,可以考虑到每一订单的特征,对订单所需的物料做出即时的查询,反映出订单缺料的状况及时地答复客户订单的交货期,应对突然增加的批次计划以及物料变化生产计划能快速地做出反应,充分体现了其生产管理上的灵活性。而田岛原有的MRP2要确认一张订单时,往往要花费较多的时间来做判断,在实际应用中往往无法应对生产中的突发变化而做出的调整。易拓系统的库存管理系统中包括了采购、生产、销售及物料需求计划,能够实时动态地反映物料准确的库存量,排除了依靠经验判断库存的情况。

在信息整合方面,可以在时间和空间上让各个企业中的“信息孤岛”整合到一个平台,田岛在外地有七个营业网点,易拓使各个分支机构的业务数据与上海总公司的数据实现了共享互动,并且日本总部对田岛公司的业务情况也能够随时随地清楚的了解。

易拓软件运行的平台(Linux)及开发工具BDL语言本身的特点决定了软件运行的高效,软件的B/S架构充分利用了服务器高性能计划的优势,规范的软件编码、完善的容错机制、独具特色的作业编码机制,可以大大缩短二次开发的周期,易拓ERP系统对网络宽带的要求也非常低,这对于田岛公司低成本投入的VPN网络无疑是最好的选择。

正是由于易拓ERP系统的上述优秀出众的特点,才获得了田岛公司的亲睐,而实践证明这些优点得确在后期的应用中也突显出优势。随着双方正式签约,神州数码易拓的采购管理系统、应付帐款系统、固定资产系统、总帐会计系统、料件库存系统、物料需求计划、固定资产系统、总帐会计系统、物件库存系统、物料需求计划、MPS管理系统、票据资金系统、质量管理系统、成本会计系统、生产管理系统、销售管理系统、应收帐款系统、人事管理系统、防伪税控系统等二十多个模块被田岛第一期全部采用。

全员动员多方协同铸造田岛信息化管理旗舰

2004年12月,上海田岛工具ERP项目正式开始实施,神州数码管理系统有限公司委派在企业制造管理方面拥有丰富实施经验的人员作为项目经理代表进入田岛公司,指导实施整个项目,DCMS的项目经理根据调研过程中对田岛公司的了解,与田岛公司商定在上海田岛实现ERP三上月内上线,而对于这样规模的制造企业,三个月之内对ERP系统实施成功几乎是一个不可能的任务,因为田岛公司所涉及的新品种类非常丰富,在成功实施ERP的同时,还必须保证业务量的增长,所以公司高层决定动用全公司的力量。总经理王晓在ERP实施小组会议上明确指示“ERP实施是田岛公司的大事,每个人都必须足够的重视,ERP一役只许成功,不许失败”,项目组基于“三个月内必须完成上线”这样一个明确的目标,制订了一个详细计划。

易拓ERP实施之前,田岛公司的业务数据分立于各套独立的系统中:主要在Oracle8i中、Sql Server2000数据库系统中,另外,七个分支机构进销存系统数据存于各自独立的数据库ACCESS97中,如何将这些不同数据库系统的信息整合到易拓的数据库中是ERP实施初最急需解决的问题,也是易拓ERP在田岛公司内部运行阶段所必需的信息,事实上主要业务数据在原来各系统已经存在。在导入过程中除了业务数据本身的准确性外,还是需要考虑在ERP系统中的完整性及相关特性,对于每次进入系统的数据是否准确,项目组长季志杰都亲自过问并进行检查,数据批量整合到ERP系统极大的减少了手工录入的工作量,让田岛的员工有更多的时间去熟悉实际业务及软件操作,避免了手工作业可能的误差,大大缩短了前期准备工作的时间。

经过田岛公司业务部与神码顾问的初步讨论确定,决定先将田岛公司的主要部分:整体系统、整体管理、采购、销售、库存、料件、BOM、生产、质量系统提前投入试运行,在主体框架基础上,启用应收、应付、票据、防伪税控、成本及总帐系统,同时逐步完善业务中细节部分,发现并及时解决软件运行及使用中的问题,保证在上线之前就已经解决。其次,让业务人员在上线之前就能够熟悉ERP软件的运作,针对各部门组织及分工现状,神州数码实施小组和田岛公司业务双方首先拟定了操作流程讨论,将每个部门的工作细节进行固化,对一些原有的不合理的流程,双方共同协商进行修改。业务流程的讨论过程中,双方展开了一系列有针对性的讨论,各部门负责人每次均出席,成为业务流程确立的建设者。各部门业务人员都积极的将各自业务需求及差异流程摆到桌面,从自身业务与ERP系统对应业务的合理性、关联性进行对比、验证,最终确立更为优化的流程,对于优化后的流程,在易拓软件的主界面上通过图形方式再进行定义。

