eTraining助您打造知识航母(曾文兴)

  作者:曾文兴
2004/9/28 11:25:49
本文关键字: 理论探讨

保持人才的竞争力,许多企业都把主要精力放在了智力投资上面,每年都会在员工培训上投下一笔不菲的资金。微软IBM、明基等跨国知名企业对培训的投入更是以百万来计算。为了保证这些投入不打水漂,企业们纷纷把眼光瞄向了培训管理信息化――eTraining,想借助高科技手段来实现对培训的有效管理,从而把企业打造成为知识航母。

为了满足企业的需要,不少eHR软件厂商,如People Soft、明基逐鹿金蝶等都推出了培训管理模块或者是加强了培训管理模块的比重,以求帮助企业更好地帮助企业全面实现信息化。

资源、流程、绩效:企业培训的三大瓶颈

在创建学习型企业的进程中,企业都清晰地感觉到想要做好培训并不是多砸钱就行的。特别是当培训的规模和需求越来越大时,HR部门明显会明显得感觉到许多问题无法处理。虽然投入在不断地增加,但是绩效并没有提高,相反还会搞得不如以前的小打小闹有效果。那么,企业培训的瓶颈究竟在哪里呢?

首先是资源瓶颈

培训的资源瓶颈并不是指培训的投入不够多,而是指培训的资源统筹困难造成的瓶颈。从下图的分析中,我们不难看出,资金投入只是培训资源的一个方面。资源主要包括四大部分:人员、资金、设施和课程。


图1. 企业培训资源分布

从图中不难看出,培训资源的构成比较复杂,要培训的规划和具体实施中要把这些要素都考虑周全具有很大的难度。而且其中有很多要素与企业其它工作资源有相互影响的关系。比如说,员工培训的时间多了,从事生产的时间必然少了;用于培训的场地过多或过大会增加办工场所开支,但过小或过少又无法满足培训需要。正是因为培训资源要素的复杂性,所以做培训规划或计划是一个相当难的系统工程。即使借助EXCEL或简单的数据库帮助统计,也只能静态掌握,一但培训过程中需要进行调整时,就无能为力了,常常不是过剩就是不足。

资源瓶颈会会使企业的培训成本始终处于一种不可控的状态,计划预算也只能是拍脑袋的,无法进行科学的投入产出的比较分析。

第二是流程瓶颈

以前企业开展培训HR往往是从头到尾一条龙服务,从培训规划(计划)、培训实施和培训考核都是一手操办。如果培训量班次比较少,两个HR人员还能忙过来,如果几个班同时进行,或是开班的规模大一点,就会捉襟见肘。就拿一个班次来讲,要公布开班信息,然后接受班名,再把各部门报名的名单报给部门主管批准,最后看究竟有多少人上课,需要安排什么场地器材等等,再开班上课,这里面的工作量是十分巨大的。再加上如果公司临时有工作任务的调整,那就更加麻烦了。在这种情况下,出于人手的有效,不少企业培训投入再大,也只能增加外派培训,成本高,参训率低,而内部培训始终无法上规模。

流程瓶颈会大大影响企业培训内容的扩展,一方面局限了分享知识的数量,另一方面由于无法满足员工的多样化需求,也分影响员工的培训主动性和积极性而造成培训效果下降。

第三是绩效瓶颈

这里的绩效瓶颈有两方面的内容,一方面是培训的绩效,另一方面是整个人力资源绩效。单从培训绩效看,HR只能从每个班的开班情况、结业情况来评估培训效果,而这些数字并不能看出培训有没有真正达到效果。即使是再花大量的时间和精力来进行调查问卷,其信度也比较差,更谈不上根据这些东西去调整培训绩效了。从整个人力资源管理的绩效看,培训的目的是为了提高员工的能力,由于培训系统本身绩效考核效率和信度问题,也无法把这些考核结果放入到整个人力资源绩效体系中来考量,从而无法给员工进行职涯规划也无法给企业提供人力资源发展趋向的依据。

