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全面预算管理系统在天津大港电厂的应用(李江林 张红霞 张永震)

  作者:抱月听风
2005/7/25 9:02:37
本文概述了电厂全面预算管理系统的基本内容;提出了电厂全面预算管理系统的结构层次并分析了各层次模型的问题,然后阐述了系统的设计思想、关键技术、设计约束及系统特点。并在天津大港电厂得到广泛应用

本文关键字: 预算管理

关键词:全面预算管理系统;结构层次和模型;设计思想、关键技术、系统特点及应用

Abstract: This paper summarizes the system's basic content of comprehensive budget management at first;It proposes the administrative structure and analyses some questions of administrative levels and models. Finally the design thought、key technology、character and application of system is expatiated.

1 引言

随着我国电力工业“厂网分开、竞价上网”改革的不断推进,最终结果是使发电企业走向市场,成为竞争的主体。如何通过提高企业管理水平、采集综合信息和企业内部信息及时做出合理决策,达到既保证足够的机组安全裕度,降低发电成本、提高设备利用率,又保证企业的目标利润,走“安全效益”型的管理道路,在竞争中立于不败之地,成为我国发电企业目前必须面对并迫切需要解决的问题。

面对这种情况,发电企业亟需开辟全新的管理模式,建立新的管理机制。这种机制应该涉及到发电企业生产经营的方方面面,运用管理会计的方法,以生产经营的过程为管理重心,强调对过程的全面控制,由定性管理转向定量管理,这就是全面预算管理模式。

全面预算管理(Comprehensive Budget Management)是依据企业决策方案的要求,对销售、生产、分配等活动确定明确的目标,并表现为预计损益表、现金预算等一整套预计的财务报表及其附表,借以预计未来期间的财务状况和经营成果。它既是对已经选定的各个决策方案,统一以货币形式进行综合和概括,借以总括地反映企业总体在一定期限内所应实现的目标和完成的任务;同时,又要以它为依据,作进一步分解、落实,使之具体化为企业内部各层级、各单位在具体完成企业总体目标和任务中,各自应实现的目标、完成的任务,并以此作为它们开展日常生产经营活动的准绳和进行业绩评价的依据。

全面预算管理按照“目标倒逼、责任到位、闭环控制、偏差管理”的思路,在模拟和预算的基础上,据根据企业的发展规划和经营战略,结合电厂和电厂所处电网的实际情况,制定全厂全年主要目标(利润、上缴、电量、费用、经济指标、燃料成本等),科学、合理地制定主要生产技术经济指标、生产经营中各种资源消耗指标和费用开支指标,并按照预定的目标进行层层分解,直至落实到班组(或个人),实行目标责任考核。系统通过及时统计各相关生产经营任务的完成情况,并给出与计划指标或预测指标的差异,加强过程控制,对脱离目标的不利差异及时分析,采取纠正措施,以使整个企业的生产经营活动处于受控状态,以保证企业目标的实现。

全面预算管理包括量本利管理子系统、费用管理子系统、指标管理子系统、综合计划子系统、物资管理子系统、燃料管理子系统。它以全面预算为龙头,以成本管理与辅助决策为核心,以过程控制为手段,以管理会计与数据挖掘技术为支撑;强调过程与控制,强调绩效度量与整体最优,强调企业信息实时共享。通过全面预算信息管理系统在发电企业的有效推展,可促进发电企业组织扁平化,提升员工综合素质,推进企业经营管理数据库与生产数据库的形成与挖掘运用;抓紧企业成本管理与辅助决策支持这两条核心流程;实施“低成本战略”,在竞争中立于不败之地。

2 系统总体构架

全面预算管理信息系统的规划,关键要抓住系统层次结构图的设计(即子系统的划分)。因此,为提高系统软件的生命力,应抛开企业具体的组织机构,以“过程集成”的方式,以业务过程为主线,采用“高内聚,低耦合”的架构规划思想。

