[原创]ERP项目验收,切莫敷衍了事

  作者:赵伟
2008/12/30 9:34:54
畅享网:但对企业来说,ERP项目的完善“只有起点,没有终点”,如何去充分挖掘ERP系统的潜力,还有很长的一段路要走。

ERP项目的实施,一般都会包括六个阶段,即项目的选型、培训、业务流程重组、基础数据整理、会议室试点、切换等,在ERP系统切换后,参与项目实施的人员都会松下一口气,但这时大家往往没有想到,紧接着的还有一项重要的工作,就是项目的验收。所谓验收就是一个确认的过程,包括对整个系统的运行情况、业务流程重组的有效性、生产运作的效率等方面的一个评估。ERP项目验收看似简单,事实上是一项非常复杂的工作,必须引起公司“一把手”和项目组成员的重视,千万不能敷衍了事。

ERP项目是否成功,关键要看最后系统是否能够平稳顺利的运行,不同用户操作起来是否得心应手,各项业务流程是否清楚明了。与此同时,ERP的验收是一个非常模糊的概念,行内一直都没有一个统一的标准,随意性非常大。而这种"验收的随意性"对于用户来说将是一个致命性的错误,产生此类问题的根源就在于客户不知道或根本就没有制定合理的验收标准,从而导致ERP项目在验收过程中,主次颠倒,忽视了对关键业务流程的验收。因此,只有明确了ERP项目的验收标准,才会做到有备而来,从而达到验收的目的。

整个ERP项目的实施,要历时半年多时间,有的项目工程比较大,要一年多时间,才能够上线,实施的时间很长。不管是企业还是实施顾问,都不希望项目的周期过长,一方面是拖的时间太长需要更多的人力物力的投入,另一方面是时间长了就会出现各种各样的差错,项目组成员身心疲惫,逐渐丧失信心。所以为了避免类似问题的出现,在适当的时候,必须将项目验收的事宜提上议事日程,ERP项目验收包括阶段性验收和整体验收。

阶段验收,一般选择的时机就是系统上线之后,录入了一个月以上的数据,能够准确导出各类月度报表的时候,由项目组提出验收阶段应该达到的效果,认为系统应用和各项业务操作基本正常,或者是达到了先前预定的目标,可以说系统上线成功了。一个月刚好是一个小的系统周期,在这个时间周期内,系统运行的顺不顺畅,基本上都能反映出来,如果这一个月都不能挺过去,那就说明系统在运行过程中存在较多的问题。因为一个系统有几十个模块,涉及到每个部门,大家应用的情况各有差异,这个时期也是趁实施顾问还在工厂的时候,集中解决问题的大好时机。根据实际情况的不同,有些大型的ERP项目是边实施边验收,一步一步的向前推进。

但中小型的ERP项目最好是成功切换后,运行一个月时间,再来验收。 在ERP系统实施过程中和在初次切换的那段时间,需要对系统进行二次开发,以满足实际业务流程的需要,二次开发的内容也应该纳入验收的范围,因为二次开发时间的不确定性,也可能是边应用边开发,所以,ERP系统验收可以分开进行,先对原始系统的应用情况进行验收,最后再对二次开发后的辅助系统和一些报表进行验收。

ERP项目验收的主要内容应该是由系统中不同模块决定的,包括系统运行情况、业务处理情况、各种单据及报表出具情况,主要涉及到财务模块、销售管理模块、库存管理模块、采购模块、生产计划模块、工程BOM等,在验收过程中,可以以部门为单位来进行,便于集中精力来处理主要问题。在库存管理方面,重点是物料收发的流程是否合理,物料收发的效率是否有所提高,各种单据是否按照要求及时处理完,还有就是在这种操作模式下,所有库存物料数据的质量情况,包括物料收发的准确率达到了多少,账物相符率提高了多少,库位相符率是多少,库存积压物料是否有所降低,呆滞物料是否有所减少等,这里面的一些具体数据可以去仓库现场抽查获得。

在工程BOM方面,主要是BOM结构的合理性和准确性,以及BOM导入到系统中的及时性,因为BOM是MRP运算的源头,一旦发生错误,就会导致整个需求的错误,新产品的BOM不能及时导入到系统,就会影响到物料的需求计划和生产计划。在生产管理方面,主要是考核生产计划的执行率是否有所提高,生产效率是否有所提高,包括产能的最大发挥、生产排程的合理性、生产工艺的优化等,在物料采购方面,考核的主要指标是物料的准时交货率,以及影响准时交货率的一些参数的设置,如产出率、损耗率、采购提前期等,如果这些参数设置不合理,将是祸患无穷,最直接的影响就是库存积压或者是生产停工待料。

以上所讲的这些都是ERP系统执行情况的验收,除此外,还应该包括针对二次开发项目的一个验收,因为对于标准版本的ERP系统来说,一般软件厂商都经过了很严格的测试,并且经过绝大多数客户的验证,在系统性能方面一般不会有太大的问题,否则软件厂商的项目肯定也开展不起来。二次开发的项目无论是对软件厂商还是对企业内部来说,都是一个全新的软件,既然是新的软件,Bug在所难免,但一些基本的性能要满足要求,比如在多用户并发操作,以及大批量数据运行的过程中,系统是否有严重的性能瓶颈,这些需要通过和一线的系统操作员工进行沟通,进而了解系统的性能方面的问题。

最后,应该对整个系统做一个综合的评估,看它有无促使企业在管理思想、管理模式、管理方法、管理机制、管理基础、业务流程、组织结构、规章制度、全员素质、企业竞争力、企业形象、科学决策和信息的集成与处理等方面发生一些明显的改进、提高和创新,企业是否运用ERP系统对整个供应链管理中的各相关环节和企业资源实行有效的规划和控制,通过财务分析,企业在客户关系管理、市场预测分析、加强财务管理、合理组织生产、资源优化配置、压缩生产周期、降低物料库存、减少资金占用、降低产品成本、提高产品质量、扩大市场销售和实行电子商务等方面有无产生相应的经济效益等。

ERP项目的验收是对项目在整个实施阶段产生的效果的一个检验的过程,也是对ERP项目在整个实施阶段的一个终结,它为ERP系统在今后的应用中更顺畅的运行奠定了坚实的基础。但对企业来说,ERP项目的完善“只有起点,没有终点”,如何去充分挖掘ERP系统的潜力,还有很长的一段路要走,所以我们在思想上绝不能放松,要站在新的起点上,去迎接更大的挑战。

责编:姜玲
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近十年制造业企业信息化一线建设经验,服务过国内多家知名企业,多次参与ERP项目的实施并取得成功。对在信息化条件下,企业ERP流程的制定,BOM的编制、生产计划的排程,生产能力模拟分析以及生产计划关键参数的设置有着丰富的经验,对提高制造型企业生产计划的执行率有一套良好的控制方法。在ERP系统实施前后,对仓库基础数据的整理,库位的合理设置,物资消耗定额标准的设定以及提高账物相符率和库位相符率等方面有着独到的见解。并在相关专业媒体发表文章多篇。
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