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为什么辛苦开发出来的系统却被抱怨不好用？  

作者：商蓉蓉

2006-9-30

在企业中，经常会有这样的情况发生。信息部门花费大量的时间和人员开发出一套新的信息系统，本来是希望能减轻业务部门的工作压力，提高员工的工作效率，可结果确是，业务部门抱怨系统不好用，流程不符合实际，反而间接的增大了工作强度，降低了效率。这样的结果是大家都不愿意看到的，那么，为什么会出现这样的情况呢？

       原因一、用户的习惯没有建立起来

首先，用户对信息系统的熟悉程度不够，以前习惯了手工操作的方式，突然切换到新的信息系统中来，难免会感到不适应，感觉上会认为信息系统反而不如原来的手工操作来得方便。

这其实属于操作层面上的问题，可以通过改进系统的界面设计和操作方式向用户的使用习惯靠拢，减少用户向信息系统过渡过程中的障碍。

其次，用户没有通过信息系统解决问题的习惯。习惯了手工操作的用户，可能会觉得在系统中处理业务问题，既要打开系统，又要登陆系统，还要记住密码，太麻烦了。并且由于不习惯在系统中处理问题，不能及时处理，遇到特殊情况不知道该怎样操作，反而导致了工作效率的下降。

这属于认识层面上的问题，需要通过全面、系统的用户教育，循序渐进的实施推进计划，管理制度的完善，来逐步培养起用户使用信息系统处理并解决问题的习惯和能力。

       原因二、业务流程不规范，管理不到位。

首先，手工操作时往往流程并不规范，久而久之，用户习惯了在非正常的流程下处理业务，等到上了系统之后，不能再象以前那样随意跳过某些环节，认为忽略各种规定，觉得缚手缚脚，限制太多，因此抱怨系统不灵活，使用不方便。

实际上，手工操作中的“灵活”恰恰是流程不规范的体现，“方便”则是以忽略了规章制度为代价的，这样的“灵活”“方便”对企业的管理行为来说，是十分危险的。

其次，信息系统上线之后，对流程进行了规范和优化，有些原有的管理制度不再适合新的业务要求，需要重新制定和规范。但是很多企业上了信息系统之后，并没有及时更新相关的管理制度，一方面导致老制度与新系统发生冲突，另一方面也导致信息系统使用过程中管理不严，影响系统的推广实施。

    明白了信息系统不好用的原因，我们就要针对不同的问题，采用不同的解决方法，对症下药，坚持不懈，一定可以让我们的信息系统成为业务部门的好帮手。（欢迎与作者交流：shangrr@hotmail.com）