ABC公司BI系统实施方案案例

    一、企业需求

    1.1、项目背景

    ABC汽车工业集团销售公司（以下简称ABC公司）是中国三大汽车集团之一的某汽车工业集团下属二级企业，是面向汽车产业提供一体化、技术化、网络化的汽车服务供应商，连接传统汽车产业价值链各个节点，业务涵盖汽车物流、汽车销售贸易、汽车消费和汽车金融等领域。

    ABC公司下属有近20家子公司，分布在全国各地，包括全国最大的第三方汽车物流企业，及拥有区域规模最大、连锁网点最多、各类服务功能最全、管理领先的专业汽车租赁公司等。

    以中国加入WTO为标志，国内多个行业不仅面临来自国内同行业者的竞争，国外具有先进管理经验、超大规模的企业继续扩大在中国的布局，汽车行业的竞争更为激烈。外部市场竞争环境瞬息万变，促使ABC公司对内部管理要求必须快速反应，以信息化手段加强企业内部管理，积极提升自身竞争力。

1.2、信息化管理现状

    ABC公司及各子公司以信息化手段辅助企业日常管理的时间较早，应用也较为成熟，各种管理信息系统在各公司得以应用，如SAP、ACCPEC、JDE、博科、用友等，但各自独立应用，独立输出各类报表。

    各子公司以发送邮件的形式每月定期向总公司上报各类报表，总公司按各大板块（汽车物流、汽车贸易、汽车消费和汽车金融）汇总，再形成总公司汇总报表，且均以EXCEL报表的形式传递、加工，最终为企业领导分析、决策提供数据支持。
 

1.3、主要问题及其原因
    虽然ABC公司企业内部信息化程度较高，但仍然存在着各种问题阻碍了企业对自身竞争力的提升，在集团财务管理方面集中表现在以下几个方面：

     编辑报表工作量大

虽然各企业均应用了信息系统，但各系统间的应用相对割裂，总公司所要求的报表形式并不能在各子公司的系统中直接产生，需要进行二次加工完成，增加了子公司编辑、整理上报报表的工作量。上报报表要求的格式每年一大变、每季一小变，且有很多数据在内容上是相同但又要重复编辑。

     分析、管理职能难于发挥

总公司财务管理部只能利用EXCEL报表加工、整理、汇总各子公司的数据，10几位工作人员80％的时间用于数据加工、整理，从而分析、管理的职能没能有效发挥。

     对子公司财务监控乏力

仅通过定期上报的报表不能反映财务数据异常变动的具体业务明细情况，必须辅于其他交流形式跟踪分析，加大管理沟通成本，挖掘财务数据异常来源的时效性差，监控力不从心。

上述主要问题产生的原因在于：

     各独立的系统间数据直接共享度低；

     数据加工、整理的手段单一；

     应用的工具不先进等。

1.4、需求要点

     咨询顾问经过与ABC公司相关管理人员的深入沟通，针对目前企业管理，特别是集团财务管理方面存在症状，同时着眼于ABC公司集团财务管理的未来的目标要求，共同总结出了旨在加强集团财务管理的需求要点。

     加强财务监控力度

要求将分布各地的子公司财务数据在总公司的信息系统中集成管理，在系统中通过分析报表数据的变化或异常情况，并提供警示信息，为追朔到明细的具体业务事项提供线索，从而加强财务监控力度。

     提高数据整理、加工的效率

希望通过信息系统辅助数据整理、加工工作，操作应用简捷、方便，使财务管理人员从重复、简单的劳动中解决脱出来，真正提升分析、管理职能。

     运用先进的分析工具为决策提供强大的支持

要求信息系统具有智能化分析功能，及时、快捷地输出各类分析报告，同时要求系统可伸展性强，满足企业时常变化的分析要求。

二、解决方案

2.1、BI（商业智能）解决方案

     为实现ABC公司在财务管理方面的目标，通过BI（商业智能）系统的实施，结合与此系统相配套的新的财务管理规则的贯彻，来实现上述需求。主要有以下几个方面：

     建立子公司与总公司进行数据传递的接口通道

在各子公司应用BI系统的“数据接口”，将各种管理信息系统的数据导出生成数据文件，定期通过FTP、E-mail等方式传递给总公司，该数据文件包括了所有在原管理信息系统中反映的明细业务数据。

