浅析关于电子档案的流程管理

来源:e-works  
2012/10/30 10:04:01
流程管理,是一种以规范化地构造输入到输出的业务流程为中心,以提高管理绩效为目的的系统化方法,主要以规范化、流程化、系统化为核心建立管理的过程。 


一、电子档案的流程管理

流程管理,是一种以规范化地构造输入到输出的业务流程为中心,以提高管理绩效为目的的系统化方法,主要以规范化、流程化、系统化为核心建立管理的过程。电子档案的流程管理首先是在确保电子档案的安全基础之上,保证这一过程是面向用户的流程。从档案产生到保存、利用直至销毁的整个生命周期中,我们要对电子档案的流程进行监控,采取必要的措施来解决电子档案生命周期里可能出现的安全问题。因此,建立流程管理的分层模式,也就要求对电子档案的任何操作都要有相应的规范制约,掌握电子档案的现时状况及来龙去脉,从而确保电子档案的安全。

二、电子档案的安全性分析

在档案学领域中,安全性的问题一直是业界人士关注的重点。电子档案信息安全的研究一般侧重于电子档案信息的永久保存阶段的安全保障问题,如电子档案的长期可存取性等,但忽略了在利用阶段如何保障电子档案信息的安全。然而这~阶段也正是电子档案信息安全最易出问题的阶段。电子档案自生成之后其职能活动就随着时空的传递而变换,这种系统内流转的过程涉及到较复杂的管理流程和技术环境,如果单纯地由技术措施从根本上解决电子档案信息安全问题,存在相当大的难度。所以我们需在电子档案的流程管理中,按层次化的管理目标构建出一种安全管理模型,建立起与之相应的电子档案管理策略。

电子档案管理过程的安全性主要涉及鉴别、访问控制、机密性、完整性和可用性。本文主要从访问控制和应用方面对电子档案安全策略进行探讨。

三、电子档案安全管理策略的探讨

电子档案安全保管是档案安全体系建设的重要组成部分。电子档案在数字档案馆中的安全保管是数字档案馆建设的重要指标,其管理模式也初步形成。

1.电子档案安全管理的指导思想

<全国档案事业发展“十二五”规划>中指出“贯彻落实国家有关电子文件管理、数字档案馆建设的文件精神,加快推进传统载体档案数字化、电子文件接收、重要数字信息采集等数字档案资源建设:制定文书类档案长期保存格式标准,研发文书类档案长期保存格式产品和转化工具并组织试点和示范:实施公共档案信息资源共享服务工程项目,打造“一站式”档案信息资源共享和服务平台,为社会提供全方位的档案信息服务。”

近几年来,档案数字资源数量呈几何量级增长,媒体形式的多样化,以文本、图像、音视频、电子出版物、移动信息、软件、数据库等各种形式呈现,信息内容涉及领域广泛。附着在这些档案数字资源之上的元数据在档案数字资源的转换、迁移过程中积累的数量更为庞大,保存成本会越来越高。

根据档案原件封存的思想,电子档案安全管理策略提出数字档案馆中保存的、具有凭证价值的电子档案以及附着其之上的元数据将“封装保存”,将电子档案中的内容信息完全抽取而形成电子档案副本提供利用。

2.流程管理下的层次模型概述

电子档案的安全管理应贯穿文件的整个生命周期,涉及了文件的生成、流转、归档、移交、保管和利用等过程,为确保文件的真实、完整、可用与安全,达到电子档案安全管理的根本目标,就要通过系统化的流程进行规范,明确各阶段的边界范围,突破原有方式的安全机制,建立更为高效的电子档案安全策略,对数字档案馆电子档案管理提供新的管理理念。

在实现电子档案安全管理目标的驱动下,为加强电子档案的流程管理,首先将电子档案的安全模型进行了层次划分,它包括了生成层、保管层、流程层、应用层等四层,其中-生成层(关键信息是否受到必要的安全保护)保管层(电子凭证价值)流程层(安全流程是否合理并且有效)应用层(安全策略的建立)

3 档案数字资源和档案数字副本

子档案载体进行有效的保存,还要将所有与之有关的技术、数据及所用的软硬件平台等加以保存。在应用层面,各类用户使用的不再是电子档案,而是电子档案副本。电子档案将和元数据一起封存起来,不再提供利用。也就是说数字档案馆提供利用的是无需具备凭证价值的电子档案副本,如图1所示。

档案数字资源是指以数字形式存在的各类档案资源。包括各级各类在线生成并归档的电子文件即电子档案,和将各种载体的档案数字化后形成的所有档案数字副本,以及各种因保管、利用需求而形成档案数字副本的集合。这里可以通过以下公式进行描述。

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责编:罗信
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