绩效瓶颈会造成培训的效果无法进行科学的考量,一方面企业无法掌握资金投入真正产生的效果从而调整培训规划,另一方面也无法将培训与员工及企业发展结合规划,培训就夫去了应有的意义,处于一种不可控状态。

资源、流程和绩效这三个瓶颈用传统的培训管理方法是无法解决的,只有依靠eTraining来对流程进行科学规划重组的基础上进行资源的统筹配置,并建立基于信息化强大科学的数据处理的绩效评估才能使企业培训管理的真正现代化。

eTraining VS eLearning

在eTraining出现以前,一些比较先进的企业已经引进并使用了eLearning系统。那有了eLearning还有没有必要再使用eTraining呢?其实,eTraining与eLearning是完全功能不同的两个信息化系统模块。


图2. eTraining 执行流程

从使用目的看,eTraining是培训的管理系统,是用于企业和HR人员对培训的资源、流程和绩效进行管理的,虽然里面也有员工、主管或其它具有权限的部门和个人使用的界面,但是这些信息的使用都是为了对培训的进行更有效的管理。而eLearning是基于.net的网上培训实施系统,主要用于员工方便地获取培训课程资源,或企业实施远程培训、异地培训的平台。

从使用对象看,eTraining主要是面向管理人员使用,员工在系统中也是处于被动状态,各类人员在系统对资源和流程的使用有严格的使用权限的区别;而eLearning则主要是面向员工使用,HR人员的角色只是系统的维护和更新,对资源的利用大家都处在一个平等的状态。

从功能范畴看,eTraining是培训管理工具,是实现对企业培训的全面管理,包括外派人员培训、外请讲师内训和内部讲师内训,还包括工作中的培训(OJT-on job training)、员工自学和eLearning培训等所有形式的培训,企业要通过这个培训系统确保培训流程的正常实施,资源的科学培训和绩效的合理体现,以为企业的决策和人力资源规划提供有效的支撑。而eLearning则是培训实施手段,则仅仅是相对于课堂培训形式的补充,是把一些课程内容放到网络平台上,以便于员工可以合理安排时间和内容进行自我学习、互动学习和网上交流,以实现一定程度上的培训自助式服务。

以上三点分析不难看出,eTraining系统的功能要远远强于eLearning,是企业提高培训绩效所必须使用的管理利器,而eLearning则是针对部分企业员工同时同地培训难以实现时,所使用的一种培训辅助手段,也属于eTraining管理的范围内。从这个意义上说,eTraining适用于任何企业,而eLearning则可以根据企业实际需要决定用还不用,早用还是晚用。还有一点需要说明的是,eLearning需要有大量的网络培训课程资源,这些资源的及时地补充和更新需要投入大量的人力和物力,因些中小型企业建议可以使用ASP供应商的平台,自己构建的话不管是从技术还是投入上讲都是不太合算的。

eTraining助您打造知识航母

eTraining系统可以单独使用,也可以与整个企业人力资源管理系统整合起来使用。一般来说,eTraining包括资源管理、流程管理绩效管理和系统管理四个功能块。以明基逐鹿的eTraining为例,其功能结构框架大致如下:

图3. eTraining 功能结构

eTraining与整个企业人力资源管理系统的关系大致如下:


图4. eTraining 与企业人力资源管理系统关系

从上图可以看出,eTraining的系统功能十分强大,提供了面向HR培训专员的系统管理、讲师管理、课程管理、教学设施管理、培训结业管理,面向部门主管的培训资格管理,面向学员个人的培训讨论,并通过同时向个人、主管和HR开放培训计划管理、开班报名管理、培训开班管理和报表管理,使培训全程管理实现三者互动,使个人能清楚地掌握自己的培训计划并与企业整体计划进行比较,而部门主管能很好地掌握所属部门的培训情况,HR人员也能全面掌握。这种管理模式效率高,互动性强,即便于企业有效地管理培训,也便于员工清楚地知道企业培训的情况,充分调动培训积极性参与到培训中来。同时eTraining也提供了与企业人力资源其他模块的接口,从而使整个人力资源管理系统的价值得到了很大的提升。

