自行开发,还是外购?

  作者:王玉荣
2001/11/13 11:26:30
本文关键字: 理论探讨


自行开发,还是外购?

by AMT王玉荣 、孔祥云


随着业务的不断开展,越来越多的企业管理者感觉到需要一个强大的企业管理信息系统,以便满足加快信息交流、降低成本、提高客户响应速度等至关重要的目标。为了建立自己的信息系统,企业有两种选择:一是自行开发,二是外购。所谓外购就是从市场上购买商品化的软件。外购有两种可能,一种是购买国外软件,另一种是购买国内软件。这些选择各有利弊,那么如何规避风险、作出最有利于企业的选择,请看下面的分析。

自行开发

项目收益

  1. 多方组成的软件开发人员参与业务流程优化与重组,有利于业务流程优化与重组具体软件实现。
  2. 从企业最需要信息化的环节出发,可以只进行必要功能模块的开发,使新系统更有针对性。
  3. 充分考虑了优化后业务流程的需求,更加切合企业发展需要;
  4. 企业内部IT人员参与了ERP软件开发全过程,所以一旦系统出现问题或需改进,企业内部人员能够进行快速地自我支持与维护。
  5. 如果购买商业ERP软件,则每年支付给软件公司的维护费用一般为软件购置费用的15%。如果采用定制开发,则将减少年维护费用的投入。
  6. 企业IT部门锻炼了一支队伍,人员素质在计算机应用、管理水平、团队协作等方面都会有较大的提升。

风险分析

不能得到领导层的一以贯之的全力支持

ERP是一把手工程,领导层的全力支持是必不可少的。由于子方案1有相当一段时间用于软件开发,企业不能在短时间内看到明显的效益和回报,所以,领导层可能会在中途对自行参与开发的方案产生怀疑态度,在资金、人力的持续投入方面力度不足。因此,必须尽一切可能得到领导层一以贯之的关心和支持,才能使项目得以顺利进行下去。

规避途径:

  1. 一定不能忽视对领导层的管理培训,使领导层了解ERP的管理理念、应用步骤与效益风险关系,促使领导层对ERP整体实现方案的系统性、条理性和规范性产生持续的理解与信任;
  2. 仔细考虑各级项目组的人选,确定后在整个项目期间不轻易变动;
  3. 认真落实例会制度和文档整理工作,项目核心小组组长定期或不定期,口头或书面向领导层汇报项目情况;
  4. 在考虑解决方案时要兼顾信息共享和数据的安全保密性,保证领导层及时准确地得到所需要的数据,使领导层切身感受到新系统带来的改进,同时兼顾企业业务活动的相对独立性。

最终用户不能做到积极参与

最终用户的积极参与是项目成功的重要条件,因为他们是项目的使用者和受益者。但是在整个项目过程中,他们将面临业务流程改变、新老系统并行、业务技能更新、工作量和工作压力增加等挑战,而且子方案1的周期较其他子方案均较长,所以保证最终用户的解决参与就显得尤为重要。如果对这个问题重视不够,将导致项目面临较大风险。

规避途径:

积极引导和帮助他们克服暂时的困难,看到新系统将给他们带来的好处。例如:

  1. 通过企业宣传栏、内部报刊、各种会议等方式,大力宣传实施本项目给企业将会带来的好处;
  2. 选择适当的面向最终用户的培训以增强信心;
  3. 鼓励最终用户对项目的关心和参与,在讨论各种业务解决方案时注意和征求最终用户的需求和看法;
  4. 在大量整理和录入校对财务数据时,适当增加临时人员帮助工作;
  5. 制定奖罚措施,包括竞争上岗,培训证书,荣誉和奖金等。例如,实行过限期通过新系统上岗培训和考试、否则下岗的措施,可以大大促进职工学习进修的积极性。

项目开发人员协调不善,开发进程受挫,甚至导致项目流产

由于子方案1中定制软件的开发班子由多方组成,在技术风格、进度协调方面可能产生很多问题,处理不当的话,会使开发过程一拖再拖,屡次挫伤开发人员和用户的积极性,甚至会导致项目不了了之,以失败告终。

规避措施:

  1. 对于来自多方的软件开发队伍,需设立一位总协调人,熟悉软件开发的整个流程,对多方开发人员的工作风格均有一定了解,有着突出的组织能力、协调能力和应变能力。
  2. 软件开发的每个阶段都须建立规范的文档,明确技术标准及各方权利义务关系。规范一经各方确认,则对各方均产生严肃的约束力。

项目组人员变更影响到项目进度

由于子方案1的实施周期较长,项目组人员变更的可能性较大。如何防止人员变更对项目实施的影响,是需要认真考虑的问题。

规避措施:

  1. 所有项目组人员所作的工作都应有相应的文档记录;经某方确认的文档应交由专人保管,包括纸张和电子介质。
  2. 所有的需求,承诺和解决方案等均以书面签字准。不得随便更改其中的内容,除非通过同样的审批程序进行。这样新的实施人员可以通过阅读上述文档,很快进入工作状态。对前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。
  3. 企业内部人员在参加过ERP项目开发与实施后,素质与技能提高,人员流动可能性加大。因此应与参加项目的企业内部人员签订某种协议,减少这种流动对企业造成的损害。

软件每年的升级问题,会牵涉到多方面的工作

由于子方案1中的定制软件针对性较强,通用性较弱,一般不在软件开发商通用商业软件的升级范围之内。随着时间的推移,每年的软件升级工作或者是由企业自身IT人员来完成,或者需要软件开发商进行专门的升级。

规避措施:

  1. 与软件开发公司签订软件开发协议时,考虑添加与升级问题有关的条款。
  2. 企业自身IT人员不断进行新技术的学习,以适应软件升级工作的需要。


国外软件

项目收益:

  1. 国外ERP软件往往本身蕴涵了许多管理的先进思想和手段,为企业流程优化与重组提供了可借鉴的“参考模型” ,能够较显著地提高流程优化与重组的效率。
  2. 国外ERP软件一般全面集成性、技术稳定性、功能灵活性、系统开放性较强,为企业的不断发展与改变留有较大的空间。
  3. 国外ERP软件一般比较重视售后服务,在问题响应等方面比较规范。
  4. 国外ERP软件公司在升级维护方面的支持比较及时,有利于企业信息系统的更新。
  5. 国外ERP软件厂商的咨询合作伙伴较多,有助于企业找到合适的管理咨询伙伴。
  6. 国外ERP软件开发公司的发展较稳健,对选用其产品的企业来讲,是比较理想的长期合作伙伴。

风险分析

软件购置费用与年维护费用较高

国外ERP软件的购买费用与年维护费用一般高于国内ERP软件。如果企业在资金的持续投入上不能及时到位,则软件应用的效果势必大打折扣。

规避途径:

  1. 进入中国的国外成熟ERP软件有十余种之多,有着不同的规模和价位,在功能实现上也各有千秋。企业应对国内外ERP厂商有一个基本的了解,不可“一叶障目,不见泰山”,最后在这类大型投入上导致决策失误。
  2. 并非所有的ERP软件都能适用于企业。企业应把自己的规模与国外大型企业做一个对比,选择适用于目前与将来一段时期发展的软件,不能一味求多求贵,为很多根本不必要的功能付费,最后导致企业宝贵资金的大量闲置与贬值。
  3. ERP项目不是“交钥匙”工程,而是需要企业IT人员与业务人员的认真参与。在项目进程中,企业应注意自身人员的培养,锻炼出一支能分析和解决某些问题的队伍。
  4. 企业应扩大信息渠道,与熟悉ERP领域的咨询人员、业内人士加强交流,避免偏听偏信导致的片面决策。

企业的管理基础水平不能适应软件的需要

任何一种ERP软件都不是随用随灵的“万能药”,ERP的实施成功是需要条件的。从基础数据的准确与完备、各部门的协同默契程度,到业务人员、IT人员的素质水平,都会对ERP的应用效果产生影响。特别是国外ERP软件的管理起点较高,设计比较复杂,这就对企业的管理基础水平提出了更高的要求。

规避途径:

  1. 企业应清醒地认识到,IT建设是一个长期的工程,将伴随企业未来发展的全过程。在这个长期的过程中,企业要下力气练好“内功”,在适当的时机选择与企业管理水平相配套的产品。
  2. 那种不从企业实际出发,认为ERP项目就要“一步到位”、“反正是50步与100步的问题”的想法是欠考虑的。随着IT技术的不断出新以及管理技术的持续演进,企业应有心理准备,即企业的ERP系统也必然会进行相应的“新陈代谢”。

用户化与二次开发的工作量太大,延误项目进程

企业要把一个通用型的ERP软件用到位,同时考虑到适合中国国情的因素,对国外ERP软件或多或少地会进行一些用户化甚至二次开发的工作。如果用户化或二次开发的工作一直不能结束,必将延误项目进程,导致软件开发公司与企业之间的相互抱怨,甚至造成合作破裂。

规避措施:

  1. 企业一味地适应软件,或者软件一味地迁就企业,都是“短视”的做法。企业应该在业务流程优化与重组的基础上,利用软件手段把经过优化的流程确定下来,成为企业各部门自然而然遵守的工作处理规程与方法。
  2. 寻求企业现状与国外ERP软件通用模式之间的“平衡点”是一个难度较高的工作,由于切身利益的关系,由企业或软件开发商来决定是否应该进行这样那样的用户化与二次开发的工作都是难有说服力的。应寻找既熟悉中国企业管理办法,又了解国外ERP软件设计思想的咨询公司的支持,避免企业陷入把软件“改了又改”甚至“改坏改死”的泥潭。