全面预算管理是电厂整个信息管理系统的一个重要组成部分,它由电厂的高层(决策层:对汇集的数据进行基于预算控制的综合分析和挖掘,主要包括成本分析、财务分析、资产分析、电能报价支持等)、中层(管理层:汇集、整理、控制数据,对分系统数据进行分析,完成相应工作及管理流程预算控制等)、基层(执行层:处理各类日常事物,产生数据并在环节间传递,进行单个环节或局部的分析)共同参与。根据ERP和MRP思想,以企业管理数据和生产实时数据为两个数据中心,以企业成本管理和辅助决策支持为核心流程,建立涵盖企业利润成本电量、固定资产、指标管理、费用管理、设备管理、运行管理、燃料管理、物资管理、人力资源管理、技术管理、质量管理和办公自动化等覆盖全厂生产和经营全过程和全方位的管理计算机信息系统。整个系统是一个开放的系统,将来要与财务会计以及集团公司的ERP进行整合,共享资源。     

全面预算管理第一期开发的子系统既是互相独立又互相关联系统。各个系统之间的主要逻辑关系如图1所示:

图1

核心功能模型如图2所示:

集成支撑平台如图3所示:

3 系统设计目标

全面预算管理系统是电厂经营管理的龙头,它直接关系到全年发电量、利润、发电成本的完成。它由全面预算编制、全面过程控制、全面总结分析三部分组成。它要求全员、全方位、全过程。千斤重担众人挑,人人身上有指标。实行目标成本管理,由决策层(厂级),管理层(部级)、执行层(班级)三级控制,对实行成本战略有重要的意义。主要目标如下:

1)以ERP管理思想和业务流程重组理念为基础,构筑覆盖企业经营活动的企业信息网,建立满足企业管理需求的应用软件系统;

2)以《ISO9001质量管理体系》标准为指导,制定贯穿企业生产经营活动全过程的控制程序和管理标准,实施P(计划)、D(实施)、C(检查)、D(改进)循环;对企业生产经营活动的全过程控制;

3)应用管理会计的原理和方法,实施各项生产经营指标的分析、监督和考核工作中;

4)推行“目标倒逼、责任到位、闭环控制、偏差管理”的思想;贯彻实施“低成本战略”管理思想;体现事先计划的正反预测及过程监督与控制的管理思想;进行生产经营全过程的资源消耗管理的思想;推行精益生产和经营同步协调的思想;体现经营管理的精细管理、超前控制和动态管理思想;推行全员化和全日制管理思想;

5)结合电厂的企业特点,开发建设成具有中国特色的处于国内领先水平的发电企业全面预算管理信息系统,创行业典型;

6)结合中国电力行业的改革发展趋势与目前的现状,确保电厂的信息管理与企业发展目标紧密结合,促进电厂发展战略规划的落实和生产经营总目标的实现,推动电厂管理的标准化、流程化,实现资源共享,逐步实现无纸化办公;

7)通过系统提供诸如生产经营情况、物力资源和财力资源的可用性等最新、最准确的信息,提高信息资源流通速度和共享程度,达到纵向强化职能管理,横向加强综合协调的目标,为领导和决策层及时提供需要的信息和辅助决策手段;

8)在设计开发的全面预算管理信息系统过程中将充分借鉴和消化吸收国内外管理软件的先进的管理思想和实现技术,如:计划与控制、ERP、MRPⅡ、成本管理、客户关系管理、供应链管理等,建立以全面预算为龙头的现代化管理机制,实现管理模式、方法、手段的全面提升;

9)以市场竞争为导向,以科学管理为手段,以生产安全为核心,以经济效益为目的,实现企业物流、工作流、资金流、控制流的集成,建成开放性的管理信息系统。开发电厂员工的创造力和创新精神,为企业的发展培养现代化的人才。配合发电企业贯彻实施“低成本战略”,把经营管理提高到精细管理、超前控制和动态管理的高级层次;实现企业年度经营目标的预算决策,提供全面的事前计划与预测(正向与反向),全面事中控制和全面事后考核、分析手段;实现对各项责任目标的分解、考核奖惩与分析总结,提高全员参与管理的积极性。与各相关业务系统紧密结合,实现电厂对实际成本的控制和核算,为实现竞价上网提供发电实时成本。

10)  体现自学习、自适应的企业管理:通过预算管理系统把流程处理问题的知识固化形成相应的文件包,支撑企业的发展;利用预算分析把隐形知识(经验、技术、处理问题的方法能力)变成显性知识,纳入知识库管理;通过企业文化对员工的潜移默化,增加企业战斗力。

