ERP与采购管理

  作者:陈启申
2001/11/13 10:39:17
本文关键字: 理论探讨

ERP与采购管理

陈启申


走进一家企业的供应科,在几张拼成一行的桌子上放着一张长长的像“哈达”一样的大表。表的左方是各种产品名称,上方是供应科负责采购的各种材料名称。电话铃不时地响着,传来市场和生产变动的消息,几位苦命的采购计划员在桌旁疲惫地奔忙,对繁星般的表格数据,进行不厌其烦地计算和修改。年复一年,做着同样枯燥的工作。但即使再怎样卖力,也还是跟不上客观环境的变化。

要效率,更要效益

实施了MRP,通过产品结构和物料清单,定义了每个物料的期量标准,把销产供这企业的三项主要业务信息集成起来,同步地将生产计划和采购计划一次生成。如果需求有了变化,不需半个小时,就把上千种物料的计划重新编排。采购计划员从忙忙碌碌的事务中彻底得到了解放。图1是时间坐标上的产品结构,X是销售件(成品),O、P、R、E是采购件,A、B、C、D是加工件。

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但是,上MRP系统决不仅仅是提高响应效率,更重要的是见到效益。MRP是ERP的核心,要见效益,首先要改变采购作业的观念、规范采购管理。

在市场经济环境下,企业为了增加利润,一个极其重要的途径就是降低成本。产品的成本中外购的材料及配套件费用往往要占到60%以上,多者可达90%。材料及配套件的采购任务,归根到底,是由产品开发部门定的基调。换句话说,尽管设计阶段的费用是比较小的,但它在奠定成本的基调上,起了主要的作用。

有一家企业,通过MRP系统的物料分类查询,发现有2.0mm、2.5mm、3.0mm三种规格十分相近的花纹钢板,每种需求批量都很小,这将无疑增加了采购、运输、仓库保管的费用。如果企业没有采用成组技术,标准化工作不力,设计工程师信息不沟通,这类现象是极其普遍的。因此,为了降低采购成本,采购人员必须同设计人员和工艺人员一起,按照价值工程的原理和同步工程的方法,在保证产品功能的前提下,采用最低成本的方案。MRP系统不仅管理人员要用,对产品开发人员同样也有帮助。 采购成本同时影响材料费和库存价值。

MRPⅡ/ERP系统 对降低采购成本的作用

MRPⅡ/ERP系统通过业务处理流程规范化,对降低采购成本,起到一系列的保证作用,如:

通过物料分类查询,对每一类物料,按需用的频度,规定优选原则,以简化采购物料的品种规格、保持一定批量,争取优惠。

周密计划。MRPⅡ/ERP的计划可以延续到未来某个任意日期,这样不但可以按需采购,而且可以保证足够的采购提前期和采购预算,防止因突发性采购而增加额外的采购费用。

设置目标成本(标准成本)。每一个会计年度,企业都必须通过运行MRP系统的模拟成本,确定标准成本,也就是必须严格控制的成本限额。邯钢的“市场模拟,成本否决”就是MRPⅡ/ERP系统中根据市场可能接受的价格,在保证一定的利润前提下,确定的标准产品成本。

控制采购权限。要严格控制成本,首先要控制资金流出。MRPⅡ/ERP系统要设置每一个采购员的采购物料范围和支付权限,同时规定超过限额的审批层次和权限,以规范采购管理。

控制库存量。在系统中,要对每一种物料规定最大储存量和最长储存期限。超过最大值时,系统会发出提示信号,以便管理人员采取纠正措施。

供应商认证。根据ISO 9000的要求,为了保证产品质量,首先要保证进厂材料的质量。各种物料的供应商都必须经过认证,建立供应商主文件。向没有建立主文件的供应商采购,系统将拒绝执行。

跟踪采购定单。系统可以提供多种查询途径,从采购单编码、物料号、供应商号、采购员代码、交货日期等进行查询。跟踪采购合同执行情况。

严格控制付款程序。付款前,系统将自动进行一系列的对比,如物料规格性能、合格数量、交货日期是否与采购单一致,报价单与发票金额是否一致。必须几方面都相符才能执行付款程序,严格控制不良资金流出。

重组同供应商的业务流程

产品的质量首先取决于原材料的质量。对供应商进行认证是质量保证体系的必要条件。要从:行业地位、信誉、履约率、产品发展、工艺技术、质量、成本、服务、运输、通信联系方法等方面正确选择供应商。

