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防御为主,配器亦攻守兼具——费用管控

来源:畅享网  
2013/6/5 15:17:37
企业进行科学合理的费用控制,其效果显而易见。例如,一家企业计划开发一个新产品,应该投入多少,研究发展的费用是多少,需要事先设定一个标准。通过事前控制,事先建立各项支出的合理标准,可以有效预防成本超支。同时,对那些已经发生的成本差异,要及时采取修正的行为,调整或修正未来的成本支出。

本文关键字: 信息化 财务管理 费用管控

盾,古人称“干”,与戈同为古代战争用具,故有“干戈相见”等词。作为一种手持的防护兵器,盾可以掩蔽身体,防卫敌人的兵刃矢石的杀伤。通常,盾可以与刺杀格斗类兵器,如刀、剑等配合使用。古代将士作战时,通常左手持盾以掩蔽身体,防卫敌人的杀伤,右手持刀或其他兵器击杀敌人,二者配合使用。

盾的功效正如企业“费用管控”——在经济景气的时候配合业务部门不断“开源”并有效“节流”,以实现企业的可持续发展;在经济不景气的时候,以“节流”形式防风险、增内功,从而帮助企业“过冬”。

精准控制 提升防御力

盾的历史可以追寻到数千年前。它使用广泛,延续时间很长,在古代东方,以及古希腊、古罗马等具有古老历史的国家,作战时都广泛使用盾牌。这种防御型武器有藤、木、铜、铁、钢等多种材质,形状也有长、圆、半圆、鸢等,用法更有用法主要有:腾、跌、扑、滚、伏、窜、踔、蹲等。但无论是什么形制的盾,什么样的用法,功能都没有脱离它被设计出来的初衷——提升防御力,防止箭、矛和刀剑等多种武器的攻击。

而提升企业防御力,恰恰是费用管控最重要的功能之一。

众所周知,有每天都不赚钱的企业,但没有每天不花钱的企业。在竞争激烈的市场环境下,企业的开源及节源都是同等重要。那如何做到开源又要作到节流呢?这就是要有效控制及降低成本及销售费用的现金流出,去创造最大的现金收益。

因此,开源(进攻)是根本,节流(防御)是必须。

元年诺亚舟认为,相对于“看得见、摸着着”的成本控制,费用管控更强调费用管理时间的节约与流程的简化。简单而言,费用管控对企业的“花钱”行为进行合理规划,事前控制、事后控制、适度控制,最终知道、管理“钱花在哪里”,控制“钱花在该花的地方”。

企业进行科学合理的费用控制,其效果显而易见。例如,一家企业计划开发一个新产品,应该投入多少,研究发展的费用是多少,需要事先设定一个标准。通过事前控制,事先建立各项支出的合理标准,可以有效预防成本超支。同时,对那些已经发生的成本差异,要及时采取修正的行为,调整或修正未来的成本支出。

那么,怎么才能算费用控制得合理科学呢?

对于进行费用报销的业务人员而言,他们希望报销和费用申请的手续简单、流程顺畅、不受时间地域限制、效率高,“审核-入账-付款”整个报销流程透明地展示在面前。

对于进行费用审批的管理人员而言,他们希望按自己的审批权限进行核算、减少工作量同时全程监控好各项费用的流向。

对于管理者而言,他们希望实现预算费用的事前管理,实时反映项目资金流动,及时掌握企业的运营情况,为决策提供有力支持。

那么,怎样才能实现科学的费用控制呢?