     在集团业务数据库中跟踪查询子公司财务数据

将各子公司上传的数据文件，通过接口导入至集团业务数据库中，在该业务数据库中，可以查询各子公司财务报表，并根据报表穿透查询至各类总账、明细账、余额表、凭证等历史数据。

     建立集团统一会计规则、自动汇总账务数据

由于历史原因，各子公司的会计科目及核算项目设置规则不一样，直接对各子公司账务数据做汇总不现实，需要在集团业务数据库中建立集团统一的会计科目体系，并与各子公司的会计科目进行映射关系的定义，系统按统一口径对账务数据做自动汇总。

     建立从任意EXCEL报表中取数的接口通道

由于总公司的需要的分析数据有一部分在目前的管理信息系统中是无法体现的，如人员数量、业绩考核数据、预算数据、按特殊规则做的统计数据等，只存在于EXCEL报表文件中。通过博科BI系统接口程序，并制定报表的模板规则，从任意EXCEL报表中取数导入至集团业务数据库中，这样在集团业务数据中就包括了所有分析的数据源。

     编制分析模板、自动输出分析图表

建立用于输出分析结果的集团数据仓库，定义分析模板，从业务数据库中根据分析的需要迁移所需数据，自动输出分析图表。分析模板可由用户自行定义，操作简便。

     设置异常数据警示条件、提供跟踪线索

在分析图表中，定义异常数据变化的警示条件，数据变化超出该条件时系统输出警示标志，为分析人员提供数据的跟踪线索。如某月份费用实际发生额超出预算标准的20％，用红色标示，并列示超额比例等。

     提供丰富的图表分析的表现形式

利用透视表的强大功能，通过简单的鼠标操作，如双击钻取、拖拽旋转、下拉选择等，形成不同格式、不同数据内容的表格，并动态地根据变化的数据同步形成各种分析图，如结构饼图、趋势折线图、组合柱形图等。

2.2、数据管理模型

三、实施方案
    管理信息系统项目的实施不单是将企业业务与软件功能相匹配的过程，而是要以真正解决“企业的问题”为目标，重组管理模式，优化业务流程，改造管理手段，从而实现管理创新。经验证明，项目成功的关键在于咨询实施，一方面通过顾问专家的贴身服务，保证了项目达到预期目标，另一方面通过知识的传递，使用户能够不断进行自我优化，持续改进。

    实施顾问团队基于众多企业管理实践的总结和提炼，形成了一套科学、规范、标准的实施方法，通过知识管理而建立 “标准流程库、实施案例库、企业规程库”，从而能迅速地帮助企业建立“最佳企业实践”。

    实施顾问团队主要通过以下步骤实现为ABC公司提供的BI系统解决方案需求的。

3.1、项目规划
    由实施顾问和ABC公司主要财务管理、分析人员组成项目小组，制定BI系统项目的实施计划，包括小组成员的职责分工、实现的目标、制定阶段成果的时间点等。
 

3.2、系统设计

    系统设计的内容包括：

   “数据接口”的二次开发

    对各子公司使用的博科B8、用友U8、ACCPEC等信息管理系统的数据库结构做分析，制定统一的转换格式文件，通过该接口导出生成数据文件。

    EXCEL报表格式规则制定及接口二次开发

    将需要分析的数据分为四种类型：实际数、预算数、考核数和统计数，实际数来源以通过“数据接口”导出的的数据文件，而预算数、考核数和统计数来源以EXCEL报表，为了方便将EXCEL报表中的数据简单、快捷地导入至集团业务数据库，对该报表的格式做统一规则制定，通过EXCEL接口执行导入。

    集团标准科目字典的制定

    讨论确定集团标准会计科目，以及与各子公司的会计科目的映射关系。

    分析模板的制定

    按物流板块、贸易板块、消费板块和金融板块四大板块分析制定分析模板，主要包括预算利润分析、变动成本分析、科目数据异常变化分析等。

    3.3、模拟测试
    对系统设计阶段所进行二次开发的接口程序进行数据导入/导出测试、数据正确性校验等；标准字典与各子公司的会计科目的映射、数据标准化测试；以及分析模板输出的分析效果的测试、调整等。

    3.4、系统切换
    在系统模拟测试成功的基础上，对应用人员进行全面培训，确定系统日常应用切换的时间点，正式移交用户应用。

    3.5、运行维护
    对系统运行过程中的数据维护、应用人员操作指导等。

    由于对数据的深度提炼，企业在经营决策时有了充分的数据支持，为企业提升自身竞争力提供了动力。