企业办公自动化软件系统的过去、现在和未来(by AMT 万涛)

  作者:万涛
2002/1/22 23:41:07
本文关键字: 理论探讨

企业办公自动化软件系统的过去、现在和未来

by AMT 万涛

在我们试图解释什么是办公自动化之前,我们首先需要理解“办公”和“自动化”这两个词,然后看看它们是怎么结合在一起的。

如果我们将“办公”这个词理解为处理工作事务,那么范围显得无比的广泛。

办公自动化的基本定义和产生背景

办公自动化(OAOffice Automation),是70年代中期发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下,发展起来的一门综合性技术。它的基本任务是利用先进的科学技术,使人们借助各种设备解决对一部分办公业务的处理,达到提高生产率、工作效率和质量,方便管理和决策的目的。OA的知识领域覆盖了行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,并且OA体现了多学科的相互交叉、相互渗透性,所以OA的应用是企业管理现代化的标志之一。

办公自动化的处理范围

OA的核心问题是如何提高日常的办公效率问题。因此我们日常工作的所有内容都可以归入oa处理的范畴,如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售,库存管理,生产计划,器材需求,技术管理,质量管理,成本、财务计算、劳资、人事管理。。。等等,那么这些都是办公软件的处理范围。

我们终于发现oa承载过多,以至于我们无法定义和处理这么丰富的内涵的名词,由于它如此耳熟,更换一个名词的成本太高,我们现在还不得不和这个有着丰富内涵的变色龙一样的名词打交道,并且通过上下文来揣摩它的确切含义。一般情况下,如果有两个人在讨论办公自动化的问题,我们对双方达成对该名词的一致意见的可能性表示悲观。实际上完全可能的是,大家都在使用同一名词,但谁也听不清谁在说什么。那么我们试图界定这个名词的努力仍然是值得赞赏的,我们正在构建一个交流的基础。

我们如何处理这个问题

我们在处理不同名词的办法就是在oa之前加上范围修饰次和之后加上附加名词来界定他们。

对于提高我们日常工作效率的机械电子设备,如打印机、复印机、传真机,我们称之为办公自动化设备。

对于提高我们日常工作效率的软硬件系统,我们称之为广义的办公自动化软件系统。这个名词仍然犯着上述的毛病。但是我们至少已经进了一步,如果他们在交流时已经明确自己谈的oa所指何物(即加上了适当的前置语和后置语),那么Lotus(电子邮件厂商)和Xerox复印机厂商之间交流是完全可能的。

如果我们在看看市面上的各种软件系统,就会发现很多事务性的工作已经被包含,并且他们也从来没有觉得自己就是一个办公自动化软件系统。如果我们硬把他们拉进oa软件系统,理论上当然非常完美并且包容力极好(我们完全可以这么作),因为无论我们以后发明什么,都是办公自动化的范围。如果真的这样,对我们讨论问题还是没有丝毫好处。因为我们还是不知道我们要讨论什么。根据目前的名称我们仍然称之为xx系统。从我们的日常事务中,有许许多多都是和这些系统相关的。除此之外,我们仍然能够发现一些事情是目前的系统处理不了或者不处理的。他们都是一些非结构化的内容譬如文件、会议、档案、日程安排和办公事务等,我们称之为狭义的办公自动化软件系统。这就是我们目前市面上称之为办公自动化的软件系统所处理的内容。后文中办公自动化系统即指此。

基本界定办公自动化软件系统以后,我们再回顾一下办公自动化系统在我国的发展脉络。(下文如果非特指,办公自动化即指狭义的办公自动化软件系统)。

中国的办公自动化软件系统起源于政府的公文和档案管理。由于计划经济体制的影响,政府对企业的管理出了依靠法律、法规之外,还有大量的行政指令和指示。企业在进行许多决策的时候,也经常需要向主管的政府部门请示汇报。另外,当时的政府官员和企业领导经常是你来我往难以分辨,并且存在着比较严格的对应关系,即企业领导和政府官员行政级别挂钩,因此在企业应用红头文件就比较自然。

此时的办公自动化系统的特点:以公文处理、档案管理为核心的办公管理系统。其实办公其实就是办文。其主要的功能包括:

收文管理、发文管理、会议管理、档案管理等内容。管理的中心内容是依据国家的公文管理办法[1][i]和档案管理法规以及各部委或者行业的档案管理规定的需要存档的文件以及企业内部的其他文件等

各地政府机关和企业主管部门一般根据国务院下发的关于公文管理的行政法规制作出相应的执行措施,基本保持系统内的一致性,规范了办公中的公文处理和档案管理流程。同时也起到了的内部信息沟通、上行下达以及和上级主管部门的沟通作用。因为采用电脑和网络进行处理,提高了工作效率,减少了纸张浪费。

尽管如此,由于大部分企业的组织架构都有明显的层级结构,传统的办文程序,从文件起草、审阅、会签、签发、下发到归档、借阅等各个环节,存在流程复杂,流转时间长,导致办公效率低,决策缓慢等问题。