软件文档或资料没有汉化,企业人员学习与掌握起来难度大

国外的ERP软件的界面、文档以及其他的支持资料存在一个汉化的问题。有些国外ERP软件虽然界面是汉化的,但汉化的质量非常粗糙,令人不解其意。而且企业人员要掌握ERP软件的话,仅看界面是远远不够的,而有些国外ERP软件在文档和资料方面都是外文的,必然给企业人员的学习和掌握带来很多麻烦。

规避措施:

  1. 在选择软件时,对文档汉化支持的数量与质量进行考察。
  2. 项目范围内的企业IT人员与业务骨干最好有较强的外语阅读与理解能力。即便在有汉化支持的情况下,也能通过外文与中文的对比理解,来加强对软件的领悟,而且这样可学习的文档范围也会大大扩展。
  3. ERP实施咨询顾问一般具有深入浅出地介绍软件应用的能力,而且形式通俗易懂,图文并茂。所以,在管理培训以及技术培训中由咨询顾问担当教员,往往能起到事半功倍的效果。


国内软件

项目收益:

  1. 国内ERP软件的支持网点(如地区分公司或办事处)较国外ERP软件为多,企业可以得到比较方便的当地响应,当然在响应人员的费用方面也会有较大的节省;
  2. 国内ERP软件复杂程度低,更符合中国人的思维习惯,在易学易用方面表现较为出色;
  3. 国内ERP软件的文档资料不存在汉化的工作,可以直接应用;
  4. 国内ERP软件对企业管理基础水平以及人员素质等要求较低,对于基础相对薄弱的企业来讲不失为信息系统上台阶的选择;
  5. 国内ERP软件在适合我国企业的管理规范与处理惯例方面有较多的考虑,从而在这些方面的用户化工作比较少(但并不排除因功能方面的某些不完善而造成的用户化工。)
  6. 国内ERP软件在购置与维护方面的价位一般比较低,对企业的资金投入压力小。

风险分析

软件功能的全面集成性、稳定性不能满足某些企业需要

国内ERP软件的发展历史比较短,仍在不断积累企业管理方面的经验。某些企业在应用国内ERP软件的过程中,有可能发现软件的全面集成性、稳定性等方面不能很好地满足企业的需要。

规避途径:

  1. 从企业的需求出发来选择ERP软件,而不是一味地考虑价格因素。软件开发商在进行软件演示时,一般展示的通用的软件标准功能,而不是针对具体企业的具体功能。当企业提出一些模棱两可的问题时,软件销售人员往往可以轻易地作出令企业满意的回答。企业购买ERP软件不是为了把钱花出去,而是要解决企业现实的问题,继而把钱赚回来。只有在企业认真进行了需求分析之后,找到企业的现实问题所在,才有可能由“看热闹”变成“看门道”,向软件开发商提出真正有价值的令他们“为难”的问题,从而甄别这个软件是否能切实解决企业的这些问题。
  2. 当企业认为软件功能不满足需要时,原因可能是多方面的。企业有的需求是迁就了传统不经济的处理方式,对于这种需求,应该是“改企业”而不是“改软件”;企业有的需求可以通过软件现有功能加以变通来实现,实际上是可以满足的。

某些国内ERP厂商发展不是十分稳健,长期合作存在隐患

较之国外ERP软件厂商,国内某些ERP软件厂商规模偏小,长期是否能稳健持续发展还未有定论。企业购买ERP软件的同时,其实也决定了一定时间内要购买同一家软件开发厂商的服务。一旦软件开发厂商的经营出现问题,甚至人去楼空,那么企业只有自尝苦果。

规避途径:

  1. 在选择ERP软件产品时,还要关注ERP厂商的信誉程度以及发展态势,以建立长期的合作关系。
  2. 与软件厂商签定购买软件协议时,要考虑就服务等条款达成共识。

当企业经过一段时间的发展之后,要考虑ERP的换代问题

国内ERP软件在动态适应企业变化方面,仍有待于进一步提高。当企业的管理方式、业务规模等有了较大的发展与改变之后,可能会发现原有的ERP软件不能适应企业新情况下的需求,从而必须考虑更新换代的问题,当然这会牵涉到资金和人力的投入问题。

规避措施:

企业的ERP系统随着企业的发展而不断扩充、调整,是正常的,也是必然的。但如果在较短的时间内就暴露出大面积不适应的问题,则是不应该出现的现象。因此,企业在选择ERP软件时,要考虑软件的开放性、灵活性与动态性。

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王玉荣女士,西安交通大学计算机学士,上海交通大学管理学硕士,后师从我国系统工程与管理工程领域权威专家、唯一的管理领域工程院院士汪应洛教授攻读博士学位。 获得由国际管理学会颁发的“2006年中国卓越管理专家”称号。 特长领域:管理系统设计与综合提升、流程管理、IT规划、大型项目管理、高级管理培训、约束理论研究
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