11)  体现知识管理:发电企业知识就是嵌入在发电企业自动化生产过程与经营管理过程中的协作性核心竞争力。发电企业知识管理的内容包括:设备知识库(体系、标准、规程、制度、状态、维护、缺陷)、运行知识库(安全性、可靠性、可调性、经济性、燃烧优化、计划调度)、供需链知识库(物流预测、供应商评估、电力市场预测、同行及合作伙伴)、经营知识库(目标、预算、指标、费用体系、人力)。通过闭环的预算流程积累的定额、指标、预算等知识能够为未来更加准确的预测和制定预算提供帮助。

12) 实现六个整合:

战略规划、业务计划、财务预算和业绩评价的整合;

战略层、经营层、作业层三层组织机构协调流程的整合;

财务活动和业务活动互为支持的整合;

计划体系、目标体系、指标体系、报表体系和绩效考核体系从“出题”、“解题”到“评分”的整合;

预算从制定、调整到考核评价周而复始的整合;

业务流、资金流、信息流和人力资源流的整合

4  总体设计思路

在全面预算管理信息系统的设计过程中,应始终坚持将先进的ERP管理思想与中国电力系统的实际情况相结合,使企业的物流、资金流、信息流、工作流和控制流有机统一,确立以成本为中心、效益为目标,紧紧围绕市场、效益和利润来经营和管理电厂的思想,建立以全面预算管理为龙头的信息系统。

从业务实现角度讲,全面预算管理系统主要实现业务数据的采集(收集)、录入、分类、存档、统计、分析、优化、预警、控制等处理,采取以下实现措施保证系统实用化:

树型结构:全面预算管理采用节点树,以利润和发电成本为树根,以经济技术指标和费用为两个分支,层层分解,一级保一级,确保低成本目标管理的实现。

及时统计:生产经济技术指标通过实时系统及时统计;费用的发生随着生产过程的进行及时发生并反映到计算机系统中,及时统计分析;与生产经营管理有关的数据信息根据需要及时产生,并到达指定的地点。

整理分类:对生产及经营过程中产生的大量无序的数据进行分类整理、去粗取精,并根据需要将信息及时传递到指定的场所。

及时查询:根据需要及时提供所需的任何时段的信息。

偏差分析:对预测和计划值与实际值的差异进行自动的统计整理和分析。

超限预警和超预算控制:对达到报警界限的指标给出预先警示;对超过使用额度的费用实施不予接收,达到对指标的超限预警和超预算控制。

工作流转:通过对指标、费用及各管理流程的规范和规定,实现各工作流程的自动流转,并提供工作及时性的统计分析结果。

安全保密:根据各类人员的岗位需要和权限范围,对需要的信息实施严格的保密。

分析比较:提供同期、同类、同事件等的比较和分析。

工作提示:系统自动向相关人员提示和提醒当前需要处理工作。

从计算机实现角度讲,为了保证系统的开放性、先进性、可维护性、适应性、实用性,特采取一系列措施如下:

系统采用模块化体系结构,采用功能组态技术、流程组态技术、界面组态技术、报表定制技术、多级权限定制技术等,提高软件的开放性、扩充性、可维护性、实用性以及先进性;

采用面向对象分析技术,提高软件的扩充性和可适应性;

运用组件技术,提高软件的复用率;

采用三层次(C/S/S)架构技术开发应用软件,提高软件的可维护性及异构数据库的适应性;

运用工作流自动推进技术,提供待处理工作的主动提示功能,推动工作进展;

采用分布式关系数据库Oracle、DB2以及第四代开发工具Delphi,为用户提供人性化图形交互界面;

基于自适应体系架构的平台技术,支持第三方应用系统挂接;

运用数据挖掘技术,实现知识的加工与抽取;

DL-PASA平台:主要包括DL-PASA-AIE应用集成环境、DL-PASA-WFM工作流组态工具、DL-PASA-RPTM报表组态工具、DL-PASA-FCM功能组态工具、DL-PASA-UIM界面组态工具、DL-PASA-SM权限组态工具、DL-PASA-REAL实时数据组态工具等;

 通过对电厂已有MIS和电厂未来MIS的规划的统一考虑,提供友好数据接口,保留与未来系统接口;

运用面向对象技术,提高代码的重用程度,规范代码管理;

通过设计文档将传统的分析设计方法与面向对象开发语言有机结合,采用规范文档管理,规范项目管理,降低项目开发风险;

