流程调整与优化 走有企业特色的ERP之路

三、电子化签核流程，即环保又降低成本。

在流程后期优化与调整过程中，项目管理员应该具有一定的目标性。笔者认为，电子化签核应该是企业管理者所追求的目标。在手工操作阶段，企业所有单据的审核都是通过书面形式展开的。如采购订单、销售订单、报价单等等。都是用户先利用Word表单做好，然后打印出来交相关的负责人签字画押。在ERP上线的初期，为了照顾用户的感情，往往也顺从用户的操作系统。用户先在ERP系统中录入好相关的单据，然后将单据打印出来，交相关人员审核。书面审核完毕后，用户还需要在系统中做一次审核的动作。

在这个流程中，显然存在重复的动作。用户需要书面审核和系统审核，工作量有所增加。而且两个审核的时间点或者用户是不同的，这里就存在着一定的安全隐患。如采购员用户可以先拿一张正确价格的订单然领导审核，但是回去却将订单的价格提高，再在系统中进行审核。这就存在着一种舞弊的风险。其次这也增加了企业的成本。采购订单如果数量比较多的花，打印的成本日积月累也不可小瞧。

其实在ERP项目的后期，项目管理员可以尝试着对这些审核的流程进行优化，可以使用电子审核来代替书面审核。其实操作起来非常的方便。笔者以采购订单为例。采购员在系统中维护好采购订单之后，将采购订单的审核申请发送给采购经理。此时单据处于待审的状态，采购员无法对其进行更改。采购经理受到申请之后，在系统中直接对采购订单进行审核。在这个过程中，只有一次审核的动作，而且还没有书面单据的传递。即可以提高审核的效率，而且还可以降低审核的成本。

四、通过电子采购流程加强与供应商之间的沟通。

对于采购业务比较多的企业，与供应商之间的沟通流程也是一个比较核心的流程。如笔者以前有一个客户，其采购业务占据企业整个业务活动的80%以上。在这种情况下，加强与供应商之间的沟通就非常的必要。他们就遇到一个问题。他们给供应商下单的数量比较大，现在由于不能够非常快的知道供应商的生产进度，为此也就无法安排自己的生产计划。每次都要采购员向供应商确认生产进度与交期，然后采购员在回复给生产部门。这一来一去，在路上耽搁的时间就会有好久。遇到这种沟通障碍时，该如何通过业务流程的调整来进行优化呢？

在这里，笔者建议通过电子采购来实现。其实原理也是相当的简单。给供应商一个账户，让他们也可以对企业的ERP进行操作。当然这个用户的权限受到很大的限制。其只可以查询下给他们这个供应商的订单。然后更新这个订单相关的生产状况。如每天下班后更新一下已经生产的产品数量。如此的话，企业就可以比较及时的掌握供应商的生产信息。对于自己安排生产计划、保障产品交期有非常重要的作用。

不过要实现这个流程优化，有一定的前提，即供应商要能够配合。在实际工作中，如果企业比较强势（付款比较及时或者是供应商的主要客户），那么这个企业的供应商就会比较配合。从而这个电子采购流程的效果就会比较好。

总之，在ERP项目后续优化中，项目组长仍然要根据企业业务环境的变化，不断地对企业现有的操作流程进行调整与优化，走有企业特色的ERP之路。

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