传统企业如何快速打造“互联网化”工作方法

来源:畅享网  
2017/4/12 14:38:37
其实传统企业转型是一个非常大的话题,过去已经被讨论太多次。我今天想从更聚焦的维度切入到这个转型的模式中,也就是说,如何能够帮助传统企业进行“互联网化”的工作方式的一个变化。通过具体的案例和大家做讨论,在转型中IT部门如何能够更加落地、更加有效地推进企业的组织结构和工作方式的变革。

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大家下午好,非常高兴能够参加畅享IT讲堂活动,我是亿方云的CEO程远,今天分享的主题是“传统企业如何快速打造互联网化的工作方式”。

其实传统企业转型是一个非常大的话题,过去已经被讨论太多次。我今天想从更聚焦的维度切入到这个转型的模式中,也就是说,如何能够帮助传统企业进行“互联网化”的工作方式的一个变化。通过具体的案例和大家做讨论,在转型中IT部门如何能够更加落地、更加有效地推进企业的组织结构和工作方式的变革。

首先我先分享下个人一段经历, 2009年我毕业以后加入了美国一家初创公司——BOX09BOX团队不到30个人,创始人只有22岁、23岁,平均年龄不超过25岁。当时公司做的是给企业提供云端文件共享的服务——SaaS,有行业巨头、传统软件厂商等非常多的竞争对手,而且都是以服务中大型企业为主的,基于大型企业有大量IT成熟的设施,所以那时都认为,我们这样的公司主要是给中小型企业提供服务。但是,到2013年,BOX已经从30人增长到了1500人,年收入达到了2亿美金左右,并且有82%的世界500强在采用box这样类型的服务。这个增长超出了所有人的预期。当然这个过程也是在美国的云服务爆发的四到五年的时间中完成的。像BOX这样的一个快速爆发,或者说对于一个行业产生颠覆性作用的例子,不论是在国外还是在国内,都已经成百上千的发生了。国内的像BAT、美团,等我们大家熟知的互联网的公司,他们用了短短几年的时间,就做了可能传统企业几十年甚至上百年去完成的业务的规模。

大家都在谈论互联网本身、互联网的业务、互联网的产品,但其实我认为在现阶段,任何一个大型的企业在有足够的资源和人力的情况下,作出一样同等质量的产品和业务,并不是一件很难的事情。甚至我认为,很多传统企业的产品比很多互联网公司的做的好。这些互联网公司能够成功的优势,最核心的来自于它本身的“基因”——也就是作为互联网公司它的组织模式、它的工作方式。

互联网公司的核心优势,我认为可以用三个词来概括,第一是“快”,第二是“人”,第三是“连接”。

“快”这点相信大家已经非常熟悉了,互联网带给整个社会最大的变化,其实并不是一个新的产业,而是让一个让我们周围的竞争环境、产品的迭代速度,等所有的东西都变得非常快。互联网公司竞争的不二法宝,就是它的快速试错,小步快跑。快速迭代,是它非常核心的优势。

快到一个什么程度,有一个例子。2010年的时候,H5的技术相对开始慢慢成熟起来, BOX在快速小型市场调研后将H5的一个页面做到了产品中一个模块里,然后找企业进行试用。试用结果发现H5技术相对不成熟,性能体验与用户的预期有很大落差。所以在那个阶段放弃了对H5技术的开发,由于都是小方面的应用,总计只花费一个半月。

我们一家大的竞争对手他们也发现了这个技术,在接下来的时间里花了大约三个月的时间做了整个H5更加全面的剖析和调研。最后他们决定,战略级地对整个移动APP的技术进行更新,全面转向H5,然后在接下来一年到一年半的时间里投入了一个非常大的团队,做 H5的技术的转型。一年半后这个产品推出了,但是就像我们当时给用户测试的一样,这个版本推出后,因为H5技术的相对不成熟,很多用户的体验爆发出来,用户的抱怨声很重。他们花了将近两年的时间大量的投入,得出了一个和BOX花了一个半月得到的同样结论,而我们所用的时间只是他们所用时间的十分之一。这样的快速试错、快速进行迭代方式,让BOX在四年的时间中超越很多竞争对手十年二十年他们要做的发展的速度。所以可以看出在“快”这点,绝对是互联网非常核心的竞争优势。