提供专用系统维护功能模块,提供权限控制的统一解决方案,将数据权限控制到字段级;

提供审批流转组态及定制功能,提供工作提示功能,推动工作进展;

提供界面部分组态功能,提高软件适应性;

将业务功能分析与软件维护功能分开处理,使分析任务单一化;

采用功能最小化的对象分析设计,降低系统的复杂度;

事前进行开发方法和模式规划,提高项目开发的可控性;

采用通用模板设计,统一软件风格,提高开发效率。

5 系统设计约束

在为电厂设计解决方案中,需要全面考虑电厂目前已有的环境以及将来的发展规划和对系统的要求:

电厂是安全性要求很高的企业,设计时应充分考虑到对其现有的安全运行规程的支持;

电厂对生产数据的实时性要求很高,设计时应充分予以考虑;

系统需要实现业务数据的采集(收集)、录入、分类、存档、统计、分析、优化、预警、控制等基本处理;

系统界面需要清晰、友好、易操作以及图形化;

开发过程中用户需要参与开发方的开发工作(合作开发);

提供友好数据接口,全面考虑整个企业信息的数据接口以及相关数据的流向和流量等交互问题,保留与未来系统的数据关联;

提供安全、可靠的系统控制;

提供开放、实用、可扩充、维护性好的系统;

用户与开发方共同享有版权;

开发方需要提供后期技术支持和维护。   

6 系统特点

配合发电企业贯彻实施“低成本战略”,把经营管理提高到精细管理、超前控制和动态管理的高级层次;

实现企业年度经营目标的预算决策,提供全面的事前计划与预测(正向与反向),事中过程控制和事后考核、分析手段;

实现对各项责任目标的分解、考核奖惩与分析总结,提高全员参与管理的积极性;

与各相关业务系统紧密结合,实现企业对实际成本的控制和核算,为企业实现竟价上网提供实时成本;

系统实际涉及生产经营的全方位和各流程,系统及时统计各生产经营任务的执行情况、完成情况及差异,为管理提供实时、准确和有效的参考信息;

以市场竞争为导向,以科学管理为手段,以生产安全为核心,以经济效益为目的,实现企业物流、工作流、资金流、控制流的集成;

全面预算管理实现全员、全过程、全方位和全日制管理。

7 使用情况

全面预算管理系统模型在天津大港电厂得到很好的推广和应用。

该系统目前使用良好。发电量的滚动预测准确,对于成本(包括:综合费用、物资费用、工程费用、燃料费用)的控制良好,对于业务的计划性和可控性加强。系统覆盖了所有业务数据,数据处理自动化程度高,大大降低了业务人员的劳动强度,提高了工作效率(如材料稽核和燃料核算时间的大大缩短)。预算管理的思想已经深入到全厂的每一个员工。 原因如下:

A、为系统配套了好的管理制度。为了使用好该系统,针对每一个子系统,电厂内部发文:《全面预算管理系统使用管理规定》,规定了每一个模块――》子模块――》页面的相关人员的填报的操作内容说明(分可选、必填),操作时间规定等。并作为公司内部的一项考核。从而保证了数据的完整性和及时性。

B、良好的服务平台。在公司内部办公自动化OA平台上设置了《全面预算管理专栏》、《全面预算管理故障登录》栏目。便于全员参与,及时发现存在的问题。

C、软件的易用性。软件具有方便实用的人性化操作界面,符合原有手工业务表单的操作模式。

技术经济指标的改进:

在该项目全部实施后,为电厂带来如下经济效益:

(0)综合厂用电率、供电煤耗的提高。

2002、2003、2004年度的指标对比,有一定的提高。

(1)物资库存降低

2002、2003、2004年度的物资平均库存比较,物资平均库存下降10%以上。

(2)降低物资采购成本

通过强化电厂供需链的管理,一方面可大大缩短采购周期,另一方面可使采购成本降低10%-30%。对物资需求计划进行严格的分级审批,去掉了不合理的需求。同时对于物资采购采用计划价的管理模式,使得物资的采购价格得到很好的控制。

