ECM中的Control-流程管控和合规管理

来源:互联网  
2014/8/14 13:33:06
ECM平台中“C”的第一个诠释是内控(Control)和合规(Compliance),是以BPM业务流程管理为核心,实现企业内部标准化、规范化的管理控制。基于业务流程管理的重要性和有效性,ECM在产品定义之初就将BPM业务流程管理作为其核心和基础架构。

本文关键字: ECM Control 流程管控 合规管理
ECM平台中“C”的第一个诠释是内控(Control)和合规(Compliance),是以BPM业务流程管理为核心,实现企业内部标准化、规范化的管理控制。   基于业务流程管理的重要性和有效性,ECM在产品定义之初就将BPM业务流程管理作为其核心和基础架构。
 
1、流程管理是解决内部控制和合规体系落地实施的关键途径
 
内部控制,简称内控,是指为了确保战略和经营方针的贯彻执行,保证企业运营的经济性、效率性和效果性而在企业内部采取的约束、规划、评价和控制制度、流程、方法、手续与措施的总称。内部控制的目标是合理保证企业经营管理增值、合规、财务和资产安全、信息真实完整,提高经营效率和效果,促进企业实现发展战略。海外企业经常配备一个叫“controller”的职位,就是负责监督各项工作是否符合内部管理流程和制度。
 
合规管理 ,是公司制定和执行合规政策,开展合规监测等措施,预防、识别、评估、报告和应对合规风险的行为。它是企业对各项法规、行业规定以及资本市场对上市公司信息披露和内部控制要求等的遵从工作的管理。海外上市公司需要符合一定的法规要求,例如SOX(《萨班斯案》),HIPAA(《健康保险携带和责任法案》)。
 
可以这么说,内控是企业内部自身的管理流程和制度约束和控制,合规主要是指企业受外部法规约束而采取的管理举措。如何建立健全完善的内部控制和合规体系并保证其有效执行始终是企业管理中的重点和难点。实践证明,内部控制和合规解决方案的研究和设计过程常常以流程管理为基础展开,做到规范流程、优化流程和再造流程,使企业内部控制和合规体系更加有效和便于实施。因此,内控和合规体系建设需要通过流程管理来落地实施。流程管理是解决企业内部控制和合规体系落地实施的关键途径。
 
2、BPM流程管控是企业流程管理的高级阶段
 
企业流程管理一般经历以下几个阶段:
 
1、纸质流程阶段(Paper-based),依赖手工和纸质实现流转,人工审批,效率低,成本高、不规范、难以控制和跟踪;
 
2. 基于邮件的自由流程阶段(Email-driven),依靠邮件转发实现流程的自由流转,虽然灵活,但无法实现流程的规范化和标准化,更难以分类、查询和结构化分析和流程优化
 
3.  办公自动化OA阶段(Workflow), 通过不同程度的工作流技术,主要实现行政办公流程的自动化,提高了效率。但往往存在以下问题:
 
a)流程不够灵活,难以支持复杂的签核及随机性大的流程;
 
b)流程操作不够人性化,界面复杂不直观;
 
c)流程维护不方便,需要代码开发来调整流程;
 
d)主要管理办公审批流程,难以对客户、销售、订单、工程等复杂的企业核心业务流程进行管理;
 
e)支持人到人的简单审批流程,难以支持人到系统、系统到系统的复合流程;
 
f)流程缺乏关联性,无法通过业务线,比如销售、订单、采购等,将小流程串联形成完整的整体业务流程;
 
g)流程孤岛,无法方便灵活地和别的系统进行数据交互和流程集成;
 
h)缺乏对流程的挖掘分析,如对流程,环节和人员时效性的统计分析,并与绩效挂钩,便于流程的后期优化;
 
4.  业务流程管理阶段(BPM): 基于专业的BPM流程引擎和服务,通过流程梳理、流程设计、流程自动化、流程整合、流程监控、流程优化,实现企业流程的全生命周期的管理。
 
3、BPM流程管控是实施企业内控和合规管理的最佳策略
 
BPM,即业务流程管理,是一种以规范化的构造端到端的卓越业务流程为中心,以持续的提高组织业务绩效为目的的系统化方法和信息化工具。根据迈克尔·哈默与詹姆斯·钱皮教授的诠释,业务流程是某一组活动,这组活动有一个或多个输入,输出一个或多个结果,这些结果对客户来说是一种增值。简言之,业务流程是企业中一系列创造价值的活动的组合。业务流程管理是企业最基础的管理行为,是企业战略、理念、策略和有效内部控制的载体。根据功能、管理范围等的不同,企业的流程管理一般分为生产流程层、运作层、计划层和战略层四个层次。请见下图比较:
 
 
可以说,BPM业务流程管理是通过信息手段,对企业内控和合规管理的一个最完善的流程实施方法和工具。纸质和邮件流程难以支撑流程体系的落地,而办公自动化(OA)的工作流技术虽然一定程度能够满足操作层的流程自动化,但基于前述的很多局限性,在面对企业内部全面流程控制和合规管理上始终缺乏技术和战略的高度。而BPM平台内控和合规的技术和设计,更好地满足了企业这方面的需求。
 
ECM使用专业的BPM体系和工具,在流程管理的四个层次上,通过流程的统一规范和优化增强了内控和合规管理的效力。任何业务流程的变更或对合规相关问题的提出等都被集成在ECM系统平台中,这样就确保了内控系统是一个动态更新的、能及时反映企业业务变化的管理平台。
 
随着企业在内控和合规管理上越来越精细化的要求,ECM基于BPM的内控和合规管理为企业适时地提供了可靠的解决方案。ECM平台的实施,能更好地带动企业,在内控和合规的管理过程中,提高效力,逐步实现自我的优化。
责编:李玉琴
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