由于在机构和流程上很难作很大的改动,因此解决之道就是采用先进的计算机和网络技术,不仅将办文内容电子化,而且实现整个办文过程电子化,从根本上改变了传统的工作模式。办文者可随时了解文件到达哪里,办理的情况怎样,对逾期没有办理的文件,可以自动催办,文件办理完毕,可以自动归档,归档后的文件可供借阅和调阅等,消除手工工作过程中的存在流转时间长,文件去向不明以及不便于跟踪等问题。

在此种情况下,办公自动化作的所有工作不过是将手工工作搬到计算机网络上,并利用了计算机技术的一些先进特点,却没有增加任何先进的管理理念和方法。另外办公自动化的处理的信息范围实在过于有限,仅仅处理一些公文就可以称为办公自动化了吗?如果我们仔细观察市面上的办公自动化产品,所提供的附加功能的深度和广度也是非常让人失望的。这就是我们目前的办公自动化系统所处的基本现实和困境。这也是我们的客户对办公自动化不满意的焦点所在。

面对这样困境,我们会问:客户究竟需要什么样的办公自动化系统?办公自动化会发展到哪里去呢?

实际上,这是两个相关的问题,解决方法的获得必须要有更高的高度,更宽阔的视野来看待办公自动化以及其他系统之间的关系。同时我们也不能忽略技术的影响。

当我们的目光移开办公自动化系统,我们就会发现,在企业除了办公自动化系统之外,还有财务、库存、生产、销售、人力等管理系统。由于大量的信息孤岛式的建设,他们之间很少能够紧密协调起来。就前端来说,我们经常需要进行退出一个系统然后再进入另一个系统,并且发现数据常常不一致,我可以比较肯定地说,目前中国具有信息系统的企业绝大部分都是这种情况。他们往往具有多个供应商提供的多个系统,但很少集成。也有少数企业采用ERP套件,集成了其中的一部分,全部集成的企业凤毛麟角,也可能正在产生之中。

对于他们后台数据的完全集成,由于集成的工作量和供应商数量成非线性增长(n*(n-1)),在一定时期内,我们几乎不抱信心(不过根据我掌握的资料,最近由于技术的发展,EAI软件,专注于企业应用之间集成的应用平台,可以解决这样的问题,但是我们还得面对那些eai应用不提供adapter的厂商)。于是希望能够由前台(界面)集成这些信息,如果能够从办公自动化系统可以获得所需的全部信息,就太好不过了。办公自动化在这里变成了一个黏合剂,把所有的系统集成在一起(与其说是集成,不如说是拼凑)。让我们有了整体的感觉,虽然还有遗憾,总算进了一步。

集成,这是第一点需求。

从目前用户的使用技能和接受程度以及系统的维护成本考虑,WEB界面最容易接受。另外从集成方面来讲,必须采用人人支持的web标准如HTMLJavaScriptActivexIIOPDHTML,XML,JAVA等才能在一个界面下容纳,否则的化,技术难度就会导致集成不可能实现。

完全基于web,这是第二点需求。

对于流程,熟悉办公自动化系统的人就会想起收发文的流程。那是非常完善的、符合层级结构的、效率低下的流程。对于如何优化该流程,如果我们宥于原有的思维模式和知识领域,我们无法获得更多。必须基于现代的流程管理思想对目前的业务流程进行重组。(办公自动化系统和管理咨询如何结合在一起????)

流程优化的,这是第三点需求。

进入知识经济时代,我们人人都是知识工作者,要求办公自动化系统必须具有知识内涵,或者说是基于知识。提供知识管理所需的最基本的IT工具,知识存储库和知识交流场所,更高级的意义上提供,基于知识的岗位要求和评估体系。

基于知识的,这是第四点需求。

总之我们要求的办公自动化系统系统是和其他应用系统紧密集成的,完全采用Web技术的,流程优化以及基于知识的管理的办公管理系统。

根据这个需求,我们发现目前的市场上很难发现这样的产品。在今后的相当一段时间内,目前的办公自动化系统还会存在着,但已经日暮西山。当办公自动化系统已经符合上述需求的时候,它已经成为一个企业雇员门户(EEP,它是更广义的企业信息门户(EIP)的一个组成部分。这就是我们应用的发展方向。



[i]《国家行政机关公文处理办法》《国家行政机关公文格式》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》

责编:万涛
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拥有多年企业管理及信息化的研究和实践经验、企业应用软件系统设计与开发经验。在IT规划与选型、知识管理与信息门户、办公自动化管理、企业应用集成、企业信息化项目组织、高级管理培训教学等方面积累了丰富经验,曾成功领导、参与为多家知名企业及组织(如东风汽车、东方通信、广州地铁、特变电工、上海市软件协会等等)提供企业管理及信息化的咨询建议,曾为多家企业提供高级培训。同时,领导和参与了AMT《信息动力丛书》之《IT选型》、《企业应用集成(EAI)》的主要著作。 主要培训领域:IT项目管理、知识管理、IT选型、企业信息化规划、流程管理、变革管理……
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