第二点就是“人”。谈到人,大家可能知道,互联网本身其实是以人为本的。很多互联网公司的成功,来源于它创始的团队、它关键人物的引入,它对人的重视达到了一个前所未有的高度。像Face bookGoogle这些公司招聘的人,具有很强的共性,这些人都是学习能力非常快,具有很强的主观能动性。可能他们并不是这个行业里最专业最有经验的一批人,但是他们的成长速度特别快,而且他们永远都希望能作出超出预期的事情。对于这样一帮能动性很强的人来说,你要做的事情,就是给他确立一个很明确的目标,不要管它中间的过程是怎么实现的,然后给他充足的环境、自由的氛围。就像google一样,让你有免费的饮料,免费的零食,非常开放平等的互联网文化,这些对于这样的一帮人来说,才能充分地发挥他们的战斗力。所以说刚才讲了人,人也是要和互联网的文化相辅相成在一起的。

第三点“连接”,其实互联网本身非常讲究信息的连接,在团队内部人和人之间信息的连接、人和信息之间充分的连接。当时在BOX,公司达到1000人以上的时候,我们每个人每月还是能非常清晰的知道公司目前的业务状况是怎样的,知道每个部门的项目实施进度是什么样子的。甚至很多跨部门的企业项目的协作,不管是在出差,还是在办公室,每个人都能实时地接入,而且都能实时的了解项目更新的情况。就是因为这样充分的连接,充分的使用信息化的手段,让团队的作战力、协同力变得很强。互联网公司像这样创新的效率,它的业务迭代的效率才能变得很快。而在这个过程中,连接是和IT部门的关系是最大的。IT部门在未来企业进行工作方式转型过程中,起到非常非常关键的作用,来源于它做的很多事情,能够真正的改变企业目前的“基因”。

对传统企业来说,它转型的目标应该是什么?

很多企业做的第一件事是把他们的销售放到互联网上面,通过电商的方式做销售,很多企业也已经把它的独立的业务变成独立的互联网业务。但不论是互联网的销售还是互联网的业务,我认为它都不能让一个企业在未来长久的时间中保持竞争力。因为社会实在变化太快了。

如何让一个企业真正的能够去应对这些变化,并在长期的过程中形成很强的竞争力呢?我认为中国任何一个企业,未来都应该变成一个互联网式的企业。这并不意味着它一定要做互联网的业务,但是它的工作方式,能够真正地向互联网靠近,能够更加地向“快”靠近,能以人为本,能够充分地讲究连接,充分地讲究协作效率。这个将会是企业能应对快速变化的一个重要因素。

当我们回国的时候,和国内很多企业家、CIO做过很多的聊天。对比中国和美国,我发现中国很多的IT领袖都是非常聪明,即使和美国比起来也完全不弱。他们在中国互联网发展变化中非常敏锐嗅觉到了很多即将发生到的变化。所以可以看到,我们现在很多中国的企业,尤其是中大型企业,在纷纷为它的管理层引入信息化相关,比如说基于大数据的分析,更好的帮助他们进行决策;引入更好的咨询,帮助他们咨询如何进行互联网业务的的转型;引入更加智能化的方式进行团队的管控,让他们的管理效率变得更高。

但是很多传统企业,它的组织架构还是金字塔形的。当管理层和决策者变得更加智能、更加信息化的时候。公司的绝大部分执行层面的人,他们现在仍然并没有很多信息化的工具。每天使用的更多是像QQ、邮件这类C端的工具。所以这就导致处于金字塔中下层的这些员工信息是不充分的,没有办法访问到最新的信息,没有很多信息化的工具给他提供高效的支撑和协同。而且他们的部门和部门之间存在着大量信息的鸿沟造成信息的不对称。基于这样的情况,即使是管理层决策者做了很正确的决定,但是这个决策在向下贯彻和落实中,就会发生大量的走形的工作。

让我们来看看与之相反的互联网公司的模式。我认为互联网公司工作模式,更像是扁平化的窝蜂状的组织。扁平化组织这个概念很多年前大家就在说了,那为什么叫窝蜂状呢?也就是在这个组织中,每一个人每一个节点之间通过充分的手段让它形成一个整体作战的能力。

一个企业的未来,尤其是现在社会变化越来越快,每天的格局都在发生各种各样的变化。我认为一个企业只有在未来变成一个真正可以自我进化的组织,不停地去淘汰各种无用的东西,然后有用的机制可以留下来。在自我进化的过程中,这个企业在未来才可以不断的变得更好。

从一个传统的企业变成一个自我进化的企业,会经过四个步骤。

第一个步骤就是连接的企业,当一个企业首先能做到一点,就是人与人之间高效的连接、人和信息之间高效的连接。这里的连接不仅仅指管理层,而是企业的每一个人都应该被连接在这个网络中。当一个企业的信息与人之间进行充分的连接以后,我们企业的很多事情会变得很敏捷。比如说,因为通过ERP,我们的生产变得很敏捷;通过CRM,我们的销售变得很敏捷;通过文件管理文件共享的平台,我们的日常工作协作变得更敏捷……