传统采购管理往往倾向于一种物料有多个供应商,感觉上比较保险。而现代管理的趋势是减少供应商,并建立互信、互利、互助的长期稳定合作伙伴关系。好处是:简化采购计划及调配;可以形成经济采购批量,争取优惠;减少供方的专用工艺装备费用;简化运输管理;减少库存,从而有利于控制质量,降低成本。 图3说明了同供应商建立合作伙伴关系前后的业务流程,由于环节减少,降低了采购成本,增加了响应速度。

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当前企业之间的竞争,已从一个企业对另一个企业发展为一个企业的供需链同另?桓銎笠档墓┬枇粗涞木赫M┯ι探⒊て谖榷ǖ暮献骰锇楣叵担迅鞲龉┯ι炭闯墒瞧笠倒┬枇吹母鞲龌方冢纬梢恢帧靶槟狻钡钠笠祷颉岸恕保跎傩矶嘀馗吹闹屑浠方冢饩褪潜怀莆?1世纪制造业战略的敏捷制造精神。通过信息技术的应用,提高供应商对企业需求市场信息的透明度,有助于提高供应商对物料供应的预见性,是当前竞争形势下的需要。

随着市场全球化和经济开放、我国大而全小而全的企业模式逐步向虚拟企业、动态联盟和协作方向发展,采购管理在制造业中的重要性日益突出。


MRPⅡ/ERP对采购管理职能带来的变化

MRPⅡ/ERP系统将给采购管理的日常工作带来质的变化。对采购供应部门的员工提出了更高的素质要求。采购人员的主要精力将放在同企业内部人员和供应商一起研究如何降低成本上,主要有:

从降低成本和保证质量出发,参与确定零部件自制还是外购的原则;

同设计和工艺部门一起,参与零件设计的价值分析,以最低成本满足功能需求;

统一管理零部件工序外协和外包业务,控制企业资金支出;

利用系统提供的物料与资金信息集成功能,编制和审定采购预算和采购权限;

确定每个采购件的合理批量、安全库存量,控制库存资金占用;

同计划部门和供应商一起,研究缩短采购提前期的措施,提高响应变化的灵敏度;

会同技术部门指导供应厂商改进外购件的性能质量,研究降低成本的措施;

选择正确的供应商,并根据系统提供的供应商业绩报告,进行筛选;

运用信息集成系统,根据市场需求和企业计划,提高采购供应工作的预见性;

通过EDI(Electronic Data Interchange,电子数据交换)Internet /Intranet
,跟踪采购订单进度,共同协调运输,保证及时供应。

MRPⅡ/ERP系统对采购管理提供了一系列的规范化流程,这将使在采购作业中存在的商业贿赂、收受回扣、以次充好、照顾亲朋好友、损公肥私等造成企业经营亏损的黑暗现象,失去藏身之地,同时也是MRPⅡ/ERP实施的阻力之一。

MRPⅡ/ERP是从企业整体利益出发的管理信息系统, 一些外国公司每年都要向采购部门提出降低采购成本的目标,采购人员经过努力实现目标后将得到应有的奖励。这种奖励不比拿回扣低,是正大光明的收入,企业和个人都得利。这是提高管理水平的结果,是采购人员的荣誉。我们应当学习国外的科学管理方法,我们应当学习国外企业的科学管理方法,建立有利于发展生产的激励机制,从正面引导,来消除腐败现象、改变采购管理的面貌。

实施MRPⅡ/ERP系统,不可避免地会触动不利于生产发展的传统观念,只有不断深化改革,运用当代新的管理思想和信息技术,才能使我们的企业在全球竞争的严峻形势下立于不败之地。“师夷之长技以制夷”,这是我们引进MRPⅡ/ERP系统不可动摇的指导原则。

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陈启申是中元国际工程公司(原机械工业部设计研究院)研究员级高级工程师,项目经理。1952年毕业于清华大学机械工程系。曾参与山西太原重型机器厂早期建厂工作,后在机械部设计院长期从事工业工程、企业技术改造与基本建设工作;接受过物流搬运、项目管理和MRP II等正规的国际继续教育课程。退休后,在40年工作经历的基础上,投身于MRP II/ERP的推广普及工作。 陈老师曾长期是美国生产与库存管理协会(APICS,现易名为美国运营管理协会,Association for Operation Management但缩写不变)会员,在SSA公司担任过高级顾问。先后撰写过《MRP II--制造资源计划基础》,《供需链管理与企业资源计划(ERP)》,《ERP--从内部集成起步》(2005.第二版;2011年12次印刷),《成功实施ERP的规范流程--知理·知己·知彼·知用》(2009年第二版;2011年3次印刷)等国内畅销的MRP II/ERP普及教材。 陈老师把自己定位为"ERP普及教育工作者"。他虽已跨越"八零后",但仍时刻在关注中国的ERP事业。
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