ERP系统的实施过程是对原有管理模式的更新,在实施易拓的过程中,田岛公司的财务部门对新系统比较抵触,经了解主要是员工对新系统“恐惧”,担心新系统会对现有工作冲击。王总与季室长与财务部门的负责人一起分析,财务端是最终数据的接收者,一切信息都要到财务进行汇总,所以担心改变财务原本条理化的作业。王总提出并行的方式,在前两个月的手工帐和电子帐同时进行,在这个阶段查找问题解决问题,从第三个月起切掉全部手工帐,改为在易拓上进行帐务处理,这样打消了财务部主管的顾虑,消除了ERP在企业内部实施的阻力,ERP的财务管理系统顺利实施。

成功可以分享管理无限卓越

田岛公司的季科长回顾到:从实施ERP的第一天起,他就非常自信ERP系统不会在田岛失败,他经常对IT部门的其它同事讲,这是一次难得的学习机会,将来很少有机会从头到尾将一个企业的如此庞大的ERP项目参与并执行下来,所以那时候大家工作起来都很“拼命”。神州数码管理系统有限公司专业化的技术服务、标准化的项目实施流程在其中也发挥了重要的作用,神码的顾问在ERP实施最紧张的阶段,每天只睡几个小时,与田岛公司IT部门的员工一起奋战在第一线,发现问题就地及时解决,通过十天调研及流程分析、八十天流程细化确立、差异业务代码定制及试运行,整整三个月时间的日夜奋战,在2005年3月,田岛的ERP系统全面上线,季科长颇有感触的说到:“经过那一段时间,我们与神码的顾问完全成为了可以互相信赖的伙伴和朋友。”

ERP实施之前各分支机构在产品编码上有较大差异,对于同一种产品在不同的分支机构往往有不同的编码,ERP实施后,料件采用统一编码,各营业所不需要再输入料件信息,要采购的产品由上海总公司进行抛转即可建立新的产品信息,大大提升了效率减少了错误发生的概率。物料需求计划、主生产计划系统运行及呆滞料分析可以让田岛的决策者更加准确的了解销售、预测、采购、生产、库存过程中物料近代制:追踪物料检验、入库状况,避免了物料存积压及物料供应不足的情况,有效地降低了库存成本,到了2005年12月份,企业库存降低了五个百分点,而到2006年的六月份又降低了五个百分点。在财务成本的控制上,由原先的手工分摊成本的粗放式管理方式转为由系统依据当月生产工单领料做成本的分摊计算,进而进行制造成本分析及成本差异分析,使成本管理更加精细化。 

易拓完善的权限管理及菜单订制功能也完全符合田岛管理上分工作业的要求,使作业过程中各自分工明确、责任分明,例如:采购收货、质量检验、入库可根据管理上的要求进行分开或合并操作。

软件B/S架构决定访问方式上非常灵活,可以通过在客户端安装易拓专用访问工具,也可以通过Internet Explorer访问,使得企业的信息化彻底突破了时间和空间的限制。完整的业务数据,大量灵活准确的报表及查询,适应企业各层面业务人员的决策需要,也使得业务人员从锁碎的日常业务中解放出来,有充分的时间将业务做细做精。

易拓的标准代码逻辑适应了田岛公司大部分业务逻辑的需要,差异部分在已有的标准程序基础上结合企业自身业务特点进行业务定制,根据田岛的实际业务灵活地扩充,优秀的报表构建功能及GENEROBDL语言内建的XML胜任任何复杂的业务数据的表现,在2005年后的一年多时间里,在神州数码顾问的指导下,田岛公司的IT开发团队对ERP系统中存在的小问题及各部门的业务需求进行了修正和二次开发,同时DCMS的技术人员对解决不了的问题进行指导解决,使得整个系统的运行更加流畅、高效,季室长说到,这也体现出了当初在考虑神码在本地化服务优势的正确之处。

易拓还对企业形象的改善、整体管理思维提升及员工积极性的激励方面都有所帮助,是迈向网上集成商务的坚强后盾,目前也成为了田岛公司企业文化的重要组成部分,为使得ERP文化更好的共同学习和交流,田岛公司的IT部还特别开发了BBS论坛。
 

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