总的来说,eTraining在培训管理和提升人力资源管理的优势主要体现在以下三个方面上:强大全面的决策支持功能、自助高效的开放管理模式、科学有效的培训评估体系。

首先,使用eTraining以后,企业所有的培训资源和形式都被统一到一个平台上进行管理,并且有效地与企业内部的其它信息化模块进行数据共享和对接。有权限的管理人员可以实时动态地掌握企业培训资源的利用情况,企业、部门和个人的培训计划执行情况,以及员工对课程和整个培训体系的反馈。这些情况可以通过事先设定的关键指标进行科学的数据统计。在这些系统里,这些数据将不再是针对单个课程或单个人员了,依靠eTraining,HR培训专员可以随时而方便地搜集和整理这些指标的数据,并进行分析,还能够进行标准化的比较,以为企业培训投入和策略的调整提供可靠的依据。同时,通过eTraining的数据与人事资料库和企业其它信息流程的关联接口,可以根据生产计划的安排,随时调整增加或减少培训量。

第二,使用eTraining后,培训的管理完全实现了标准流程和自动化操作,以前一个HR培训专员仅能跟踪一到两个班次的培训,现在一个人可以跟十个以上的班次,而且还可以实现报表的随时汇总,大大提高了其办公效率。培训管理的e化,使企业可以将培训的流程在不需要增加任何设备和培训投入的前提下,迅速整合到企业的工作流管理中去,实现报名、审核、开班、结业等签核作业,HR人员就可以根据网上报名批准的情况,实时调整培训实施计划。eTraining流程操作的最大好处是让员工参与到培训的自我管理中来。员工可以通过管理平台,在企业培训的框架内,有效地管理自己培训的时间和内容,实现了培训管理的自助化,大大提高了员工参与培训的积极性和热情,也从流程上确保了企业培训目标的实现。

第三,eTraining中的绩效考核模块,能对每个培训班次的培训情况进行及时有效的评估。可以很快地掌握参训学员的参训率、考核和考试成绩等,对每个培训课目进行评估,也可以针对个人、部门和整个企业的情况进行评估;学员们也可以对单个课程和讲师的授课质量进行评估,这些基于网上的其评估的效率和信度将大大高于课后填表形式的调查。另外,报表汇总能随时提供有效地数据与培训计划进行比较,随时掌握培训进度,以评估HR部门培训工作的有效性。最关键的是eTraining的绩效可以与人力资源绩效采用相同或相近的指标来进行考核,其数据具有可比性。如果eTraining绩效与人力资源整体绩效是同步增长的,则可以说明企业的培训实施和管理的有效,如果没有同步增长,则可以及时寻找和发现培训或工作中的问题,并同时调整招聘、考核等其它人力资源政策,确保培训的效果真正体现到工作中去。因此说,eTraining可以为企业培训提供强大而全面的决策支持功能,从而有效改善人力资源状况。

eTraining系统的功能无疑是强大的,但其作用的最大发挥还在于HR培训专员将先进的培训理念贯穿到其中来使用。相信eTraining的引入,能将HR培训专员的时间和精力从以往那些纷繁复杂的行政事务性工作的重复机械操作中解放出来,投入到更有意义的培训理念和规划的学习和研究中来,用先进的理念来指导和改进eTraining的实施,最终将企业打造成为知识航母,在知识经济的大潮中取得和保持竞争优势。

责编:曾文兴
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曾文兴,2004年中国e-HR领域富有影响力十人之一,现任明基逐鹿软件管理增值事业部经理,明基逐鹿管理发展中心人力资源领域资深讲师。曾经主导进行了几十个国内大型eHR人力资源管理方面的项目,多次在国内知名高校应邀演讲,同时在《中国计算机报》、《HR管理世界》、《赛迪网》等媒体上发表过多篇论文,并多次在eHR高峰论坛,财智年会,IIC等场合演讲。
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