基于一个敏捷的企业,它做很多业务的决策、推进的时候就会变得很快。而如果企业在未来善于将它所搜集到的数据用于存储然后进行有效分析,让这些价值能够赋能到企业所有人,不管是决策层还是普通员工,能让数据的价值给他们的工作提供有效的更加宝贵的经验和决策的支撑。

那我们认为,基于上面这些,一个企业将会变成一个更加智能的企业——一个充分连接的、能够进行敏捷化工作的、更有效利用数据的一个企业,而且达到一个企业最终进化的目标。

在这个过程中今天更多的我们是要来谈一谈落地的问题。在企业转型的过程中,IT的部门未来也将进行同步的进化,而且进化的过程将会使IT部门从后台的部门越来越向前端靠近。IT的工作在过去十年到二十年间,更多扮演的是辅助角色。比如说,当企业的老板说要上一个ERP,那IT部门去进行系统的评估、上线。企业要做一个东西的时候,IT部门更多的是在满足需求。

但是随着信息化和技术变更的越来越快,我们IT部门的未来建设方式应该慢慢地从辅助者变为领导者的趋势。也就是说我们信息化的部门应当更充分了解前沿的技术、前沿的产品,然后如何能更加有前瞻性地,甚至在业务部门有一些需求还不确定怎样的产品能够满足他们的时候,帮助企业用更低的成本、更短的时间,去享受到更好的IT服务。通过IT服务的方式,将企业的工作方式进行进一步效率的提升,和组织结构的推进。在这个过程中,IT部门将起到非常非常关键的作用。

大家可以看到,我们之前的IT 建设模式,更多的是从管理者的视角出发的。也就是说老板要做什么事情,比如说要更好的进行管理生产,所以企业上了ERP,上了财务系统。但是互联网是个工作方式,是要把一个企业中每个一个人的能动性和能力都调动起来,也就是说要给整个团队赋能。所以在这个过程中,未来IT的建设者,除了在关注管理者的需求之外,也将更加关注员工的需求,这样才能将企业的信息化进行有效地打通。

前面我讲了很多所见所闻,包含模式上的一些东西。那么接下来我想通过一个具体的例子,来讲我们的IT部门如何一步步帮助企业实现工作方式的转变,因为转变肯定不是一蹴而就的。

由于亿方云所在的业务领域就是帮助企业提供高效的文件管理共享的服务,我们服务了几万中大型企业和小型企业,有非常多的案例,所以后面我将以案例的方式,讲很多企业在工作方式的转型中如何落地中的实践。

首先说为什么文件管理对于企业工作模式变革如此重要。提到管理,很多人觉得企业有这么多数据,我需要将它管理起来,让它更加安全,但其实文件管理完全并非如此。、一个企业转型的第一步首先是要进行连接。在企业的连接过程中,除了人和人之间的连接外,我们还缺了很重要的一步,就是人和数据信息之间的连接。除了ERPOA能够连接部分的系统这样的之外。企业绝大部分的数据和信息,都是承载在文件上。比如说培训资料、数据报表、产品资料、竞争对手分析报告……所有这些都是以文件的形式存在的。而这些文件目前处于极度分散和混乱的状态,可能在OA中有一些,在员工电脑、个人网盘中有一些,可能在聊天记录有一些。这些数据如果不能进行有效的汇总,不能将它们和我们企业每个人有效地连接在一起,那相当于我们并没有给企业员工进行知识的赋能。这也是亿方云为什么会专注在这个领域的原因。

过去的十几年中,企业文件管理中一些典型需求场景。比如有部门会给IT提需求说现在有很多文件,我需要一个地方进行内网集中的存储和共享。基于这样的需求, IT部门往往会用最快的速度给业务部门上一套FT或一套WINDOWS共享盘。这样确实可以解决企业很多部门的资料集中存储问题,但是接着就会发现很多问题。因为它只能在内网下进行访问,搜索和权限系统很不方便,很多业务部门在工作出差和家里时并不能随时随地在内网下访问这些信息。这些信息是存在信息孤岛的。

我们看另外一个场景,现在很多企业都有这种传统文档管理系统。很多时候,业务部门提出这样的文档十分混乱,希望能清晰的梳理管理这些文档,让所有信息规范化,所以IT部门上了传统文档管理系统。然而实际绝大部分文档和数据仍然是存在员工电脑上、聊天软件中、个人网盘中。为什么明明存在文档管理系统,员工们还是选择用他们已有的文件储存管理方式呢?那是因为像这些管理系统,更多是管理上的使命,但是忽略了员工对于系统应用性、用户体验性上需求。对他们来说最核心的是如何把工作目标完成,而不是给企业贡献数据。所以这就导致很多传统企业文档管理系统用不起来。

这是之前常见的场景。IT部门根据企业很多部门的直接需求进行产品匹配。但我们发现它只能从某种层面满足企业对文件需求的某一层。或者说,它在满足了企业的这一层需求后,当企业的业务或者其他部门发生变化后,这个之前的系统已经不能满足了,只能再上一套新的系统。所以我们认为,未来IT部门在考虑上系统或者解决方案评估时,应该更加以企业的成功为导向。这是什么意思呢?