(3)提高机组运行的安全性能,减少非计划停机次数

30万千瓦机组的每次启停机少则拾多万元,多则上百万元,而由于非计划停机而导致的并网发电时间的减少而带来的电厂效益的降低,则难以计算。

2002、2003、2004年度的机组非停的次数有所减少。

(4)实时计算发电成本,提高市场应变能力

目前国内少数管理较好的先进电厂,其生产运行成本的计算往往要推迟1-2天,对大多数电厂,其生产运行成本的计算往往要推迟较长时间,有些电厂甚至推迟1个月以上,根本无法适应“竞价上网”所要求的2小时报一次上网电价的竞争需要,必将在市场竞争中处于被动局面。

(5)降低设备维护、检修费用

目前电厂每年花费在设备检修上的费用有数千万元,而设备检修往往会造成机组的非计划停机,通过加强日常维护,一方面可显著减少设备检修费用,另一方面可减少非计划停机次数。

(6)延长电厂寿命

状态检修与日常维护可使电厂主设备的运行寿命延长20~30%。对30万千瓦机组而言,由此产生的直接经济效益累计大于上千万元。

(7)完全实现了原有的手工预算管理

符合电厂原有的管理思路,操作界面易于理解。将总公司的思路更好的贯彻下去。

第四、  综合效益:

A、电厂内部带来的改变:

交流方式的改变:把以前许多非正式的口头语言交流转变成规范的计算机语言交流,规范企业管理,明确岗位职责;

处理方式的改变:把以前由管理者通过大脑处理的大量复杂的基础信息转变为计算机处理,使管理者从大量复杂的低层信息处理中解放出来,从事更高级的决策工作。

存储方式的改变:使企业信息的保存从以前的以纸张为主的存储方式转变为以多媒体介质为主的存储方式,提高文档管理质量。

B、管理上带来的好处:

第一个层面(数据共享):数据及时、准确、完整、唯一,查询、统计、分析方便

第二个层面(规范管理):制度化、标准化、程序化、规范化

更高的层面(持续改进):预算体系、责任会计、决策支持。

C、为企业带来的效益:

企业管理 :将公司的手工预算管理成功地转变为电算作业。

企业成本: 为降低企业成本提供了持续改进的平台。

主要生产技术和经营指标 :指标管理更准确可控,信息搜集更加实时。

人员素质:全员参与预算管理,实现了预算的可控性;人员的自身管理和厂内的预算管理有机融合,强化了职工对于自身的业务管理。

企业文化: 便于全员了解企业的管理精神,了解企业文化。

需要继续扩充的功能:

在目前的软件市场环境下,本项目可能面临著作权被侵权、软件产品被盗版和商业秘密泄漏的风险。需要加强。

参考文献:

张一贞等,管理会计学[M],中国物价出版社,北京市,2001年9月;
张瑞君等,计算机会计学[M],中国人民大学出版社,北京市,2001年11月。

作者简介:

李江林,工学博士,电气高级工程师,南京大陆信息产业有限责任公司副总经理,主要从事电力系统和电厂管理信息系统的研究和管理咨询工作,在《电力信息化》、《煤矿机电》、《煤矿自动化》、《风机技术》、《中国矿业大学学报》、 《江苏煤炭》、《煤炭科技》等刊物发表学术论文30余篇。

本文由作者向AMT授权发布

作者联系方式:li_jlin@sina.com

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张红霞——能源信息化专栏

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张红霞女士,计算机+MBA学位,AMT企业管理信息化“甲方联盟”外聘专家,电力软件网特聘专家,e-work中国制造业信息化门户网站特聘专家,畅享网能源版主。曾分别在国内外多家知名软件企业、IT上市公司、EAM五强企业,能源行业管理软件五强企业任高级咨询顾问、首席咨询顾问、咨询总监等职,2009年创建北京步镭责信息技术有限公司,出任总经理/信息化首席专家。张红霞女士毕生致力于中国能源行业管理信息化领域拓荒,拥有多年的能源信息化管理模型创新研究和售前咨询实战经验,曾广泛深入地参与能源信息化应用咨询实践,以管理+IT为主要手段,成功领导和参与为多家知名能源企业集团(如华能、国电、华润、中石油、中石化、中航油、国家石油储备等)提供信息化售前咨询服务,作为能源信息化特约撰稿人和专栏作家,有多篇能源专业论文在IT信息化类知名管理网站和核心期刊上发表。张红霞女士始终强调售前咨询在能源管理软件市场营销中的重要性,率先提出能源管理软件“咨询式销售”模式,并在多家能源企业售前咨询中取得成功实践。  
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