发电企业管理咨询的探讨(三)(李江林)

  作者:李江林
2005/11/4 12:58:39
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3 管理咨询程序

通过现场考察、书面资料评估、相关人员面谈,对发电企业现状作深入的剖析,发现发电企业的问题所在,初步提出针对性的改善建议。具体地说包括以下几个阶段:

3.1 准备阶段

3.1.1 项目启动前的准备ぷ?lt;/FONT>

首次接洽--登记委托--初步调查--确认课题--提供咨询建议书--签定正式咨询合同。

(1)、初次接触,登记委托。咨询公司派出高级咨询顾问或主要负责人与客户负责人接洽共同感兴趣的议题,了解客户需求, 发电企业负责人介绍发电企业情况,就存在的管理问题提出咨询要求,了解客户的要求和意图,权衡受理能力,判断受理条件。经过初步洽谈,客户确有合作意愿,咨询公司就可要求客户提供“发电企业管理咨询委托登记表”和发电企业基本情况调查提纲,商谈预备调查的准备工作和时间。

(2)、通过预备调查共同确认课题。咨询公司选择有经验的专业人员组成调研组,对发电企业管理现状进行初步调查和分析,形成总体概念,根据紧迫性、可行性和实效性的原则,对发电企业管理存在的各种关键问题分类排队,先在内部形成对咨询课题的统一认识,然后与客户领导交换意见,统一双方关键问题及咨询课题的认识,最终确定正式咨询课题。

(3)、提供咨询建议书。当双方确认咨询课题后,咨询调研组将预备调查的基本结论形成书面文件。把拟议的任务做出详细说明。咨询建议主要内容:客户单位咨询背景和经营状况初步分析,客户急待解决的关键问题,确定的咨询课题内容及达到的目标,咨询课题进行步骤、方法和时间安排,项目小组成员(顾问发电企业方面、客户方面)的背景介绍(包括职务、职称、咨询经历),在课题中担当的角色,咨询费用初步估算,咨询公司资历介绍,在客户反馈基础上对项目建议书进行完善。

(4)、双方认可项目建议书,签订正式咨询合同。在客户确认咨询建议书后, 双方可进一步协商,签订正式咨询合同的目的。合同主要内容包括:合同双方(咨询公司和客户名称),委托任务范围和达到的要求,工作成果和报告,双方的义务和责任,咨询费用与付款方式,咨询费用包含内容,终止与修正,仲裁(处理争端的权利和程序),提交咨询报告期限。

正式咨询合同签订后,咨询建议书作为合同副本同时有效。客户单位根据合同付款方式应先预付一部分咨询课题启动费用。

3.1.2 项目启动后正式咨询前的准备工作

当咨询合同生效后,咨询公司与客户单位都要做好进厂前的准备工作。

(1)咨询公司准备工作

制定咨询方案--组织分工--收集准备资料;

确定项目管理的组织机构,建立项目小组(或与客户建立联合项目小组),确定项目负责人,明确小组成员的职责分工,制定详细的项目实施计划(项目总体目标、分阶段目标、时间进度、人员要求和项目支援事宜)

召开第一次预备会议,由领队介绍客户的基本情况、本次课题的重点、达到的要求和注意事项;课题组成员自我介绍本人的经历,自己最擅长的咨询领域或课题,过去曾咨询过的重点客户和担当的角色,便于在新的课题分工中,发挥自己的特长;由课题组长宣讲课题的调查计划和分工,计划包括调查内容、目的、方法、对象、时间、责任人等。

设计职工意见调查问卷。便于深入了解职工对发电企业生产经营状况,或与课题内容有关的评价,找出发电企业管理中的优势和劣势。

(2)、客户单位的准备工作

选好参加咨询活动的联络员,该人员应熟悉发电企业的全面生产经营管理业务,在发电企业中有一定威信,负责协调咨询组与发电企业专家管理部门的联系,提供咨询组需要的本发电企业历史资料,准备咨询组进驻的办公条件,约请咨询面谈对象等,并参与咨询全过程的活动,及时向发电企业领导汇报咨询活动的进展情况,起到咨询组与发电企业之间的沟通作用。

3.2 实施咨询阶段

深入调查--整理资料--分析原因--确定问题--提交中期报告;

课题咨询组正式进驻客户单位。在预备调查的基础上,围绕咨询课题展开深入调查,诊察发电企业面临的问题和追求的目的,以弄清引起和影响这些问题的细节、要点和各种因素之间的关系,分析问题产出的原因,探讨解决问题的办法,并且为找到解决问题的方法准备所有必要的信息。

