浅析SAP系统财务模块在矿业公司的应用

来源: e-works   
2014/2/25 20:52:20
近年来,随着信息建设的大力普及,大多钢铁行业都陆续开始实施ERP项目,各矿业公司也跟随时代脚步,加强信息化建设,组织实施SAP公司的企业资源计划(ERP)系统建设。

本文关键字: SAP ERP 财务

4.缩小差异提高成本数据准确性

4.1提高成本数据准确性所必需的基础工作

首先,加强业务部门操作人员的基础会计知识培训,让其明白自己已成为会计信息的产生人员,会计信息的准确与否很大部分依靠他们准确完整的业务操作。如对于年度内降价幅度较大的物料,如果业务人员生产订单的数据录错更改不及时,很可能导致成本核算偏差较大,反映不了真实的成本水平。通过培训,培养关键用户查账的习惯,每次结账前都要检查数据的正确性,使其明确操作后果——所有操作产生的数据均会在财务模块得到体现,而不论其正确与否。因此财务部门要发挥主导管理的职能,从财务的角度规范业务操作。

其次,强化流程的意识。业务人员要认识到,不能单纯认为自己或自己部门的工作做好了就行了。流程的内涵已打破了过去职能部门间的工作界限,一项工作任务的完成需要流程中的所有部门参与合作,共同完成。如一个产品订单的成本核算需要计划部门、配料发料部门、生产制造部门和财务成本核算部门共同来完成,任何一个部门操作的信息流存在问题,整个成本核算工作就不可能有效地完成。因此需要从思想上打破部门间的壁垒,实现实时沟通协商,一旦发现与平时结账不一样的地方,发现特殊问题,立刻找相关部门咨询沟通。

最后,编制基于业务流程的SAP岗位操作手册,将每个操作岗位的具体操作步骤用图表、文字相结合的形式详细列明,并注明每个操作环节的注意事项以及可能带来的后果,这样不论公司人员如何变动,均不会影响SAP操作的效果,有效地避免了因操作错误带来数据不准确的后果。这一工作需要专门的 SAP 项目小组去逐一制定,并在工作开展和解决问题的过程中不断细化。目前,通过几次系统项目的实施,操作手册已经基本完善,只是关键用户习惯依赖于相关模块的IT人员,还需关键用户和IT人员的共同努力来改善。

4.2提高成本数据准确性的途径

在标准成本核算方法下,要提高成本数据的准确性,应着重从差异产生的根源着手,关注差异形成的过程及影响因素,管理好这些即可从源头上提高成本数据的准确性。

一是材料价差部分应注意的事项。为简化起见,将价差仅仅视为发票价格与采购订单中定价的差异,不考虑其他影响价差的因素。首先应要求业务部门(主要是采购部门)每月及时取得购货发票,既是为了发票抵扣的需要,也是为了避免标准价偏差太大造成物料成本失实。比如,一个新的材料如果估价较高,而发票不能当月取得的话,就可能造成使用该物料的产品成本偏高,直接影响到公司产品的盈亏核算,无法如实反映实际成本,也影响到了公司的相关决策。对于当月确实无法取得发票的物料,需要在月底结账之前由财务部门和采购部门共同确定材料估价,以确保价格相对准确。对于上述工作要落实到位,采购和财务部门必须有一套相应的管理机制来指导和约束,作为固定的流程确定下来。

 二是材料量差部分应注意的事项。量差即因实际用料与系统用料数量的不同而产生的差异,可能因材料质量问题、生产设备问题、过泵不十分精确等一些无法避免的客观因素产生的误差。生产部门是每天上传生产数量和消耗数量,到月底的时候再次整理当月生产总量和消耗总量,由于不可避免的误差,月底总会有一笔总的调整,将当月数量的差异调平,由于公司SAP的部分物料采用移动平均价的计算方法,必然会产生与事实情况有出入的数据,财务部门应和前端部门多沟通,努力将误差降到最低,以提高生产成本的准确度。

5.结论

总的来说,ERP的主要内涵是打破企业的四壁,把信息集成的范围扩大到企业的上下游,企业在实施完成了ERP系统后应该使整个运行贯穿于成本核算控制之中,突出核心作用,使之前置物流部分与后面的财务部分有机的结合在一起形成一个闭环的结构,ERP系统各部门在系统作业上环环相扣,最终的单据由财务人员审核记帐,方便工厂内部管理的内部监督﹑内部控制,体现了集成管理思想

ERP系统为企业提供了一个统一的业务管理信息平台,将企业内部以及企业外部供需链上所有的资源与信息进行统一的管理,尽量减少失误操作,缩小系统差异,提高成本控制的力度与准确性,通过先进技术和现代化软件的管理提升公司的精细管理。所以说,公司实施ERP系统,根本的目的不在于为了引进一套现代化信息系统,更重要的是运用ERP系统来对企业的业务进行重新梳理与优化,实现生产经营的精细化与集约化,而带来的好处就是成本的降低、响应客户需求的时间更快、为客户提供更好的服务。

 

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责编:王雅京
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