IT论坛:在线供应商管理的商业影响(AMT 周祖军 编译)

  作者:周祖军
2003/12/11 17:09:52
对于制造型企业来说,拥有一个有效的供应链是迈向成功所必需的一部分。运用基于网络的工具,企业能够将供应链中的采购职能从成本中心转变为强有力的业务单位。通过减少手工流程,提供有价值的分析,帮助制定战略决策

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如今出现了很多基于Internet的解决方案,这些解决方案都隐藏着业务流程改进的机会以及成本削减的方法。在需要大量开销的经济体系中,公司的决策制定者必须能够从这些Internet解决方案中确定哪些能够带来真正的可衡量的ROI。

制造型和分销型的公司都非常依赖产品运输以及履行客户承诺的能力。尽管供应链是这类企业的生命线,但大多数采购部门在执行供应链流程优化的过程中还是存在着严重的问题。

在采购方从供应商处直接采购原料来维持足够的库存水平时,大部分问题都出现在采购过程中。这些问题产生原因是:采购方使用手工流程管理同供应商的关系。

在线供应商关系管理(online SRM)可以将这些手工流程自动化处理。下面介绍的就是一些基于Internet的SRM的方法,以及应用这种在线技术后所获得的可以衡量的6个收益。

一、供应商关系管理

SRM可以定义为采购方和供应商之间发生的所有交互作用和业务流程。为了讨论的需要,被采购的商品都是指可以用在新产品开发、生产以及OEM/分销等制造环境中的一些直接原料。SRM活动的例子包括基本的交易,协作以及异常管理,历史记录报告,分析以及多点集成等。这些活动可以通过下面的“倒三角”来进行说明。

供应数据:分析的重点

每一个制造型的公司都有自己的供应链。采购方和供应商之间需要发生交易,采购方不断向供应商采购直接原料。随着时间的进展,这些手工操作,费时费力的交易成了日常活动的一部分。但这样的状况能够最小化供应成本吗?在没有工具可以用来帮助分析供应数据时,这个问题还真不容易回答。

采购方关心交易的细节,很少有时间来分析整体状况。采购的是什么原料?采购的批量是多少?从哪个供应商处采购的?供应商的成本如何比较?交付期是否满足要求?货运的频率如何?公司能否获得最佳的合同条款?这些重要的信息都无从获得。

但正是这些信息可以帮助采购方和产品经理确定影响财务收入的战略。有了这些供应数据,他们就能够对合同条款进行更好的协商,对库存进行更有效的管理——从而在整个企业中降低成本。

二、在线供应商关系管理

首先我们要了解一下什么是在线供应商关系管理(online SRM)。

在线供应商关系管理就是将采购方和供应商之间的沟通和协同流程化,将基于纸质的业务流程转移到网络上,以电子形式进行信息的存储和沟通。提供在线SRM服务的网站是在线SRM的主要媒介。这些在线SRM网站通常存在于采购方和供应商公司防火墙之外,各方可以通过网页浏览器进行访问。在线SRM网站同采购方和供应商的后台系统(ERP,财务系统,采购系统等)进行集成,这样可以消除数据的双重输入。

应用在线SRM之后,采购方和供应商之间可以通过网页浏览器进行在线沟通。在线SRM网站对所有通过的信息进行存储、连接和索引。它还能够监控异常状态下的信息,并及时向受影响的各方提供报告。随着网站存储的数据快速的增加,站点的分析和报告工具可以帮助用户监控发展的趋势,并更好地理解相互的交互作用。

一个在线SRM系统能够提供重要的供应数据。下面的“倒三角”图形是说明这一点的最好方法。(图1)

图1 SRM的5个层次

交易自动化

这是SRM的最低层次,也是最具有策略性的活动。这里的重点在交易上,例如询价单(RFQs),采购定单(POs),预收货通知单(ASNs)以及发票。采购方负责创建这些文档,将这些文档交给适当的团体,并确认他们已经收到这些文档。

在线协作

第二个层次是在线协作。在某项交易发生(例如PO,RFQ,ASN)之前或之后,采购方和供应商通常需要更深层次的对话,包括询问和谈判,协作性问题的解决,变更通知和管理以及状态更新。

异常管理

第三个层次是异常管理。采购方负责确保正在进行的或公开的供应交易已经按计划完成。报价请求,采购订单以及交付确认都落后于计划日期的话,整个生产计划都将延期。企业必须对异常情况进行检验并早日予以解决,但如果采购方需要对每一项交易都进行仔细检查,确保正常运作的话,也要花费很多的时间。

数据挖掘和报告

下一个层次是数据挖掘和报告。为了分析供应数据,采购方需要能够从数据库中挖掘有价值的数据,创建历史交易记录、供应商能力以及开支分析报告,只有这类数据才有助于最后的分析。

分析

最高层次是对SRM的相关活动进行分析。在这一层次,采购方和供应商应用决策支持工具对低层次收集到的数据进行分析,根据以往的经验为未来作出选择。

在线SRM系统运用倒三角中的各个部分来减少交易细节中花费的总的时间,并可以让用户更多地关注战略性活动。下一节中将更为详细地解释这一点,并给出应用在线SRM系统所能够获得的6个收益。