(1)深入调查。调查清楚与课题有关的历史、现状、标准、管理模式、内部条件和外部环境等各方面的资料,为下一阶段分析提供足够的有价值的资料。

调查数据的来源,有各种会议记录形成的决议文档资料,财务报告和统计报表,现场观察记录以及有关的原始凭证和台帐,职工问卷调查和面谈调查所得资料等。对客户提供的资料数据,应经过审查和核对,力争数据真实可信。

(2)整理资料,分析原因。先对所占有的资料性质、来源、可靠性进行核对,去粗取精,去伪存真的筛选,剔除不真实的数据。了解应该掌握什么资料,还缺什么资料,并再进一步调查取证所需资料。然后对所获得的各种资料进行整理、 归纳、分类、判断与推理。遵循发电企业的管理现状,以事实为依据,研究所提出的问题与发电企业目标之间的关系,寻找产生问题的真正原因,判断问题的性质,通过定量和确有论据的定性相结合的分析,从管理上找到产生问题的因果关系及其内在联系,从观念体制或机制上找到产生问题的根源,进而弄清发电企业进行革新和有效解决问题的潜力。

(3)提交中期报告,介绍调研的结果和根据这些结果分析得出的结论(不涉及解决问题的方案)。

3.3 提出治理建议阶段

研究改善方案--听取意见--修改完善方案--提交正式咨询报告--客户确认;

(1)研究并提出所诊断问题的可行性改善、解决方案。 针对问题产生的原因和根源设计方案,在原因分析的基础上,经过咨询课题组全体人员充分讨论和论证,集思广益,形成多个方案,然后根据先进性、可行性、效益性和可操作性进行比较,最终形成比较满意的建议。

(2)听取意见,修改完善方案。邀请客户单位有关人员参加设计咨询改善方案的研讨,通过交流,听取客户方的意见和更好的见解建议,丰富改善方案的内容,使改善方案更切合实际,当咨询师撤出客户的发电企业以后,客户的员工可以更容易地实施设计方案。向客户单位领导全面汇报(预发表,提交一份或多份解决问题的方案,并且会安排一次口头的汇报。建议客户选择某一个方案,但最后选择哪一个方案需要客户自己决定。),听取意见,修改完善,得到确认。

(3)提交正式咨询报告。在正式形成咨询报告后,组织课题发表会。向会议参加者汇报这次咨询的成果,提高发电企业人员对问题的认识,通过宣传推动发电企业的变革,动员方案的实施。

至此,本次咨询课题任务基本完成。若合同中约定咨询公司辅助实施,则当客户单位需要咨询公司帮助实施方案时,咨询公司应责无旁贷承担起帮助实施的任务。

3.4 辅助实施落实咨询方案阶段

制定方案实施计划书--项目导入实施--培训和开发客户职员--新方案监督和保持;

咨询项目完成后,咨询公司应经常关照客户实施情况,定期或不定期对客户作短暂的访问,了解实施结果,协助客户采取需要的纠正措施,研究是否有新的问题出现。以加深彼此之间的联系。

落实方案应以客户单位为主,若合同中约定咨询公司辅助实施,则咨询公司派出参加过正式咨询并得到客户单位推荐的咨询顾问参加,组成落实方案小组。协助客户单位拟订具体实施计划;按照方案内容培训客户的员工,向客户的员工介绍实施阶段的工作内容和操作要点;在实施过程中给予具体帮助和指导;与客户共同监督实施过程中组织的反应和环境的变化;当发生偏离计划或方案有不妥之处时,及时调整和纠正;协助客户克服实施过程中遇到的各种困难,直至客户能独立承担其全部工作后,咨询顾问可适时撤离。

当方案基本落实后,咨询顾问撤离前,要组织有关人员进行方案实施情况的验收和总结。总结报告由三部分组成。一是对整个咨询过程进行总结;二是对实施效果予以评价;三是如何巩固成果及今后应采取的措施。至此,整个咨询任务全部结束。

3.5 结束阶段

提交一份最终报告,通常还有一次口头汇报。最终报告的内容包括:

(1)简要回顾前面几次报告的主要内容;

(2)详细叙述上一次报告以来的情况;

(3)对方案实施的效果进行评价;

(4)对客户在未来应该做的或避免做的事情提出相关建议。

发电企业在引入管理咨询的过程中应注意以下几个问题:

(1).在签约前,发电企业与咨询公司双方要对咨询的内容、范围、深度有明确的认识和界定,在整个咨询过程中双方要密切配合;

(2).咨询公司提供的咨询报告既要注重先进性和完整性,更要注重可操作性,对于发电企业而言,整个项目必须全面按照咨询报告中所提的思想、方法和措施去实施,不能断章取义;