首先,IT部门应该更加全面的有前瞻性的了解企业文件管理不同层次的需求。不论是从最底层员工对于文件存储共享访问和同步的需求,还是企业的业务部门和管理者对于文件的协同、知识的沉淀需求,和企业级别对于安全和管理的需求。我们要对所有需求进行一个全面的画像。

然后在这个画像基础上,IT部门要同时考虑管理的诉求、员工对于产品使用和业务的诉求,这样才能让员工在使用的过程中充分发挥这个系统的价值。并且让这些数据可以在我们工作中自然地无感知地沉淀到公司的这个系统平台上,成为企业非常重要的知识库。

所以说在未来的IT模式下,IT部门需要更加前瞻性地去梳理企业的IT需求。而且能够把产品的价值与管理者和员工的诉求结合在一起,才能发挥出最大的作用。

基于这些模式,我们来看一下我们如何能一步步从刚才的这种传统模式落地企业文档管理的这种方式呢?

第一步我们首先要做的是将这些数据汇总集中在一起,不然很多访问和管理无法进行。亿方云之前有个典型的客户,他们在没有使用我们的产品前,自己的系统里有6套不同的文件相关系统:OA文档库、知识文档库、WINDOWS共享盘、针对供应商资料的共享系统,交付文档系统,还有他们自己研发的技术文档库。

IT部门上了这6套系统来满足业务部门不同的需求。当时他们使用体验很不舒服,因为现在企业对各个部门间的协同要求很高,而这些不同系统间是无法打通的,相当于在企业中形成了这些信息孤岛。更有意思的是他们发现,虽然企业上了这6套系统,但员工仍然在使用这样的系统进行便捷的文件存储、共享和传递。而这对企业是一件更有危险性的事情,因为这样会造成信息有很多泄露的风险。

那么,对于IT部门来说,如果做未来的文件管理,第一件事即使如何将这些之前割裂的信息孤岛,进行统一的整合。在这个过程中,肯定不是一个具象的系统可以解决的,在规划时,未来企业需要的是一个统一的内容平台。这个平台的运行能够提供基础的文件存储、搜索、预览、编辑、权限控制等这些方面的能力。

并且这个平台除了自身的网站、app的访问之外,还需要能够通过APISDK的方式非常容易地嵌入到不同系统中去,比如说它可以非常容易地嵌入到OA中去,解决OA中文件存储和浏览的问题;它可以非常容易地嵌入到CRM中去,解决CRM中关于合同、销售工具包的存储和共享问题。通过这样的方式,在企业统一的内容平台之上,我们可以通过二次开发这种集成的方式,不管给员工提供简单易用可以替代掉共享网盘,还是给研发提供研发的文件管理系统,还是嵌入到不同系统中去,进行文件相关模块的支撑。

这样,当我们做到这一步的时候,我们首先能够把企业分散在不同地方的文档信息收集起来,对于企业的安全管理也会有巨大提升。

第二步,对于IT部门来说,就是让这些数据发挥价值,让它们能被访问到,也就是修复在之前企业各层面间与信息的鸿沟。这一步,会先从部门内开始进行。比如说在亿方云的平台中,各个部门的主管可以非常方便的设立资料共享的平台。对资料的管理者来说,他可以在资料的共享库中看到各个部门和项目的实时工作进展。对于一个入职的新人来说,你只要把她加入这个共享文件库中,她可以非常快速知道公司和部门之前的工作经验,快速上手。公司还存在很多跨部门小组和协作,过去传统业务系统只能解决部门内的文件交流,现在可以实现跨部门文件共享,我们可以真正实现项目小组间对于文件的需求。同时大家可以在这上面基于文件进行共同的讨论、历史版本的管理、快速的搜索。这样我们部门和部门间协作的效率可以得到进一步提升。这个对于互联网化的工作方式,是一个非常有价值的促进。