三、在线SRM系统带来的6个业务方面的改进

参考“倒三角”的各个活动,我们来解释一下在线SRM系统如何削减花费在交易细节中的时间,以及如何能够让使用人员更多的关注战略活动。

1. 更迅速更精确的文档传输产生于:交易自动化

对于传统的采购流程来说,其与生俱来的问题就在于手工操作。为了处理同供应商之间的业务,采购方必须打印出所有的文档,例如预测报告,RFQs,报价答复以及PQs等,然后再将这些文档通过传真或邮寄传输给供应商,这样既费时又费钱。

而在线SRM将这些流程进行自动化。采购方和供应商的文档都以电子格式存在,这样可以通过网络迅速有效地进行传输。所有的文档都存放在用户的防火墙之外,这样没有安全性问题。并且通过在线SRM发生的交易很容易同企业的后台系统进行集成,确保信息在整个组织中的一致性和准确性。

2. 采购方-供应商的沟通更有效、更可靠产生于:在线合作

很少有采购文档寄出之后就结束的。更多情况下,采购方和供应商之间必须进行更多的沟通,以确保双方对文档相关的条款和期望达成一致。例如,供应商可能需要调整原料的数量、价格或交付的日期。当这种协调通过纸张或电话方式进行时,常常会遗漏一些重要的细节。

应用在线SRM系统之后,这些细节很容易保持。所有的交易和沟通都在基于Internet的系统上进行,历史信息存储在同一个地方,采购方和供应商双方都很容易访问。用户可以通过简单的电子查询来核对每次交易的细节——这一过程只需要几秒钟的时间。

3. 核查细节时花费的时间更少 产生于:SCEM(供应链事件管理)

以往对异常事件的手工监控很麻烦,它需要用户经常创建交易及相关条件的列表,并需要经常进行核对。当列表不完整或过期时,或者参与者忘记核对时,都可能会产生错误。

而在线SRM系统能够对数据进行分类,并且只向采购方提供他们必须立刻查看的信息。用户可以选择让系统对重要事件进行警报或提醒,这些警报可以在系统中显示,也可以通过电子邮件提醒,还可以电话提醒。此外,系统还能提供实时的文档状态更新,并对更改过的章节做上标志,这样用户就很容易注意到这些章节了。

4. 改善合作条款以及供应商表现产生于:报告和分析工具

在在线SRM系统中,与报告和分析相关的收益可以分为两个方面。一个是时间的再分配:采购方以往使用非电子形式传输文档,与供应商协作以及监控异常事件,但现在这些事情只要一半的时间就能完成,这样他们就可以把更多的时间放在更为重要的活动上了。

另一个是,现在的报告和分析功能都在系统上提供。运用系统上发生的交易所收集的数据,采购方可以很快也很容易生成报告。这些报告提供可有价值的供应数据,包括采购方式(采购多少,从何处采购)以及供应商的表现(合同履行情况,交付时间以及价格)。

有些在线SRM系统还能够对数据进行分析,并根据发现的结果提供建议。运用这些建议,采购方能够就如何获得最佳的合作条款或者如何确保库存水平最优化等方面制定战略决策。

5. 优化合同条款和库存管理 产生于:多点协作

对于那些同时运营多个工厂的公司,特别是那些通过合并或兼并壮大的公司来说,将各个系统的数据集成到一起很难。因此,每个工厂都倾向于自己管理自己的库存,自己向供应商下发订单。

将各个工厂的采购和库存进行集中管理可以带来巨大的收益,有些在线SRM系统就提供这样的功能。这些在线SRM系统充当中央“翻译”设备,将各个地方的采购数据合并成便于分析的语言。这样一来,中央产品经理就可以查看各个工厂的采购信息,共享库存,从而维持最有的库存水平,同时还可以集中收集报价信息,将供应商进行整合——这样又可以获得更好的合同条款。

6. 供应商分担库存的管理费用 产生于:VMI(供应商管理库存)

供应商管理库存已经成为一种能够显著改善供应链的有效方法。运用VMI,供应商可以获得采购方的库存、计划以及订单历史数据,并根据双方达成的标准和补充规则负责补充采购方的库存。

有些在线SRM系统提供了这样的功能——从而可以带来很大的收益,因为大多数情况下,将VMI同ERP应用软件进行集成既耗时又耗成本。而将VMI同在线SRM进行集成,相对来说要简单一些;它只是通过企业系统已有的输入/输入功能同VMI进行数据交换。通过在线SRM系统的主机使用VMI,用户可以通过浏览器在公司的防火墙之外进行预测统计,填写POs,发送订单和运输通知。通过网页浏览器工作还可以减少安全性问题,因为不需要供应商进入网络获得VMI信息。

总结

对于制造型企业来说,拥有一个有效的供应链是迈向成功所必需的一部分。运用基于网络的工具,企业能够将供应链中的采购职能从成本中心转变为强有力的业务单位。通过减少手工流程,提供有价值的分析,帮助制定战略决策,有效的在线SRM解决方案是获得这些结果的最有效的方法之一。

作者联系方式:zujun.zhou@AMTeam.org

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