(3).咨询报告仍是一个建议性的报告,发电企业应在认真研究、消化的基础上,做出正确实施的决定;

(4).由于项目实施过程具有一定的风险,发电企业对此要有清醒的认识。

同时,咨询机构和咨询人员要培育和形成自己的核心产品,迅速提高咨询技术的价值和实用性。咨询机构和咨询人员在咨询实践中要秉持“顶天立地”的原则。所谓“顶天”,即咨询人员必须了解和掌握管理理论和管理实践的前沿脉搏;所谓“立地”,即咨询人员必须深入企业实际,参与企业管理的实践,在实践中才能真正帮助企业解决实际问题,这样也可以提升自己的咨询能力。此外,还要遵循“宏观把握,中观设计,微观操作”的原则。

4 管理咨询的作用

管理咨询业的兴起与发展,是科技进步、经济发展、社会分工专业化、社会化的必然结果,是人类文明进步的标志。发电企业管理咨询的作用非常明显,而且涉及面很广。主要表现在:

(1)为发电企业排忧解难,协助其改进、改革,提高生产经营管理水平和综合经济效益;

(2)把管理科学为主的多学科的理论、知识与方法应用于发电企业,与发电企业一起将其转化为现实的生产力;

(3)为发电企业辅助决策,发挥客观上对发电企业进行间接科学管理与指导手段的作用;

(4)促进发电企业站在科学发展和可持续发展的高度,开展高效的生产经营活动;

(5)通过在发电企业现场掌握的第一手信息,及时向有关领导反馈,促进发电企业的各项规章制度、方法措施的完善和效率化;

(6)在实践中提高发电企业人员的管理水平和综合素质,适应内外部环境变化,调整、完善发电企业的生产经营管理工作。

在信息化建设中,管理咨询的作用也非常突出。管理咨询公司作为企业管理软件开发商与应用企业之间的桥梁,不仅对企业管理软件开发商在推出软件产品之后的进一步发展起推动作用,而且对于推动企业管理软件能够在企业中进行成功应用,从而实现企业管理规范化与现代化也是非常必要的。具体来说,它能够为ERP的实施作以下工作:

1) 准确把握和描述企业应用需求;

2) 为企业制定合理的技术处理方案;

3) 辅助企业选择合适的应用软件;

4) 辅助软件在企业的安装、调试和系统集成;

5) 对企业原有业务处理流程进行重组,制定规范合理的新的业务处理流程;

6) 结合软件功能和新的业务处理流程,组织软件实施过程;

7) 组织用户培训;

8) 负责应用软件系统在企业进入正常运转;

9) 根据应用软件,为企业编制衡量管理绩效的数据监控体系和内部管理报表体系;

10) 为企业编制决策数据体系和决策数据分析方法;

11) 辅助企业建立计算机信息系统的管理制度;

12) 负责系统正常运行的运行审查。

总之,在经济发达的国家,管理咨询行业跟随其经济发展,已经变成了一个像律师、税务、投资咨询一样重要并具规模的行业。相对于发达的西方咨询业,中国咨询业的发展还在起步阶段,而对于ERP实施来说,专业的管理咨询是很有必要的。ERP是解决从传统管理类型向现代集中的管理类型转型过程中典型企业管理需求的规范解决方案与一般参考模式。ERP不可能包罗万象,也不可能完全适应所有个性化的企业需求,然而,对于这一阶段发电企业管理问题的典型方式解决正是ERP成功的魅力所在。发电企业管理咨询正在被人们接受,它的作用日趋凸现。我相信,在不远的将来,它将为发电企业的信息化建设,提高发电企业整体管理水平起到越来越重要的作用,最终实现双赢目标。

(完)

相关链接:

发电企业管理咨询的探讨(一)(李江林)

发电企业管理咨询的探讨(二)(李江林)

本文由作者向AMT授权发布

作者联系方式:li_jlin@sina.com

责编:李江林
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李江林先生, 工学博士,电气高级工程师,江苏南京大陆软件技术开发有限公司工作,任副总经理职务。 长期从事电力行业的生产技术和经营管理工作,先后参与了水电、供电、火电等工作;负责过国内和国外火力发电厂的建设和管理工作;熟悉电厂的基建、运行、检修和企业管理;担任过专职工程师、生产技术科长、副总工程师、总工程师、副总经理职务,有丰富的电力行业技术背景和生产经营管理经历。 特长领域:IT规划、发电企业管理咨询、项目管理、数字化电厂、知识管理、企业信息门户、流程管理、电子商务等。
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