一家企业报销业务数量庞大以及员工、领导、财务的处理时间不对称,没有信息化系统的支撑,上述人员的诉求很难实现。想像一下,仅仅就成千上万的报销单据审批这一工作,就足以令财务人员“叫苦连天”。

长期跟踪企业费用控制的元年诺亚舟,在深耕管理会计领域十余年的大量经验基础上,专门研发了E7-CC费用控制系统。

在元年费用控制系统下,管理者可以使用手机或平板电脑等移动终端设备直接进行审批操作,实现随时随地办公,既方便又便捷。

而对于员工而言,可以随时随地填报借款申请和费用报销单,报销过程透明化、标准化,实现企业彻底面向流程的信息化管理。

尤其值得一提的是,该系统支持对各种费用标准定义,设置不同级别、岗位和地域等费用标准,同时对费用的申请支持多次核销,不仅能够实现事前的预算提醒和控制,同时也实现了财务管理的精细化和精准化。

攻防一体 强化预算与财务共享

盾虽然是防御型武器,但经过长久的发展与演化,本身也具有了攻防一体的性质:中国古代的橹盾,盾的底部有尖刺插入地下固定,或者盾后有支架用于支撑,既能为弩手提供防护,也可以作为射击的依托;钩镶,盾体是小铁盾,上下有铁钩,正面加铁刺,可以在交战时对敌人造成一定伤害。对于费控而言,良好的费控系统令企业相比竞争对手而言具有更强的生存能力,让防御本身成为一种无声的进攻。

另一方面,盾作为防御型武器,经常需要配合刀、剑等其他武器,实现攻防一体。费用管控也如此,很多情况下,它作为全面预算管理的一个配合模块,有助于更好地发挥预算利器的“进攻”功能,实现攻防一体。一般而言,费用管控从预算管理着手,需要达到三算合一,前有预算、中间和财务进行有效衔接、后面跟进核算与结算,做到监控和分析,将数字可视化、处理地图化;科学的费控系统又能保证预算的有效执行。

近年来,从政府到企业都在重视管理提升工作,这其中,财务管理提升是企业管理提升工程的关键节点,而财务预算和费用管控则是企业财务管理的重中之重。在2012年元年诺亚舟举办的“企业财务管理提升双翼——预算、费控”精英交流会上,元年诺亚舟副总裁李彤指出,“对于企业管理来讲,全面预算管理就好像仪表盘一样,让管理者把握住企业发展的方向和目标,更好的了解企业运营状况。”费用管控恰恰是对全面预算管理的有力支撑,企业管理者要把财务管理提升的重点落实在预算和费控上,这是企业管理提升的必然要求。预算、费控双管齐下,“剑”与“盾”配合使用,才能进退有度,攻防一体。

此外,费控系统有助于实现财务共享。财务共享服务中心是近年来在企业中大为流行的一种模式,初衷在于解决重复投入和效率低下的弊端,将事务性的功能集中处理,达到规模效益。一个好的费控系统不仅能够放大财务共享模式的优点,为企业的战略提供支撑、降低运作成本、提升财务管理效率,还能有效克服它的缺点,提升企业运营的敏捷性甚至实现随时随地的移动申报、审批费用,在一笔笔的资金流动中实现财务管理的良性循环,打造企业财务管理健康生态。

互联网时代,移动办公浪潮波及了费用管控领域。信息化的费控系统往往包括了完善的网络对帐、网络核算、网络查询功能。财务信息的传递和处理突破时空的限制,领导可以及时、准确地了解公司的财务状况;同时企业决策层可从全局高度来实时掌控企业的费用开支,使上级与下级之间的财务信息流保持畅通,实现信息流、资金流、物流的“三流”整合。

以元年E7-CC费用管控系统为例,它具备规范完整的外部数据接口,可与网银系统、凭证系统、ERP业务系统、OA平台系统等诸多业务系统和移动终端对接,这些均为集团企业实现财务共享创造了条件。比如,对于费用的流向、汇总、构成,系统都能设置十分直观的计量、展示和比较,数据汇总、分析不再费时费力,更容易做到跨地域、跨部门整合数据,让管理者对费用情况有明晰的认知。

畅想一下,在元年费控系统下,普通员工的报销越来越“e”、财务管理者的费用有效控制越来越“e”、业务管理者则可实时掌控各个分、子公司的预算执行情况,助力财务共享服务中心。

责编:李代丽
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