传统采购业务流程再造

来源:互联网  
2014/9/23 9:21:21
随着管理者们对流程再造认识的不断加深,人们发现仅在制造过程中应用流程再造是不完全的。

本文关键字: 采购 业务流程
20世纪90年代美国麻省理工学院教授迈克尔·哈默(Michael Hammer)等管理学家们首次提出“企业流程再造”(Business Processing Reengineering)这一概念,哈默认为业务流程再造就是对企业的业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计,从而使企业在成本、质量、服务和速度等具有时代特征的关键指标上获得巨大改善。
 
自此之后,流程再造逐步在企业实务中得到应用,尤其是在制造过程中。随着管理者们对流程再造认识的不断加深,人们发现仅在制造过程中应用流程再造是不完全的。研究表明,流程中增值活动时间占全流程周期的比例通常不足5%,约95%的时间和资源浪费在非增值活动上。换而言之,对制造过程以外的采购、销售等流程的再造急需进行。对多数生产企业而言,采购业务是供应链的源头,是保证企业生产经营活动正常开展的基础工作,因而采购业务高效、快速运作对企业而言是至关重要的。
 
一、传统采购业务的现状
 
虽然各个企业采购业务的具体流程并不相同,但是基本都可以归纳为“职能部门式”,即各个职能部门分别做好份内的工作然后将剩余工作移交给流程链条中的其他部门处理。
 
传统采购业务的流程通常大致如下:生产车间根据生产需求填写请购单,经生产车间负责人审批、签字后移交采购部门;采购部门根据批准后的请购单在市场中进行询价、招标等,确定最佳供应商并发出订购单;仓储部门比较收到的商品和订购单上的要求是否相符、检查商品有无损坏并开具验收单;财务部门根据订购单、供应商提供的发票和验收单编制付款凭证,支付货款并记账。
 
传统采购业务流程在经济环境较为稳定时运行流畅,但是随着社会经济环境的不断变化,企业面临越来越严峻的“3C”挑战:顾客(Custom)不断提出个性化的需求推动企业研发出不同的产品以满足不同层次顾客;企业间竞争(Competition)的加剧导致企业需要不断平衡成本领先与差异化的关系;PEST环境的变化(Change)要求企业及时调整发展策略。这一切都迫使企业对其业务流程进行根本性的再思考和彻底性的再设计。
 
二、传统采购业务存在的问题
 
正如前文所述传统采购业务流程是“职能部门式”的,一项完整的任务在各个部门间被强制分解,因而可能导致如下问题:
 
1.活动间的等待:在传统采购业务中,只有当生产车间填写订购单后采购部门才能开始询价等工作;只有在采购部门发出询价后各供应商才有机会了解企业需要、提供产品价单。这些均会造成活动间等待时间的不必要延长。
 
2.重复活动:在传统采购业务中,涉及票据账单众多,比如请购单、订购单、发票、验收单、凭证等,而各个票据账单中大量信息被重复填写,造成企业效率低下。
 
3.反复检查:生产车间填写请购单后生产车间负责人审批;采购部门接到请购单后核对请购单并填写订购单;仓储部门收到货物时核对实物、订购单、请购单,核对无误后开具验收单;财务部门根据订购单、供应商提供的发票和验收单编制付款凭证。在这个过程中请购单、订购单、发票、验收单等被反复检查,导致企业效率低下。
 
4.跨部门的协调:传统采购业务里链条包含多个部门,如生产车间、采购部门、仓储部门、财务部门等,部门间存在职能交叉和重叠且其利益出发点不同,在职权责方面的沟通增加企业成本。
 
三、传统采购业务存在问题的原因分析
 
传统采购业务流程存在以上问题的根本原因在于严重的信息不对称。
 
1.生产车间与采购部门:如果信息充分对称,则采购部门可以在收到订购单前着手了解市场、询价、搜集资料等基本工作,减少活动间的等待,但现状是只有当生产车间填写订购单后采购部门才能了解到生产车间的需求并着手开始工作。
 
2.生产车间与仓储部门:如果信息充分对称,则仓储部门可以在生产车间填写订购单之前告知采购部门生产车间的大致需求,方便采购部门提前准备,但是仓储部门并未起到“润滑剂”的作用。
 
3.采购部门与决策者:在传统采购业务中,采购业务信息在基层采购业务人员处集中处理,但采购业务人员并不具有供应商选择及采购的决策权。随着采购业务信息向上级主管的传递,信息量在逐渐减少,但上级主管的采购决策权却在逐渐增大,容易导致钱权交易以及不正当竞争行为。
 
4.企业与供应商:如果信息充分对称,供应商可以在企业采购部门进行市场询价前毛遂自荐并提供其产品信息与报价,增加合作可能性;企业可以通过提前对比多家供应商所提供的信息可以充分了解市场行情,使自己处于博弈的有利地位。
 
四、传统采购业务流程再造
 
所有企业的最终目的都应是为了提升顾客在价值链上的价值分配。在传统采购业务中,非增值活动比例较高,因而我们采用ESIA流程再造法,清除无附加价值的步骤、简化过于繁杂的环节、整合不同职能和流程、利用先进的信息技术实现流程自动化,并提出全新的采购业务流程。流程再造后的采购业务如下图:
 
具体来说,再造后的采购业务是“网络式”的,包括:①采购部门将订单信息输入数据库②供应商将其产品信息输入数据库③主管领导通过数据库作出采购决策④供应商交付商品后,仓储部门验收商品并将相关情况输入数据库⑤财务部门通过数据库信息进行处理。不仅如此,在某些企业中仓储部门与采购部门甚至可以合二为一。
 
通过利用信息技术建立共享数据库,采购业务涉及的各个部门都可以同时取得想要的信息,减少活动间的等待,并可提前做好工作准备;由于所有相关信息仅需一次性输入共享数据库,因而减少重复活动和反复检查;各部门通过共享数据库获得所需信息也避免了部门间的协调工作,大大提高采购业务的效率。
责编:李玉琴
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