中国制造业零售业的厂商的很多分支机构遍布全国乃至全世界,这种情况下需要总部和门店经销商或者说全球的项目现场,需要和总部进行大量的信息共享、传递和传输。在这个过程中,一个有效的工具能够进行信息共享,能够极大的提升企业进行这种分散型组织的协同效率的提升。

最后一点,企业还有很多外部的信息共享的需求,比如说和供应商客户间需要大量重要文件的共享传递。原来是通过邮件扣扣这类相对效率比较低且资料分散的方式进行,现在通过系统对外的出口,我们也可以打通和客户之间有效的连接。

当我们把企业的跨部门和客户之间的通道都连接后,相当于企业原来断裂的血管和神经重新连接起来,对组织的效率有了提升。

从这一步可以看出,文件管理的核心并不在于把这些文件管好,而在于如何将这些数据的价值发挥到最大。让每一个企业的管理者、业务部门和员工,都能从中获取相应的收益。

第三步,如何能够进一步提升企业工作效率?

现有的成熟流程,能够帮企业把工作流自动化。但是互联网本身核心就是快速变化,这会导致很多业务上的变化。很多固化的企业流程是无法适应这种实时变化的互联网节奏的。这个时候就有必要,有能够去互补OA这种相对比较固化的流程的工具,让企业间的协作变得更加有效率。

这里讲一个例子,亿方云现在的客户森马电商。森马电商每年有四次大幅度上新的促销活动,最典型的就是双十一活动。每当活动时,他们要上数百款新品,每个新品都要经过从外包的摄影,拍照后数据回传总部,总部设计师挑图,产品图PS修改,过程中不断与策划部门和电商运营部门进行沟通意见,修改完后全部给予上新部门,再由上新部门统一添加到淘宝、天猫、京东上。

我们发现森马电商在之前做这个过程中涉及到11个部门间的快速协同,而且之前的解决方案中与外部的文件共享使用百度网盘,内部使用FTP,中间的协作交流使用邮件和QQ,这个过程中效率十分低,而且在每次促销活动结束后,相关信息和数据散落在不同系统中,给信息的安全也带来危险。

在使用了亿方云的文件共享系统后,我们能够真正“一站式解决”这种“双十一”上新过程中11个业务部门间所有的拉通性数据共享以及和外部摄影师的共享。而在这个数据共享中使用的工具是很简单易用的。在使用了亿方云这个系统后,森马电商的上新活动的环节效率提高了300%以上。而且另外一个重要特点,上次他们“双十一”的活动后,所有活动资料就自然在这个平台上沉淀下来了,这对企业来说是一个零成本的知识沉淀和存储方式,当他们明年再做这类活动时可以非常方便的在这个平台上查阅以往活动经验积累,有很强支撑性作用。

最后一点企业的安全,对企业来说,一个系统的简单易用和安全这两点,可能相当于跷跷板的两头。在过去传统的解决方案中,这两点很多时候是无法共存的。因为想有更好的安全,就要有更好的管控,管控越严系统可能就越难用,越难用员工就会不想用,员工不用系统的价值就发挥不出来。但是在互联网的时代,互联网企业第一个核心就是要“快”。“快”的过程中,如果你的系统不好用,用户体验不佳,员工用不起来时,是无法体验协作效率,无法使工作效率变得“快”。

所以说在未来IT建设的模式中,企业的IT部门,需要更好的能够在不影响用户体验,让产品尽可能简单易用的同时,能够兼顾安全,甚至是安全性做的更高。

这个就需要借助更加成熟的安全技术方面的迭代和更新,来满足企业在IT安全方面的诉求。举个简单的例子,大家都在用支付宝,支付云现在在使用过程中越来越弱化密码,使用起来更方便,实际上在支付宝底层有大量安全风控的技术在不停运转,一直在不停检测支付的账单、判别不同的用户行为,哪些可能会对用户账户产生潜在安全风险。

未来每个企业IT信息化的过程也会是与之类似的。系统对于员工来说,他使用的是个很轻量很简单的工具,实际在后台是IT部门和厂商一起为企业安全定制的一套完整专业的保障系统,这是未来很多系统信息化的趋势。

谈过前面的四点,我是想通过案例让大家比较具象地了解IT部门如何推荐企业信息化转型的过程。可能现在很多IT部门有了明晰宏大的规划,在实现的过程中相对要一步步落地。比如对于文件管理来说,第一步要先实现数据汇总,第二步让这些数据和每个部门连接到一起,在此基础上推动一个个部门更信息化更有效率的协作,最后对整个信息系统进行安全保护。这些步骤做下来,需要耐心,也需要IT部门对业务更宏观的思考,对用户需求有更好的把握。能够做到以上,那么IT部门将成为对企业未来的转型最重要的角色。


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